Selecteer een pagina

Werkt je todo lijst voor je?

Wat is werken natuurlijk, hoor ik je denken.

Ok, helpt je todo lijst je de juiste keuzes (prioriteiten) te maken, die keuzes ook te volgen en je tijd en energie te managen?

En dan vooral je mentale energie. Je weet dat we mentale energie bijzonder belangrijk vinden.

Top, dan heeft je todo lijst zeker de volgende elementen in zich.

Prioriteiten ook vasthouden

Tuurlijk wil je iets dat je helpt om ook je prioriteiten vast te houden.

Een vriendelijke sergeant majoor die je met aandrang en toch ook met wat sympatie op het spoor houdt. Zoiets of zo iemand zou je todo lijst best voor je best zijn.

Kennisgat

Indien je kennis mist die nodig is om je todo lijst voor jou te laten werken, is het volkomen logisch dat je het jezelf niet makkelijk maakt voor jezelf om je prioriteiten in doen.

Kennis is één van de drie aspecten die je nodig hebt om resultaat te halen.

Zes belangrijkste elementen

Je todo lijst zal voor jou werken wanneer hij de volgende uiterst belangrijke elementen bevat.

1. Je todo – lijst is elegant

Elegant is natuurlijk persoonlijk. Wat voor jou elegant is, is dat niet noodzakelijk voor mij. En omgekeerd.

Een omschrijving van elegant is : het kost je zo weinig mogelijk T.E.A.M. om extra ‘items’ in je todo lijst te zetten. Hoe minder frictie er is, hoe makkelijker. Hoe makkelijker, hoe groter de kans dat je doet.

Dat laatste heeft een gunstig effect op wat de wereld consistentie noemt.

2. Je todo -lijst beschermt je

Er zijn heel wat zaken, personen of opportuniteiten die je pushen om je aandacht te verleggen. Je bent geconcentreerd aan het werken en je wordt onderbroken. Je telefoon pingt. Je denkt opeens aan de verjaardag van een van je beste vrienden. Je hoort of ziet nog een extra email in je inbox vallen.

Je kent het wel, de uitdaging om je aandacht onder controle te houden is veel groter geworden, dan een aantal jaar geleden.
Vergelijk het met een boodschappenlijstje. Een boodschappenlijstje beschermt je tegen impuls aankopen. Een todo-lijst beschermt je tegen impulsacties.

 
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • Pinterest

3. Je Todo lijst geeft je overzicht

Je weet ondertussen dat de todo lijst die we met ExtraTijd voorstellen een indeling heeft die je de nodige reminders geeft op het moment dat je ze nodig hebt. Deze reminders worden zelden gepusht, je gaat ze pullen.

Om proactief goede prioriteiten te kunnen maken heb je 1 kalender nodig en 4 lijsten. Elke lijst geeft je een ander soort overzicht. Dat zorgt ervoor dat je minder moet nadenken. Nadenken verbruikt mentale energie en die is niet onbeperkt. Die verschillende overzichten heb je nodig op verschillende momenten doorheen je week.

  1. Kalender: Overzicht over je capaciteit en overzicht over de actie die absoluut moeten op een bepaalde dag.
  2. Actielijst van deze week: overzicht van de acties die je deze week gaat doen in de lege ruimte in je kalender rekening houdend met onze capaciteit
  3. Wachten op: Overzicht over alles waar op je aan het wachten bent.
  4. Masterlijst: overzicht over al je gestarte- projecten en taken die nog niet af zijn.
  5. Incubatielijst: overzicht over alle nog niet gestarte projecten en actie’s die je nog niet deed (deze zullen ook niet gestart worden of gedaan worden deze week)

4. Je Todo lijst staat op slechts een plaats

Je kent het omgekeerde, wel. Je todo’s staan verspreid op verschillende plaatsen.

Dat is geen perfecte todo lijst. Je lijsten die gemengd zijn.

I rest my case.

Het is te moeilijk om je aandacht te richten wanneer je zoveel plaatsen hebt waar je moet gaan kijken om te weten wat belangrijk is. Dat doe je niet wanneer je vijf of tien minuten cadeau krijgt.

Bij ExtraTijd zijn we fan van één elegant betrouwbare ecosysteem.

5. Je Todo lijst is bestand tegen verrassingen

Je hebt ruimte – maar geen oneindige ruimte – om verrassingen op te vangen.

Elk systeem – elke organisatie heeft wat vet nodig om te kunnen overleven. In onze Master your Todo list – methodiek heet dat de adhoc-ruimte voor deze week. Afhankelijk van je soort job kan dat een groot deel zijn van je bruto capaciteit.

Maar niet alles, want anders heb je geen ruimte om aan je productiviteit te werken.

6. Je todo lijst geeft je elke week feedback

Op die manier kan jezelf feliciteren en/of kan leren om het volgende week beter te doen.

Je actielijst van deze week zal je op het einde van de week feedback geven. Maar dat kan alleen indien je een referentiepunt hebt ingebouwd.

Zonder een referentiepunt is er geen feedback. In onze methodiek is op het einde van de week je actielijst leeg.

Tuurlijk zijn er nog andere belangrijke elementen die je todo lijst perfect maken? Welke vind jij nog belangrijk? Voeg ze toe aan de opmerkingen op de blog?

Pin It on Pinterest

Share This