Teveel tools

Je hebt er al minstens een half dozijn geprobeerd: Apps op je smartphone om lijstjes te maken. Een aantal dagen loopt het goed en dan begint het je meer tijd te kosten om die app te blijven vullen dan dat het je oplevert. En dan loopt het mis: of je geeft het op (je zal toch geen app of een lijstmaker vinden die aan jouw eisen voldoet) of je probeert er zelf 1 te schrijven (je kan ze toch niet allemaal proberen).

De perfecte tool

De ideale tool is er eentje dat zichzelf onderhoudt, die je helpt om je te concentreren en waarin je overzicht staat waarmee je je prioriteiten bepaalt.

Waar zit het probleem?

Persoonlijke productiviteit is een samenspel tussen methodiek, gedrag en tool(s). Wanneer één van de drie factoren ontbreekt, loopt het verkeerd.

Een steeds betere tool zoeken wanneer methodiek of gedrag niet mee evolueren, is als water naar de zee dragen.  Het draagt te weinig bij voor de inspanning.

Oplossingen

Een tool vinden die bij je past is belangrijk punt. Een elegante tool vinden, is mogelijks een project dat een aantal maanden op je masterlijst staat.

Laat los dat je ooit de perfecte tool zal hebben: aan elke tool scheelt wel iets, hebben een aantal functionaliteiten die niet helemaal perfect voor je zijn.

Ideaal staan je vijf lijsten samen in één tool. Vind een tool die het mogelijk maakt om je kalender met je andere vier lijsten te combineren.

• Kalender
• Actielijst voor deze week
• Masterlijst
• Wachten Op – lijst
• Incubatielijst

Je kalender vormt een eenheid met je actielijst gedurende de week. In de lege ruimtes in je agenda ga je werken uit je actielijst. Deze lijsten samen hebben is dan superhandig.

Niet zelf kiezen

Werk je in een organisatie waar je zelf geen software op je pc kan zetten, dan is de keuze makkelijk. Je moet het dan doen met wat er is. In tachtig percent van de organisaties is er één of andere versie van Microsoft Outlook. Het gebeurt ook dat er meerdere versies van dezelfde software circuleren in een organisatie.

Outlook is een goede tool om je verschillende lijsten in te organiseren. Alleen weten veel te weinig mensen hoe ze Outlook naar hun hand kunnen zetten, dat blijkt telkens weer op onze training.

Papier of excel is echter ook nog steeds een mogelijkheid, natuurlijk. En daarom niet minder goed.

Keuzemogelijkheid

Kan en mag je zelf een tool kiezen dan zijn er heel veel mogelijkheden. Misschien wel teveel mogelijkheden.  Hoe meer keuze, hoe minder geneigd we zijn om te kiezen. Dat is ook precies de reden waarom je je actielijst beperkt tot een week. Anders wordt die lijst te groot en is de goesting om te kiezen te klein.

Een compleet overzicht van alle tools vind je op Priacta.

Mijn (beperkte) lijst van de voorbije tien jaar :

• Papier (was ik heel tevreden mee), lees een vorig blog artikel over deze keuze
• Remember the milk
• Things
• Outlook op mac
• Evernote
• Outlook op pc
• Todeledoo (test met een klant – synchronisatie smartphone)
• Nozbe
• Outlook op mac.

Vereisten

De vereisten voor een tool kunnen verschillend zijn voor jou of voor mij. Onderstaand lees je mijn huidige vereisten voor een tool: een aantal zullen zeker en vast ook voor jou gelden

1. Makkelijk toevoegen van reminders en acties afkomstig uit je emails

Hoe meer taken er op je bord belanden via het emailkanaal hoe belangrijker deze vereiste wordt.

Wanneer het te moeilijk is de taken uit je emails toe te voegen, laat je die taken ergens anders staan als een reminder.  Zal ik je vertellen waar? In je inbox met een vlagje of op ongelezen gezet. Je inbox wordt dan een todo lijst.  Een dysfunctionele todo-lijst. Dit is niet goed!

2. Opdelen van je lijsten is makkelijk aanpasbaar

Je hebt een opsplitsing nodig tussen je actielijst voor deze week, masterlijst, wachten op lijst en incubatielijst. Anders wordt het één grote lijst en daar ben je niks mee opgeschoten. Het wordt dan net als je inbox een onoverzichtelijke hoop aan reminders.

3. Makkelijk toevoegen van reminders afkomstig van andere kanalen dan email

De manier waarop je dergelijke reminders toevoegt, gebeurt liefst op een gelijkaardige manier als bij je emails. Hoe meer je dit op een gelijkaardige manier kan doen, vlotter dit gaat. En dus hoe meer extratijd je krijgt om de taken te doen uit

4. Toevoegen van reminders aan je lijsten van op verschillende toestellen

Het toevoegen van taken van op je smartphone is bijzonder handig . Zeker wanneer je je lijsten niet bij hebt om de taken onmiddellijk aan de lijsten toe te voegen.

5. Filteren van je lijsten

Kan je de verschillende lijsten zo filteren dat ze bijvoorbeeld alleen je telefoontjes voor deze week tonen. Of alle wachten op items voor Steve.  Dat maakt het immers extra makkelijk!

6. Mogelijkheid om voor middelgrote projecten aan project management te doen

Je Masterlijst bevat een mix van een aantal kleine projecten, middelgrote projecten en één of twee megaprojecten. Voor die laatste projecten heb je professionele projectmanagement software nodig.  Wanneer je echter minder complexe  projecten, die toch een vorm van project management nodig hebben, kan beheren in je tool, is dat bijzonder handig tijdens het bepalen van je ideale week.

6. Gebruiken van templates van repetitieve projecten

Heb je repetitieve projecten? Dan is het handig dat je een template kan maken van het repetitieve project. Een template is zoals een checklist. Opgedane kennis die je niet wil verloren laten gaan.

Nice to haves

Synchronisatie van je lijsten op elke plek die je graag zou hebben. Je kunt je afvragen of je alle lijsten bijvoorbeeld op je smartphone wil zien. Stel dat je alleen je smartphone bij hebt, wil je dan zien wat je kan doen op je pc?  Neen toch. Deze taken zijn immer toch geen optie om uit te kiezen. Dus die helpen je niet vooruit.

Ikzelf doe geen synchronisatie van mijn lijstjes.  Ik maak gebruik van de reminders van mijn lijstjes enkel wanneer ik mijn pc open heb.

Toekomstige vereisten

1. De kalender die automatisch aangeeft hoeveel capaciteit je de lopende week nog hebt.

2. Een tool die je vertelt dat je opnieuw te veel op je bord legt.
Je ziet het, heel wat om rekening mee te houden bij je keuze. Maak voor jezelf een overzicht van jouw vereisten, zo kan je makkelijker kiezen.