Heb je ook het gevoel dat je veel te veel doet? Je lijstjes zijn mooi op orde. Je klokt veel uren. Maar je lijsten worden er niet kleiner door. Hoe meer je doet, hoe meer er op je bord landt. Net zoals emails. Hoe meer emails je verstuurt, hoe meer je er ontvangt. Donderdag begint te voelen als vrijdag. Je snakt zo naar wat meer rust.

Droom

Kun je je voorstellen dat je een werkweek had van vier uur?  Een week hé, geen werkdag. In die vier uur kreeg je het belangrijkste gedaan. En meer resultaten hebben. Hoe zou dat voor je zijn? Lijkt moeilijk te geloven dat dit mogelijk is.

Alles gelijk

We werden opgevoed met de idee dat alles en iedereen gelijk is of zou moeten zijn. Gelijk is niet hetzelfde als even belangrijk.   Als we dat doortrekken is het makkelijk te begrijpen dat we het gevoel hebben dat alles even belangrijk is. En dat we het daardoor onszelf moeilijk maken.

De 80/20 regel werd uitvoerig beschreven door Richard Koch. En voor velen is dat een oogopener, omdat het de relativiteit van inspanning benadrukt.

Minder werk meer succes

Eén van de populairste boeken van de laatste jaren is de vier uur durende werkweek geschreven door Tim Ferris. Tim beschrijft daarin hoe hij van een werkweek van zeventig uren naar één ging van vier uur.

De titel van zijn boek is briljant. Het verhaal gaat dat hij zijn titel ‘ontwikkelt’ heeft door te testen met Google-adwords. En dat is ook een mooi voorbeeld van tachtig twintig denken : hoe je met weinig middelen een best-seller kan maken.

Tachtig twintig denken, de wet van Pareto, Jurans wet van de Vital few zijn allemaal namen van het zelfde fenomeen. Er is in bijna alles een onbalans tussen oorzaak en gevolg.

Dat betekent dat niet alles even belangrijk is. Herhaling omdat het belangrijk is.  Niet alles is even belangrijk. Integendeel sommige zaken hebben weinig toegevoegde waarde.

Richard beschreef ze in zijn boek 80/20

regel. Er verscheen deze maand een nieuw boek van Richard. De 80/20 manager. Dat staat op de leeslijst.

Uit zijn boek zijn een aantal principes te halen om meer succes te hebben in minder tijd. Om meester te worden van je todo lijst.

1. Zoek de input die de grootste impact heeft 

Er zijn drie mensen die vijftig percent van mijn inkomende telefoons zijn. Hoe zit dat bij jou? Een beperkt aantal inputs zorgen voor een groot deel voor de outputs.

Welk medium bezorgt jou de meeste input? Ga dat optimaliseren. Wie geeft jou de meeste onderbrekingen? Kun je daar iets aan doen? Tuurlijk. Doorheen je dag niet onderbroken worden zal utopie zijn (of je moet op dat onbewoond eiland zonder wifi gaan leven). Het is wel mogelijk om minder onderbroken te worden. Pak daarvoor die ene onderbreker aan die het meest impact heeft. Spreek daarmee een experiment van een aantal dagen af.

2. Vind het deel van de oorzaken dat het grootste effect heeft

Wat bezorgt jou meer productiviteit? Is het meer slapen, iets meer water drinken, betere lijsten maken?

Een beperkt aantal zaken zijn de sleutel voor je productiviteit. Het belangrijkste uur deze week voor je productiviteit volgende week is je feedback en feedforward moment. Dat ene uur zorgt voor de duidelijkheid, doebaarheid doorheen een ganse week.

0,5 percent van je uren deze week hebben een fenomenale impact op je productiviteit.

3. Doe meer inspanningen die meer output opleveren

Een minderheid van je inspanningen geven een meerderheid van je output. Welke inspanningen geven meer output? Doe meer van dat soort inspanningen.

En dat voelt contra-ïntuitief. Je hebt geleerd dat alles even belangrijk is. De meest productieve mensen doen een paar dingen extreem goed en veelvuldig. En die dingen geven hen extreem resultaat.

Er werd ons geleerd dat dit geen normaal gedrag is. En onderhuids is er dan weerstand om net dat te doen wat ons meer resultaat oplevert.

4. Identificeer de kritische acties

Wat zijn de kritische zaken die je dient te optimaliseren? Concentreer je op die zaken. Dat zal je effectiviteit door het plafond duwen. Niet alles is even belangrijk. Er zijn een aantal zaken die heel belangrijk zijn. En dat zijn meestal niet de zaken die dringend lijken.

5. Vind het irrelevante

Het omgekeerde is ook waar. En dat is pijnlijk. Een heleboel acties die we doen, hebben geen toegevoegde waarde. Stop deze of delegeer ze.

Tim Ferris (schrijver van de 4 hour – boeken) beschrijft het als volgt: “In order to do the big things, you have to let the small bad things happen“.

De eerste keer dat je dit leest, zal dit stoom uit je oren laten komen. Als je je ergens op concentreert, zullen andere dingen geen aandacht krijgen. En dat besef is freaky, wanneer alles even belangrijk lijkt. Het is nog freakier om dingen weg te filteren. Dat creëert angst en dat is geen goede raadgever.

Welke zaken zijn je W.E.A.T niet waard? Je wilskracht, je energie, je aandacht en je tijd is beperkt. Aan wat ga je een stukje van je W.E.A.T niet meer geven? Maak voor jezelf een not to do list. En natuurlijk zal je deze lijst updaten en regelmatig bekijken.    Wat zijn de zaken die je niet meer gaat doen?

6. Bemerk dat meer inspanningen niet noodzakelijk meer resultaat betekenen

Niemand is geïnteresseerd in hoe hard je dient te werken om iets te bereiken. Ze hebben wel interesse of het waarde voor hen toevoegt.

Boven een bepaalde grens heeft een extra inspanning doen nog weinig zin. Het resultaat van die extra inspanning brengt niks extra relevant op.

In het Engels geven drieduizend woorden je 95% percent van de dagelijks gebruikte woorden. En dat zijn 1,75% van de bestaande woorden. Wat geldt voor talen geldt ook voor de meeste andere zaken.

Wat kan jij minder doen zonder je resultaat te verminderen?