Hoe goed ken jij Outlook van Microsoft? Weet je welke versie je hebt?
Geen erg indien je dat niet weet. Je bent niet alleen. We zitten allemaal in hetzelfde schuitje wat mij betreft.
Meeste kenniswerkers kennen hun tool niet goed genoeg om hem elegant te maken.
Vorige week tijdens onze workshop Master your Mailbox verwoordde Peter het op de volgende manier:
Ik kan mailtjes sturen en iets in mijn agenda zetten. Mails waar ik nog iets mee moet, druk ik af. Ik gebruik misschien vijf percent van de mogelijkheden van die tool.
Een duidelijker overschatting van Peter.
Gebrek aan kennis
In ons Matroesjka’s model mist Peter kennis. Het ontbreekt hem niet aan motivatie zijn tool anders te gebruiken. Ook niet aan toestemming. Niemand zal je verbieden om andere dingen te doen in je tool. De bottleneck van Peter om een beter resultaat te hebben is een gebrek aan kennis.
Ik beschouw je tool (Outlook) aanpassen als werken aan je productiviteit. Naast productief zijn het enige andere soort werk wat je hebt. Wanneer je niet systematisch aan je productiviteit werkt, heb je slecht één strategie: harder werken.
Elegante tool
Een elegantere tool maakt het eenvoudiger en minder tijdrovend om je werk te organiseren en je daarna te kunnen focussen op je werk in plaats van afgeleid te worden door nieuwe e-mails.
Vooruitgang boeken is de ene kleine verbetering na de andere. Vooruitgang brengt je ExtraTijd, extra energie, extra aandacht en/of extra geld. Liefst allemaal tegelijkertijd.
Een aantal van de features van Outlook brengen je zeker ExtraTijd.
1. Maak Quick Steps om tijd te besparen
De quick step is één van de features die in de versie van OUTLOOK2010 werd geïntroduceerd.
Een quick step in Outlook is een klein macrootje die je moet aanmaken. En daarna kan je dat macrootje steeds opnieuw gebruiken.
Je hoeft geen programmeervaardigheden hebben om een quick step te maken. Gelukkig want dat is voor mij een brug te ver. Een Quick Step aanmaken is veel eenvoudiger. Je klikt de nodige acties samen en al die acties samen worden één Quick Step.
Je forward steeds een bepaalde e-mail, voegt een stukje tekst toe en plaats dan de email in je archief. Die drie stappen kun je samenbrengen in één quick step.
Extra tijd is het resultaat van het aanmaken van quicksteps.
2. Ontwikkel een aantal Outlook templates
Moet je regelmatig dezelfde email schrijven gebruik dan de mogelijkheid om templates aan te maken in Outlook.
Je maakt een template op de volgende manier.
Maak de ‘template mail’ door een nieuwe mail te maken. Typ je tekst, de onderwerp regel zelfs de bestemmelingen (to, cc of bcc).
Bewaar de e-mail via File> Save As..> Outlook template. Je kan het template – bestandje ook in een andere folder bewaren.
Om de template te gebruiken ga je naar New Items> Choose Form en ga dan kijken in je “User Templates in File System”. Heb je de template bewaard in een andere folder kan je de template ook gebruiken door het bestand te dubbelklikken.
Het is ook mogelijk om een template te gebruiken in een regel. Daardoor kan je automatisch e-mails laten beantwoorden wanneer er een email in je inbox landt die aan bepaalde voorwaarden voldoet.
3. Plannen van e-mails
Je bent een email aan het maken en wil dat deze pas morgenvroeg verstuurd wordt. Je kan de email bewaren in je draft-folder en morgen vroeg de mail verzenden.
Een andere mogelijkheid is in de opties van email aan te geven dat je mail niet mag vertrekken voor een bepaald moment in de toekomst.
Heeft maar één nadeel. Op dat bepaalde moment moet je Outlook werken. Je computer mag niet afgezet zijn en outlook moet actief zijn.
Het is niet mogelijk om je collega’s proficiat te wensen met hun verjaardag terwijl je op vakantie bent.
4. Maak gebruik van de takenlijst
Eén van de beste en gratis taskmanagers is de todo-folder in je Outlook.
Organiseer de todo folder op basis van de 4 gekende lijsten. Gebruik daarvoor de kleurtjes – de categorieën- in je Outlook.
De blogpost Lijstjes in Outlook is een continu verbeterproces geeft je meer inzicht hoe je dat kan doen.
5. Gebruik je daily task list onder je kalender
De Daily Tasklist is een handigheid waarmee je taken uit je todo lijst onderaan je kalender kan tonen. Onder je kalender kan je een subset zetten van je grotere lijst in je todo lijst.
Een ideale combinatie: wat je moet doen die dag en een deel van je actielijst voor deze week.
6. Gebruik een extra kalender om tijd te schrijven
Tijdschrijven is een van de betere manieren om je bewustzijn over je acties te vergroten. Iemand je een ganse dag laten volgen kost wat meer geld.
Maak een extra kalender aan in Outlook. Daarvoor maak je een nieuwe folder en kies kalender items als inhoud van die folder.
Zet wanneer je aan het werken bent je kalender en je tijdschrijf kalender open.
Sleep de acties uit je daily task lijst naar het tijdstip in je tijdschrijfkalender wanneer je ze afwerkt. Indien je een actie doet niet uit je lijst, voeg dan het manueel toe aan je kalender.
Je krijgt een overzicht wat je een bepaalde dag deed. Goed om jezelf feedback te geven over wat je deed de voorbije week. Inzicht dat je helpt om het volgende week beter te doen.
Wat ga jij de volgende week aan je Outlook wijzigen om beter om te gaan met je tijd en aandacht
