Heb je ook (te) veel op je bord? Verschillende mails vullen je inbox. De ideeën liggen voor het rapen. De telefoon staat niet stil. Je wordt overspoeld door todo’s.
Hoe zie je door deze overvloed het bos door de bomen nog?
Merk je daarnaast ook dat je todo lijst zaken bevat waar je nog moet over nadenken voordat je in actie kunt schieten? Dan is het tijd voor een nieuwe aanpak.
Only handle it once
Een van de mythes van timemanagement is: neem alles slechts één keer vast.
Indien je alles maar één keer zou vastnemen, kan je slechts met één project of taak tegelijk bezig zijn. Elke architect zou één huis tegelijkertijd zetten. Dat is echter niet de wereld waar jij (en ook de rest van wereld niet) in beweegt.
Multiprojecting
Je bent als kenniswerker genoodzaakt om aan ‘multi-projecting’ te doen.
Scott Belsky gaf in zijn boek Making Ideas Happen een mooi inzicht. Beschouw alles als een project behalve een alleenstaande actie. Mooie omdraaiing. Dat maakt lekker duidelijk dat je Masterlijst grote en kleine projecten bevat. Uit onze coach ervaring blijkt dat de gemiddelde professional bezig is met tussen de 40 en de 150 projecten.
Een bewijs dat één keer vastpakken niet (meer) kan werken.
Nooit vastnemen
Je kan ook best filters installeren op je mailbox. Automatisch een leeslijst laten vullen met je favoriete nieuwsbrieven. Je hoeft ze dan niet te verslepen naar een andere map. Alleen nog te lezen.
Sommige zaken hoef je zelfs niet vast te nemen. Je kan je assistent deze zaken laten oplossen.
Je kan je ook uitschrijven voor nieuwsbrieven, ook voor de Extatijdstips, wanneer ze geen waarde meer toevoegen.
Inboxen leegmaken
Inbox zero is geen utopie. Het is zelfs een voorwaarde om met de juiste prioriteiten bezig te zijn. Alle input door je handen laten gaan en beslissen wat je daar nu mee doet. Als je niet alles hebt vastgenomen, weet je de prioriteiten niet zeker.
Dat betekent niet dat je inbox altijd zal leeg zijn.Wanneer je al je emails verwerkt hebt (dit wil zeggen:toegevoegd indien nodig aan één van je vijf lijsten) zal je naar alle waarschijnlijkheid nog wel eens mail krijgen. Zoals in de komende 5 minuten ;-).
Bij het leegmaken van je inboxen geldt het één keer vastpakken zeker wel. Je wil een mail echt geen acht keer herlezen en opnieuw op ongelezen zetten.
Een reeks vragen helpen je om een item slechts één keer vast te pakken wanneer je je input gaat verwerken.
Je hebt een 1-duidig denkproces nodig, omdat anders je lijsten verschillende betekenissen zullen hebben. Je agenda zal een mengeling worden tussen ‘moet’ en ‘kan nog verplaatst worden’. Dat is verwarrend voor je brein en is een aanslag op je mentale energie.
Denkproces om alles één keer vast te pakken bij het updaten van je lijsten
Het denkproces in woorden
Start
Wil je daar ooit iets mee doen?
Nee: Ofwel zal je het item deleten/weggooien of archiveren.
Dit is één van de weinige plaatsen in het denkschema waarbij het item volledig is afgewerkt. OHIO.
Ja: Wil je daar deze week iets mee doen?
Nee: Je plaatst het item in je incubatielijst. Je hebt deze week niet de tijd, de energie of andere middelen om acties te doen voor dit item. Of het item is nog niet klaar om acties te krijgen. Het betekent dat de beslissing die je nu nam opnieuw zal geevalueerd worden. Ofwel wordt item actief, ofwel gedelete ofwel blijft het in de incubatielijst.
Ja: Is het een enkelvoudige actie?
Nee: Meer dan één actie alvorens het item compleet afgewerkt is. Zet het item op je Masterlijst. Wanneer is het item compleet afgewerkt? Het gaat niet over het moment. Hoe merk je dat je geen acties meer dient te doen? Zet dat bij het item op je Masterlijst. Meer over je Masterlijst op de blog.
Wat is de volgende actie die je gaat doen om dit item naar het einde te brengen? Ga dan verder naar Ja. (Ga niet naar start – je ontvangt nog geen geld)
Ja: Neemt je volgende actie meer dan twee minuten?
Nee: Doen. Het kost meer tijd om het op een lijst te zetten dan het te doen.
Ja: Ben jij het best geschikt om deze actie te doen?
Nee: Dan ga je delegeren. Nadat je het gedelegeerd hebt, zet je het item op je wachten op. Delegeren mag je ruim zien. Als je klant nog dient te beslissen op een voorstel heb je ook een wachten op.
Ja: Dient je volgende actie op een bepaald moment te gebeuren?
Nee: De actie gaat op je volgende actielijst voor de komende week.
Ja: Je volgende actie gaat in je kalender.
Ga terug naar start voor je volgende item. Neem dat item vast en duw het door het schema. Herhaal dit proces tot al je inboxen leeg zijn.
In het schema staat een blokje waar ik nog niet over verteld heb. Projectplan. Dat stukje kan je lezen in “Het geheim van puzzelaars“.
Trackbacks/Pingbacks