Een datum in je ene betrouwbare systeem betekent niet altijd hetzelfde.
Wat?
Tuurlijk.
Is dat dan niet zondigen tegen het principe van duidelijkheid?
Makkelijk
Ik geloof van niet.
Want duidelijkheid maakt het makkelijk voor je brein. Het kost minder mentale energie omdat je geen middelen meer moet spenderen om het makkelijk te maken voor je brein.
Duidelijkheid geeft je brein rust.
In ons MYT- methodiek gebruiken we 4 lijsten en een kalender om die duidelijkheid te realiseren.
Die lijsten en de kalender vormen samen je ene betrouwbare systeem.
1. Kalender: het moet
2. Actielijst voor deze week: wat ik ga doen in de lege ruimte in mijn kalender
3. Wachten op: de acties van andere waarop ik wacht
4. Masterlijst: de gestarte projecten/taken die niet af zijn door de acties in de kalender of de actielijst
5. Incubatielijst: de projecten die ik niet start deze week en de acties die deze week niet gaan gebeuren maar misschien wel in de toekomst
In de vier verschillende lijsten en de kalender betekent een datum iets anders.
1. In de kalender
De actie moet die dag gebeuren (2 mogelijkheden ofwel of een bepaald tijdstip ofwel maakt het niet wanneer je het die dag doet)
Of
Het item is relevant die dag en niet op een andere dag.
Meer over de drie zaken in je kalender via deze blogpost.
2. De actielijst voor deze week
Een datum in mijn actielijst betekent ik kan de actie doen vanaf deze datum.
Een voorbeeldje: Tijdens de ideale week (Luister ook naar onze podcast over de ideale week) bepaal ik een prioriteit voor een project dat op mijn Masterlijst staat. Ik wil deze week Eduard bellen om het te hebben over de online shop. Maar ik kan Eduard pas bellen vanaf woensdag. Ik kan Eduard dus bellen woensdag, donderdag of vrijdag. Dat maakt nog niet uit. Maar maandag en dinsdag kan ik niet bellen.
In mijn implementatie (In Outlook – mijn « hoe » op dit moment) zet ik aan de taak met categorie telefoon een vlagje met datum woensdag. Ik laat Outlook de taak wegfilteren wanneer die nog in de toekomst is. In Outlook gebruik je daarvoor een view.
Taken zonder een datum in de actielijst van deze week kan ik doen om het even wanneer die week.
3. Wachten op
Een datum in mijn wachten op betekent dat ik bereid ben om te wachten tot die datum.
Voorbeeld: Ik heb aan Ramon gevraagd om een interview te doen. Ik ben bereid om op zijn antwoord te wachten drie weken na het stellen van de vraag. In Outlook voeg ik dan ook een vlagje toe aan de wachten op. Door dezelfde view wordt die wachten op ook niet getoond zolang de datum in de toekomst ligt.
4. Masterlijst
Een datum in de masterlijst betekent de deadline van het project. De laatste actie van het project moet klaar zijn voor die datum.
Niet alle projecten of taken op je masterlijst hebben een deadline nodig.
Ik vind het zelf wel makkelijker indien er ergens een stok achter de deur staat.
5. Incubatielijst
Een datum op je incubatielijst betekent dat het item tot die datum kan incuberen. Je moet niet opnieuw beslissen over dat item tot die datum.
Je zou het ook anders kunnen omschrijven. Op die datum gaat het item van incubatie opnieuw naar je inbox. Je duwt het item dan opnieuw door onze beslissingsflow – OHIO.
Er zijn drie mogelijkheden.
Je zal het item
- Deleten: je beslist om het nooit te doen
- Actief maken : indien het een project of taak is zal het verhuizen van de incubatielijst naar de masterlijst en je zet een kleine actie op je kalender of in je actielijst voor deze week.
- Nog verder laten incuberen: je voegt een nieuwe datum toe. De actie of het project mag verder snoozen.
Binnen de kalender of een lijst betekent de datum hetzelfde. Helderheid zodat je je mentale energie kan sparen voor wanneer je ze echt nodig hebt.
Ideale samenvatting om mijn GTD flow te optimaliseren!
He Jonas, graag gedaan.
Jodha (ex D006 en W714)