Het einde van email

Herinner jij je nog de tijd dat je blij was toen je een nieuw emailtje kreeg? Ping en je wist dat je een nieuw bericht had. Je keek er zelfs naar uit. Je had slechts één of twee mailtjes per week. Dat lijken nu lang vervlogen tijden, ik weet het. Als je nu geen vijf mailtjes per uur krijgt, stuur je een mailtje naar jezelf om te checken of de server of het netwerk niet down is.

Er zijn veel te veel mails die je aandacht vragen en die je aandacht versnipperen doorheen je dag.

Auteur Linda Stone heeft de term bedacht Continous Partial Attention (CPA). Het lijkt op multitasken maar de trigger is anders. Multitasken komt voort uit het willen productief zijn. CPA is het gevolg van ‘the fear of missing out’. Je wil steeds bereikbaar zijn en iets missen en tegelijk vrees je inhoud van je inbox.

Haar onderzoek wijst uit dat de meeste kenniswerkers “e-mail apnea*” krijgen. *apnea= het onbewust minder regelmatig ademen en het onderbreken van je ademhaling. Bron: http://nl.wikipedia.org/wiki/Apneu

Bij email gaat het om de onbewuste angst om je mailbox te checken en opnieuw te moeten beginnen.  Die angst vertaalt zich in fysieke ongemakken.

Just in time information

Informatie of communicatie wanneer jij ze nodig hebt in plaats van wanneer de zender ze verstuurt, creëert een vrijheid die je concentratie naar grote hoogte stuwt.

Wanneer je informatie kan gaan halen (pull) op het moment dat je deze informatie nodig hebt in plaats van wanneer je het op je bord geduwd krijgt (push), win je altijd. Je hebt dan minder van je beperkte middelen nodig voor hetzelfde.

In continue verbeteren is de overgang maken van een push systeem naar een pull systeem steeds winst.

Je hebt minder van je beperkte middelen nodig voor hetzelfde resultaat. Met minder middelen hetzelfde resultaat is gewonnen. In deze context: de informatie uit je emails kunnen gaan halen in plaats van deze door je strot geduwd krijgen is top.

Instant message tool

 

Email is een instant message tool geworden terwijl het oorspronkelijk daarvoor niet ontworpen is. Email is per definitie een asynchroon medium. Zender en ontvanger hoeven niet op hetzelfde moment de informatie te produceren en te behandelen.

Uit een studie van Professor Jackson naar de kost van email onderbrekingen, blijkt dat 85% van de gebruikers binnen de twee minuten reageert op een email. En daar wordt dan binnen de twee minuten weeral door 85% opgereageerd. Het gepingpong is nefast om belangrijk werk gedaan te krijgen.

BTW: maar liefst 27% reageert binnen de zes seconden. Zit iemand op werk te wachten of wat? Ja, ze hebben gelijk email is de killer app. De killer van je concentratie.

Asynchrone vrijheid

“Het is #*@!#!!  niet meer te doen met die een emails. Wanneer moet je hier je werk nog doen.?”  Niet mijn uitspraak, maar vaak gehoord op mijn trainingen. I love my email en my outlook.

Email is mijn geprefereerde manier van werken. Het asynchrone is zo’n lifechanger voor mijn concentratie. Ik zou willen dat mensen mij niet meer bellen maar alleen mailtjes sturen zeker indien het niet dringend is.

Eénmaal ik mijn tool (bij mij is dat Outlook 2010) onder controle had werd het een focustool in plaats van een afleidingsmachine.

Wordt aandachtig voor volgende soorten e-mail

1. Todo mails

• Mails in je inbox:

Een percentage van de emails die je ontvangt  zijn opdrachten om iets voor de andere te doen. Soms gerelateerd aan projecten die op je Masterlijst staan. Af en toe is het de start van een nieuw project op je Masterlijst.

De mail is in dit geval een vorm van communicatie waaruit jij je taken distilleert. De taken komen op één of meerdere van je vier lijsten.

Veel mensen organiseren hun werk in hun inbox, oa door vlagjes en ongelezen mails. Dit is bijzonder gevaarlijk voor je aandacht en absoluut te vermijden. Hou je lijsten buiten je inbox. Je inbox is de todo lijst van iemand anders die naar jou gepushet wordt?

• Verzonden items:

Jijzelf stuurt ook opdrachten naar anderen via email. En dat worden dan items op je wachten op – lijst.

2. Informatie

•  Informatie zonder todo’s:

Een ander deel is informatie waar je niks mee hoeft te doen behalve de informatie tot jou nemen. Een deel van die informatie kan weg uit email wanneer je beschikt over een pull systeem.

Een voorbeeld maakt het duidelijk: er zijn een aantal nieuwsbrieven (niet de extratijdstips natuurlijk) die een hernemen zijn van de artikels op de blog. Deze kan je via een RSS-reader in een pull systeem zetten.

Indien je geen gebruik kan maken van een RSS-reader maak je dan zelf een pull systeem. Maak daarvoor een leesadres aan op G-mail of Outlook.com en stel een forward in.  Schrijf je in op al deze nieuwsbrieven met je leesadres. Door 1 regel te maken in email account verdwijnen alle emails in een leesfolder. Die leesfolder wordt dan je pull-systeem. Die open je wanneer je klaar bent om informatie op te nemen.

Informatie die je wil houden voor toekomstige referentie: Je krijgt informatie waar je nu niks mee hoeft te doen, maar je wil de info wel bewaren voor later.  In dit geval zou ‘just in time informatie’ zalig zijn. Het voordeel van deze mailtjes is dat je er nu niks mee hoeft te doen. Berg ze op in je archief.

3. Samenwerking

Je werkt met een kernteam samen aan een belangrijk project. Een deel van de communicatie gaat via emails.

Er is een tendens om alle informatie over projecten in een apart project management te plaatsen. (One note – Asana – Trelo). Het is begrijpbaar omdat je onder andere bij een’ after action review’  je makkelijk alle stappen kan tracen in je PM-tool.

Een tendens die ik minder begrijp is om de communicatie en het samenwerken ook in die dezelfde project management tool te plaatsen. In de Master Your Todo list methodiek is dat een extra verzamelplaats. En extra is goed voor tijd, maar niet voor verzamelplaatsen.

Je zet toch ook geen extra postbussen aan je voordeur. Het verplaatsen van je projectcommunicatie naar je PM-tool is bijgevolg geen goed idee.

Het is gewoon beter om daarvoor je email te blijven gebruiken. Wanneer je de master your todo list methodiek volgt, is hoe je werk krijgt niet relevant. Het gaat over werk en of dat nu via email, telefoon of via de wandelgangen komt maakt geen verschil. Het verschil zit hem in de organisatie van je acties en projecten en in het aftemmen ervan op je capaciteit.