Gefocust!
Het artikel van deze week start met een vraag: “Waar gaat je brein in het geheim van uit zijn dak?” – Antwoord: “Uitstellen en uitstelgedrag.”
Wat is het eerste waaraan je denkt als je deze woorden hoort of leest?
“Schuldig! Iedereen doet dat toch?”
Wat maakt dat we ons hierover zo slecht voelen en het toch blijven doen?
Je weet immers wat je allemaal moet doen en toch doe je andere dingen. En daarna ben je ook nog boos op jezelf omdat je die klus uitstelt tot het allerlaatste moment.
Je weet nochtans dat je die klus voor het einde van de week af moet hebben. En toch is Facebook of je inbox de redding om aan die verdomd lastige klus nog niet te werken.
Voel je die spanning tussen weten en doen ook?
Uitstellen is goed!
Het volledig bannen van al je uitstelgedrag is een utopie. Er is altijd meer te doen dan dat er tijd is om te doen. Uitstellen verdient echt niet alleen maar de slechte reputatie die het heeft.
Uitstellen is in bepaalde gevallen juist heel waardevol. En je zou het zelfs meer moeten doen. Zo voorkom je dat je verzuipt in het werk en de mogelijkheden.
Je incubatielijst is een heel mooi middel om meer uit te stellen en niet te vergeten welk werk je uitgesteld hebt.
Er is echter ook een deel van je uitstelgedrag dat je niet helpt.
Integendeel je stelt uit en je voelt je er slecht door. Uitstellen is ofwel zalig ofwel pijnlijk. Er is geen neutraal terrein.
In sommige talen zijn er zelfs verschillende woorden voor het goed en slecht uitstellen. Kun je nagaan.
Superkracht
Bewonder jij ook bepaalde collega’s die blijkbaar niet de stress van de deadline nodig hebben om in actie te schieten?
Je kent ze wel. Ze zijn altijd mooi binnen de tijd klaar die ze opgelegd kregen of zelf voorzien hadden. Ze gaan op tijd naar huis en blijken ook nog over tonnen energie te beschikken.
Het lijkt wel of ze over een superkracht beschikken, die jammer genoeg niet aan jou werd uitgedeeld.
Hoe fijn zou het wel niet zijn om zelf ook makkelijk in actie te komen? Dat jij meester bent over de situatie in plaats van die deadline die je beveelt om in actie te gaan.
Kicken is dat, ik zeg het je.
Brein uit het dak
De vaardigheid die de meeste kenniswerkers nooit geleerd hebben, is het concretiseren van hun eerste actie. En meer bepaald van dit op voorhand te doen en niet te wachten tot we aan de taak beginnen.
Iedereen bezit deze vaardigheid. Op een bepaald moment weten we immers wel wat we moeten doen, anders starten we nooit. Alleen we denken er niet op voorhand over na en net daardoor stellen we onze actie uit. We kunnen niet starten, wanneer we niet weten wat we moeten doen.
Het is ons brein dat ons parten speelt. Ons brein wil energie besparen.
Voldoende in detail nadenken over iets wat we nu nog niet gaan doen lijkt voor ons brein op verspilling.
Op sommige momenten is ons brein moe en heeft het te weinig brandstof om nog diep genoeg na te denken. Ons brein zal dan alle mogelijke manieren aanwenden om niet diep te hoeven nadenken.
Het gaat dan uit zijn dak en gooit Facebook en email naar je toe. Ons brein heeft het makkelijker dan twintig jaar geleden om ons iets anders te laten doen. Er zijn immers veel meer makkelijke afleidingen.
Nu nadenken over wat we later gaan doen is gelukkig een vaardigheid. En we kunnen die vaardigheid leren, zodat we die superkracht ook bezitten en kunnen gebruiken wanneer het nodig is.
Uitstellen onder controle
Een nieuwe vaardigheid leren of een oude aanscherpen is de enige manier om andere resultaten te bekomen. Dit fenomeen wordt in de eerste Karate-kid film zo mooi voorgesteld door wax-on/wax-off.
Een goed getrainde vaardigheid wordt een superkracht. Niet voor jezelf, want je vindt het uiteindelijk normaal dat je dit zo doet. Het lijkt je van nature meegegeven. Anderen zullen je vaardigheid beschouwen als een superkracht.
