Op welke acties uit je e-mails ga je nu eerst focussen?
Een belangrijke vraag.
Dezelfde vraag maar dan anders is: “Wat is de prioriteit uit de veertig, vijftig, honderd e-mails die op je bord geland zijn?” of “Wat is de belangrijkste mail in die inbox?”
E-mail filter kwadrant
In een van onze eerder blog vind je de “E-mail filter kwadrant”. Een manier om je e-mails automatisch te laten verdelen over vier kwadranten.
Vier kwadranten die je toelaten om minder tijd en aandacht te spenderen aan je e-mails.
Waarom minder ook aandacht, vraag je? Omdat we een deel van de beslissingen outsourcen aan Outlook. Beslissingen kosten ons mentale energie, waardoor onze aandacht richten moeilijker wordt.
Elke professional krijgt e-mails van interne collega’s, externe partijen en klanten.
Buitenwereld
Heeft een groot deel van je doelen te maken hebben met de buitenwereld van je organisatie?
Ja, dan is het slim om de e-mails van de buitenwereld te filteren zodat je eerst kan focussen op de externe mails.
Nee?
Hebben je doelen dan te maken met je interne klanten? Dan is het goed om je eerst te focussen op de acties uit de interne mails.
Wanneer de opsplitsing intern of externe mails geen toegevoegde waarde voor je heeft, lees dan alleen nog de volgende zin.
Duw alle e-mails uit je inbox doorheen het denkschema om je prioriteiten voor de week aan te passen.
Opsplitsing Intern en Externe mails
Wanneer één van je verantwoordelijkheden te maken heeft met sales, marketing of business development dan heb je baat bij de volgende regel in Outlook. Een regel om de triage van e-mails door Outlook te laten doen.
Stappenplan
Volg de volgende stappen:
A. Maak een email folder ‘extern’.
B. Maak een nieuwe regel voor inkomende mail (Beeld 1 en Beeld 2)
C. Selecteer de conditie: With specific words in de sender’s adress (Beeld3) en voeg toe ‘@‘(Beeld 4). Ja dat is inderdaad raar. In mijn logica geldt dat voor elke email. Maar geloof me – of test het- zonder deze conditie werkt het niet. De logica van Outlook hoeft niet altijd de mijne te zijn, als ik maar iets vind dat werkt.
D. Selecteer de actie: Move it to a specified Folder’ (Beeld 5) en selecteer de nieuw aangemaakte folder ‘externe’ (Beeld 6).
E. Selecteer de uitzondering: With Specific words in the Sender’s adress (Beeld 7) en voeg toe @domeinnaam (in ons geval extratijd.be) (Beeld 8)
F. Geef de regel een goede naam (Beeld 9) en plaats de regel op zijn juiste plaats via de driehoekige pijltjes. Ik heb deze regel helemaal onderaan (omdat ik de e-mails van cc allemaal samen wil (maakt niet uit intern of extern))
G. Sleep de “extern’ folder naar je favorieten
Download hier de beelden in een pdf document (link naar pdf in Dropbox)
Indien je makkelijk wordt afgeleid door nieuwe email, voeg dan het beeld ‘visueel lege inbox’ toe aan de views en selecteer deze view wanneer je de extern. Je kan in deze blogpost vinden hoe je een nieuw beeld maakt, indien dat voor jou nog niet duidelijk is
Laat ons weten met welk probleem in je Inbox we je kunnen helpen ?
