Je kan je als dienstverlener niet veroorloven om ineffectieve meetings te hebben met je klant. Ineffectieve meetings geven je klant geen extra waarde.
Meeting nodig?
Is de meeting echt nodig? Kan je voor een ander medium kiezen om met je klant te overleggen? Hoeveel interactie is er nodig om het gewenste resultaat te bekomen? Misschien kan je de verschillende punten wel behandelen via de telefoon of via mail.
Wanneer je veel interactie nodig hebt, kies je een rijker media om je doel te bereiken. Face to face met je klant is het meest rijke media. Dankzij technologie (videoconferentie – skype) kan je dit benaderen zonder de reistijd. En dat is toch extra tijd voor andere zaken.
Plannen
Bij het plannen van je meeting, zet je eventuele reistijd in je kalender. De lege ruimte in je kalender is een maat voor de hoeveelheid acties de je kan doen. Je krijgt een duidelijk zicht op je hoeveelheid doe-tijd wanneer je zicht hebt op alle niet-doe tijd.
Zet in de benaming van de meeting ook het moment waarop je bij de klant dient te zijn.
Bespreking Website 9 uur ter plaatse met Jan @janthuis
Dat geeft je sneller een overzicht van je dag. Noteer ook de plaats van afspraak.
Premeeting
Check enkele dagen op voorhand of de meeting nog steeds plaats heeft. Zeker wanneer de datum al een tijdje geprikt is. Dat bespaart je reistijd en frustratie. Het brengt je klant ook in een voorbereidingsmode. Tegelijkertijd stuur je de voorlopige agenda door naar de betrokken partijen.
Agenda
De agenda van de meeting bevat de punten waarover de klant en jij het zullen hebben. Laat ook wat ruimte voor eventuele last-minute items.
Elk punt op de agenda heeft een gewenst resultaat. Helder en concreet voor beide partijen. Helpt om de focus te bewaren tijdens de meeting.
Tijd is geld
Als dienstverlener maak je geen goede indruk wanneer je later dan verwacht binnen komt wandelen. Het verkeer is inderdaad moeilijk in te schatten. Verwittig minstens vijftien minuten op voorhand indien je het afgesproken tijdstip niet zal halen. Telefoonnummer van je klant bij de hand hebben is dan wel een voorwaarde.
Wanneer je op je klant dient te wachten, kan je wat bijlezen. Je kan ook items van je actielijst af werken. Je wachttijd is nooit verloren tijd.
verlopen agenda
Na de sociale geplogenheden is het eerste punt van je meeting het overlopen van de agenda. Vul de agenda aan indien nodig. Check met je klant de belangrijkste punten. Behandel die eerst.
Rond elk punt af door de daaruit voortvloeiende acties op te lijsten. Dat geldt voor je klant en jezelf. Noteer deze acties helder. Dat maakt goede afspraken, en die maken goede vrienden.
Houdt focus
Focus houden is geen kunst, het is oefening. Het helpt om een parkeerpapier te hebben. Onderwerpen die ter sprake komen buiten de agenda, noteer je op het parkeerpapier. Ofwel voeg je dat punt bewust toe aan de agenda. Vergeet dan niet het succesvol resultaat te bepalen.
De laatste ronde
Waarschuw wanneer jullie nog een kwartier te gaan hebben. Aan alles komt een eind. Het helpt om te weten dat de middelen beperkt zijn. Een hulpmiddel is de timer van je telefoon. Niemand hoeft zich dan bezig te houden met de klok. Vertel je klant helder waarom je dit doet. Je vindt zijn of haar tijd te belangrijk om te verspillen.
De laatste vijf minuten zijn goed om de vervolgafspraken op te lijsten.
Wanneer is de volgende afspraak om de voortgang van jullie project(en) te garanderen? Is deze echt nodig of kan dat ook via een ander medium?
Overloop acties die beide (alle) partijen zullen doen. Een meeting zonder actiepunten is geen meeting.
Spreek af wie de notulen maakt van de meeting. Dat zal meestal jijzelf zijn.
Eindig op tijd
Niemand heeft baat bij uitlopende schema’s. Tracht zelfs wanneer je later dan verwacht begon, op tijd te stoppen.
Na de meeting de acties
Verwerk je nota’s van de meeting en stuur de notulen door naar de klant. Indien je tijd hebt vraag aan de klant of je nog een half uur in zijn kantoor mag werken. Het helpt soms om de files te ontwijken.
Hoe sneller je de notulen maakt hoe completer.
Voeg alle acties die jij beloofde toe aan je betrouwbaar systeem.
