Onderbrekingsblues
Word jij er ook af en toe moedeloos van omdat je niet kan doorwerken? Je hebt het idee dat je om de haverklap onderbroken wordt. De telefoon ligt nog maar net neer of één van je collega’s komt alweer met een vraag. En je was nog bezig met een andere vraag voor hem/haar. Je was begonnen met een antwoord te formuleren, maar je werd reeds meerdere keren onderbroken.
Hoe lang is het geleden dat je nog drie of vier uur onafgebroken tijd gehad hebt op het werk? Lijkt je dat een beeld van vorig jaar of het jaar daarvoor?
Onderbrekingen vrij
Zou het niet heerlijk zijn om zo’n onderbrekingsvrij moment te hebben? Zonder dat je daarvoor heel vroeg dient op het werk te verschijnen of heel laat dient te blijven.
Je bent zeker dat je meer zou gedaan krijgen dan nu op een hele week. En je zou ook dieper kunnen nadenken over wat op je bord ligt.
Onderbrekingscultuur
Een groot deel van de kenniswerkers zit in een onderbrekingscultuur. En meestal zonder het te weten. Het is de gang van zaken. En na een tijdje beschouw je de onderbrekingen niet meer als een onderbreking.
Gloria Marck deed onderzoek naar onderbrekingen in organisaties. Haar onderzoek is ontluisterend. Elke elf minuten word je als kenniswerker onderbroken. Maakt niet uit welke job je hebt. Als kenniswerker word je onderbroken.
Het duurt gemiddeld vijfentwintig minuten voordat ze terug gaan naar de onderbroken taak. Achttien percent gaat niet terug naar de oorspronkelijke taak dezelfde dag.
Onderbrekingen niet meer zien als onderbrekingen, is het grote probleem. Je gaat ze dan niet meer managen.
Onderbrekingsaanpak
Proces de onderbreking.
Behandel je onderbreking elke keer op dezelfde manier.
Moet ik dit nu DOEN?
Detecteer je een actie? Nee. Dan is het informatie of documentatie. Houden of weggooien? Inbox of papiermand. En vanuit je inbox gaat het naar je archief. Echter niet NU. Ga terug naar waar je mee bezig was. Het lijkt wel ga terug naar Start, je ontvangt geen geld.
Moet IK dit nu doen?
Verwijs door wanneer iemand anders beter geschikt is om de vraag te behandelen. Wanneer je je collega niet kan helpen is dat zelden een probleem. De verleiding wordt groter wanneer je wel de kennis en de vaardigheid hebt om te helpen. Zeker omdat je hulp gevraagd wordt. We willen zo graag helpen.
Moet ik DIT nu doen?
Weet glashelder wat er verwacht wordt. Wat dien je af te leveren? Bepaal je succesvolle resultaat. Wanneer is DIT helemaal klaar?
‘Kun je daar even naar kijken?’ is zo’n vraag. Wat is ‘even naar kijken’? Zal de onderbreker tevreden zijn met DIT resultaat?
Je sluit op die manier meerdere onderbrekingen voor DIT uit. Eén keer onderbroken voor DIT is genoeg.
Maak duidelijk wat jij gaat leveren. Lever je een resultaat of lever je tijd? Als je gevraagd wordt of je helpt verhuizen. Zeg je dan ja of zeg je ik kom zaterdag helpen.
Een groot verschil.
Moet ik dit NU doen?
Stel een later moment voor. Zelfgekozen onderbrekingen voelen anders aan. Je kan dan binnen de twee minuten terug naar start in plaats van gemiddeld elf minuten. Je gedachtentrein en flow zijn nog niet helemaal verdwenen.
Spreek op voorhand af hoe lang de onderbreking zal duren. Je kan vijf minuten voorstellen. En hou je daar ook aan. Zet een klokje in wanneer het nodig is. De meeste mensen verliezen snel de tijd uit het oog. Vertel dat je graag zou verder luisteren maar dat je in problemen komt wanneer je niet aflevert waar je mee bezig was.
Verander van locatie indien je het plakgehalte kent van de onderbreker. Ga een tas koffie halen en laat de vraag stellen tijdens de wandeling naar de koffie. Neem afscheid aan de koffie.
Schrijf zichtbaar voor de onderbreker op wat je gaat doen. Je onderbreker zal ‘dit’ sneller loslaten. En ook jou sneller loslaten.
Maak duidelijk wanneer je het gewenste resultaat gaat afleveren. Binnen een dag, week. Gooi DIT dan in je inbox om later te processen.
MOET ik dit nu doen?
Is dit nu zo kritisch dat het een ‘moet’ is? Wat hangt er aan vast wanneer het niet gebeurt?
Extra tips
Plan het moment om onderbroken te worden. Leg je open deur momenten vast in je agenda en communiceer hierover. Ook wanneer je bereikbaar wil zijn voor je collega’s of medewerkers. De zogenaamde open deur policy is meestal een open deur. Maak het een policy.
Onderbreek de onderbrekers niet. Je voorbeeld wordt gevolgd. En het geeft hen toestemming om je voorbeeld te volgen. Niet in jouw hoofd. Maar zeker in hun hoofd.
Zorg voor een buffer. Laat iemand de onderbrekingen opvangen en screenen. Een assistent kan een goede gate-keeper zijn. Of spreek met de collega’ een beurtrol af.
ACTIE
