Geen netwerk beschikbaar
Hoe dikwijls gebeurt het je dat het netwerk uitvalt en het werk stilvalt? Minder dan vroeger, hoor ik je zeggen. En toch gebeurt het vaker dan de meesten zouden willen. Geen online verbinding hebben voelt voor velen als een probleem wanneer ze willen werken. De data die ze nodig hebben staat in de clouds of op het bedrijfsnetwerk.
Zoek jij ook regelmatig naar een beschikbaar netwerk wanneer je niet op je standaard werkplek zit? Ga je ook naar koffiebars waar je zeker bent dat er een netwerk beschikbaar is?
Ononderbroken flow
Zou het niet heerlijk zijn als de afwezigheid van een netwerk je niet beperkt bij het winnen van je todo’s? Geen of een beperkte invloed ondervinden van wisselende omstandigheden lijkt op Utopia.
In het station een halfuur langer dan voorzien dienen te wachten op je aansluiting hoeft geen verloren tijd te zijn. Ook niet wanneer er in het station geen netwerk beschikbaar is.
Reactieve mode
De reactieve mode waarin veel kenniswerkers zitten, helpt hen niet om meester te worden van hun todo lijst. Wanneer je geleid wordt door het laatste of het luidste ben je slaaf van de omstandigheden.
Geen organisatie via je beperkingen laten je niet toe om te kiezen wanneer de beperking wijzigt. Je komt dan makkelijk in reactieve mode. Of je vult de tijd op met zaken die zich op dat moment aandienen. Het tijdsvacuum wordt altijd opgevuld. Het voelt fijner wanneer jij het gevoel hebt dat je kan kiezen met wat je het opvult.
Offline flow
1. Maak gebruik van de beperking
Organiseer je actielijst op je beperkende factoren. Elk item op je actielijst voor deze week heeft een beperking. Sommige zaken kan je alleen maar op het kantoor doen. Wanneer je niet op het kantoor bent, hoef je dat lijstje niet te zien. Sorteer je actielijst op deze beperking.
Zorg voor een actielijst “computer”. Welke actiestappen kun je doen wanneer je alleen je computer ter beschikking hebt.? Op het moment dat je geen netwerk hebt, kan je deze acties aftikken.
Offline of online maakt dan niets uit. Je kan het tijdsvenster vullen met acties die jou helpen te realiseren wat je wou bereiken.
2. Voorraad
Maak jezelf een voorraad offline taken die je kan doen. Je brein geeft je immers geen strategische reminders op het moment dat je ze nodig hebt. Ons brein heeft een raar gevoel voor timing. Het wordt makkelijker voor je brein wanneer je het ontslaat van taken die het niet goed doet. Je kan je brein gebruiken voor wat het wel goed kan. Dat overzicht maakt het makkelijker om het gevoel te hebben dat jij keuze hebt.
3. Mogelijke offline taken
Maak je inbox leeg. Je inbox leeg maken in offline mode geeft een extra gevoel van controle. De golf van inkomende nieuwe berichten wordt immers gestopt. Je hebt dan het gevoel dat je aan het winnen bent. Je ziet het aantal nog onverwerkte berichten slinken. De scroll bar verdwijnt en je bent er bijna.
Simuleer die offline mode door het automatisch verzenden en ontvangen uit te schakelen in de opties van je mailbox.
Lees bij. Sla het boek open dat je begonnen was en bij je hebt. Wanneer boeken teveel gewicht voor je zijn, kan je een e-reader op je wenslijst voor kerst zetten. Ik ben fan van mijn Kindle die ik vorig jaar cadeau kreeg. Er staan momenteel 182 titels op. Het gewicht van die kennis wil je niet meeslepen.
Maak je Rss reader leeg. Blijf bij met de informatie over de onderwerpen die je belangrijk vindt. Informatie die je wil houden kan je naar je documentatiesysteem sturen. Evernote is daarvoor een prachtig kosteloze tool.
Organiseer je Evernote account offline. Tag de verschillende items en stop ze in verschillende notebooks. Je documentatie wordt vindbaar op die manier.
Gebruik de offlinetijd als reflectiemoment. De lessen die je uit je reflectie trekt, laat je niet verloren gaan. Zorg dat ze niet in je hoofd blijven zitten. Zet ze op papier en hergebruik ze.
Beschouw offline als concentratietijd. Het aantal afleidingen wordt op dat moment gevoelig kleiner. Onder andere het vliegtuig is daarvoor geschikt. Wanneer je auditief makkelijk af te leiden bent, schaf je je een koptelefoon aan. Ik kan je de Bose … aanraden.
Relax en ga mentaal ontspannen. De boog mag niet altijd gespannen zijn, anders verliest hij zijn flexibiliteit. Offline momenten zijn uitermate geschikt om even op de pauzeknop te drukken.
4. Offline focuszone
De vaardigheid om te kunnen focussen wordt belangrijker. De keuze hebben tussen online en offline gaat je helpen om die vaardigheid aan te scherpen. Je zal vaker kiezen om tijd offline te spenderen. Het kost je minder wilskracht om te focussen wanneer het aantal afleidingen kleiner is.
Zorg in je actielijst voor een onderverdeling wat je online en offline kan doen en je kan de wisselende omstandigheden zeker aan.
Schrijf je in voor het vier maand durend programma: ‘Opnieuw controle over je werk’ als je ook een flexibele focus wil.