7 Stappen die je helpen minder uit te stellen
Het aanscherpen van een vaardigheid lukt het makkelijkst in vele kleine stapjes.
1. Beschouw uitstellen als een vorm van feedback (Feedback en feedforward is één van de metaprincipes van onze ExtraTijdsmethodieken).
Uitstellen vertelt je iets. Haal er de eventuele negatieve lading even af. Je zelf voor de kop stoten omdat je iets anders doet, helpt je niet vooruit. Neem een moment van ‘bezinning’ over waarom je deze taak uitstelt.
2. Leer het verschil tussen abstract denken en concreet denken
Nadenken over de toekomst bevordert het abstract denken. Nadenken over het NU bevordert het concreet denken.
Maak elke week een nieuwe actielijst voor de komende week. Die toekomst is bijna NU en helpt je om concreter na te denken.
Vraag je af: “wat ga ik nu doen”, liefst in tijdsblokken van vijftien minuten. Dat bevordert het concreet denken.
De verschillende tijdshorizon stimuleert in je brein een verschillend soort denken. Indien je in actie wil komen heb je een korte tijdshorizon nodig. Forceer dat voor je brein!
Hou je brein voor de gek en zeg: “Stel dat ik dat verslag nu ga schrijven. Wat ga ik dan doen?” Je zal verstelt staan dat je waarschijnlijk eerst andere dingen moet doet voordat je kan beginnen schrijven.
3. Start met denken in KFA’s. De kleinste fysieke actie
Wist je dat één extra graad Celsius water doet koken? Wat is die ene kleine actie die je project/taak opnieuw in beweging zet?
Het voordeel is dat deze heel granulair zijn. En granulariteit maakt zaken concreet.
Het verschil tussen “Bellen Jan ivm inschrijving” en “Opvolging programma” is dat de eerste duidelijk maakt wat je moet doen en de tweede zo abstract is dat je eerst nog moet nadenken over wat je zal doen.
Maak je eerstvolgende KFA concreet ipv abstract!
4. Maak je lijstje met veelvuldig gebruikte actiewerkwoorden
Een actie is iets wat je kan doen en wat iemand anders fysiek kan zien.
Nadenken, voorbereiden is niet zichtbaar voor iemand anders. Dat is bovendien ook te abstract voor je eigen brein, hiervan schiet het niet in actie.
Bellen, bevragen, vinden, invullen, aanpassen, vergelijken, e-mailen, mindmap, draften, bespreken, googlen, samenvatten, afdrukken, aankopen, uploaden… Dat zijn actiewerkwoorden. Gebruik deze voor het bepalen van je KFA’s.
5. Test,test, .. Gelukt!
Als je niet hebt wat je wil, probeer je andere dingen. Je probeert tot je het resultaat hebt dat je wil hebben.
Woorden hebben een effect op je. En niet alle woorden hebben het gewenste effect. Probeer daarom verschillende woorden uit en ontdek welke voor jou het meest krachtig zijn.
6. Bedenk hoe je de taak zou willen outsourcen
Je hoeft ze niet te gaan outsourcen. Oplijsten hoe iemand anders het zou moeten doen zal je inzicht geven over hoe de taak het best kan gebeuren.
Dit zal je verder helpen in je eigen proces en haalt eventuele negatieve emoties over een bepaalde taak wat weg. Hierdoor wordt het makkelijker om je KFA’s te bepalen.
7. Oefen in meerdere omstandigheden
Gebruik bevoordeeld het einde van een meeting als een moment om de vaardigheid om in concrete acties na te denken, te oefenen.
Vraag aan iedereen wat ze heel precies gaan doen. Heel concreet! Het is makkelijker om iemand anders te helpen uitvissen wat er dient te gebeuren, dan dit voor jezelf te doen. Je brein voelt die emotionele weerstand niet.
Wanneer iemand je dan vertelt dat ze: “gaan voorbereiden of nadenken”, vraag dan door tot je kunt ‘zien’ wat ze gaan doen.
Indien iemand geen acties heeft na een meeting, dan heeft die persoon net een heleboel tijd verloren.
