Delegeren: het lijkt op outsourcen, het voelt bijna als outsourcen maar … het is veel goedkoper.
Ken je het gevoel dat je iets zou moeten doorgeven? Maar dat je blijft zeggen: ik doe het zelf wel even. Het lijkt gemakkelijker om het snel zelf te doen. Het kost je toch meer moeite om het uit te leggen. Dus wat heb je dan gewonnen?
Opnieuw ruimte
Bedenk hoe je leven en je werk er zullen uitzien wanneer al die kleine of grote taken, die massa’s van je tijd opslorpen, van je bord zijn.
Stop nu een minuut.
Hoe zou het voor je zijn om extra tijd in je leven te krijgen?
Nog een minuut:
Wat denk je van extra leven in je tijd?
Misschien ben je zoals ik en wil je het allebei.
Superheld
We kunnen het. En we kunnen het beter dan iemand anders. En dat is ons probleem.
Chris Ducker noemt dat het Superhero Syndrome. Iets wat volgens hem vooral voorkomt bij solo-ondernemers.
Ik durf dat tegen te spreken. Zeker, solo-ondernemers hebben er moeite mee. Maar ze zijn absoluut niet alleen. Werkgever of werknemer, manager of medewerker: allemaal hebben we last van te weinig delegeren of – anders gezegd – van te veel zelf doen.
Delegeren
Je doet het al. Delegeren, bedoel ik.
Maar nog veel te weinig.
Elke keer als je iemand een e-mail stuurt met een vraag, delegeer je. Alles wat nu op je ‘wachten-op’ staat, zijn items die je al gedelegeerd hebt.
Een ‘gemakkelijke’ manier om extra tijd te krijgen, is nog veel meer delegeren.
Delegeren en outsourcen zijn broers. Meer nog: het zijn bijna identieke tweelingen.
Zowel bij delegeren als bij outsourcen geef je de taak, het project of de actie aan een andere partij. Het verschil zit voor mij in de ‘betaling’ voor dat geleverde werk.
Bij outsourcen is dat meestal in geld. Voor de eindredactie van de ExtraTijd-tips betalen we in euro’s. Voor het bereiden van die lekkere maaltijd in dat (sterren)restaurant betaal je in euro’s.
Bij delegeren is er geen sprake van een directe transfer van euro’s. Gevoelsmatig hangt er wel een waarde aan. Dat kan goodwill bij de andere partij zijn, wederkerigheid. Je kent het gezegde: voor wat, hoort wat.
De prijs voor het delegeren is niet zuiver een op een te bepalen. En dat is misschien een deel van de reden waarom we niet genoeg delegeren. We zijn bang om in het krijt te staan bij iemand.
Hoe word je nu beter in delegeren?
Leer beter delegeren in 7 stappen:
1. Bedenk dat het niet is omdat je het (beter) kunt, dat je het ook moet doen
Ken je de Flair-moment-reclame? Een dame draait een pot mayonaise open. En dan realiseert ze zich: dit is niet mijn werk. Ze draait de pot weer dicht en geeft hem aan haar partner. Yep, en die bewijst met veel bravoure zijn waarde.
Het zou veel gemakkelijker zijn om te delegeren als je niet zoveel kon.
Niemand doet die acties zo goed als jij. Maar dat is geen reden om de taak niet door te geven.
Beter is minder goed dan goed genoeg – Jodha
2. Realiseer je dat het nooit het juiste moment is om ermee te beginnen
Als het rustiger is, is de verleiding groot om het zelf te doen. Want je hebt tijd en je kunt het. Op drukke momenten heb je dan weer niet het geduld om het door te geven aan een ander. Zo zorg je voor de status quo.
3. Beschouw delegeren als een vaardigheid die je kunt leren en waarin je beter kunt worden
De meeste vaardigheden die je nu hebt, heb je ook geleerd. Waarom zou je dan delegeren niet beter onder de knie kunnen krijgen?
Breek de vaardigheid op in kleine stukjes en ga oefenen met kleine opdrachten.
Zet de vaardigheid leren als een project op je masterlijst.
4. Definieer delegeren als een experiment voor de komende maand
Je weet dat we bij ExtraTijd fan zijn van experimenten. Die gaan nooit mis.
Experimenteer met de manier waarop je delegeert, maar wees altijd duidelijk in wat je wilt terugkrijgen.
5. Weet waarmee je de vrijgekomen ruimte zult opvullen
Als je geen beter alternatief hebt, is het niet evident om de andere zaken door te geven.
Onlangs hoorde ik een spreker zeggen dat hij voor drie zaken zoveel mogelijk ruimte maakt:
- om op het podium te staan
- om nieuwe content te delen met de wereld
- om beter te worden in één en twee
Al het andere wil hij niet meer op zijn bord.
Helder en duidelijk! Heb jij zo’n referentiepunt?
6. Investeer dagelijks 15 minuten om te bepalen wat je vandaag zult delegeren
Elke dag minstens één actie doen die je in de toekomst tijd, energie of aandacht oplevert is één van de vijf handvaten van de ExtraTijd-methode.
7. Delegeer ook het opstellen van de processtappen
Delegeer je iets dat in de toekomst nog meerdere keren zal worden gedelegeerd? Delegeer dan ook het opstellen van de processtappen.
Laat degene aan wie je delegeert ook neerschrijven hoe zij of hij het doet. Dat geldt als basis om het in de toekomst beter te doen.
Het resultaat en ‘de manier waarop’ zijn twee verschillende dingen. En het resultaat is beter wanneer de andere de manier waarop zelf kan bepalen.
