Van oshit naar meer rust

Situatie aantal jaar gelden

Lap, het is donderdagochtend, ik moet die nota vanavond helemaal af hebben.
Voor deze nota heb ik van Luc goedkeuring voor het budget nodig, maar die heb ik nog niet ontvangen.
Ik stuur hem snel nog een reminder-mail met het budget in bijlage.
Ik open mijn mailbox en zie vijftien ongelezen mails. Ik onderdruk met moeite de neiging om ze te lezen.
Snel schrijf ik de herinneringsmail naar Luc en druk op verstuur.
Oshit, bijlage vergeten. Ik verstuur de mail opnieuw, deze keer met bijlage.
Mijn stressniveau is een pak hoger dan 5 minuten geleden.

Situatie nu

Het is donderdagochtend, ik moet die nota vanavond af hebben. De nota is al af.

Voor deze nota heb ik van Luc goedkeuring voor het budget nodig. Door het regelmatig checken van mijn ‘wachten op’-lijst, heb ik een reminder gestuurd naar Luc en goedkeuring ontvangen.

Als ik een mail wil versturen, ga ik naar mijn ‘lege gmail-inbox pagina’. Op deze manier word ik niet afgeleid door nieuwe binnengekomen mails.

Ik verstuur donderdagochtend de mail maar vergeet de nota in bijlage. Geen probleem, mijn oshit-regel is actief. Ik annuleer het verzenden en verstuur hem opnieuw, deze keer met bijlage.

Ik werk verder aan de volgende taak.

Ik voel mij rustig en start met de volgende belangrijke taak. Het verwerken van die inbox staat gepland om 11u en tot dat moment kan ik geconcentreerd werken

Zoek de verschillen

Door het leren en toepassen van de ‘master your todo’s en mailbox’-inzichten komt bovenstaande situatie bijna niet meer voor.

Hier lees je drie aanpassingen die ik doorvoerde n google. Ze hielpen me om de situatie rustig te overzien en te evalueren.

‘Wachten op’-lijst

De antwoorden waar ik op wacht om mijn todo’s af te ronden, wil ik makkelijk kunnen managen en proactief opvolgen.

Deze ‘wachten op’-lijst heb ik als volgt opgezet:

• Ik heb een gmail-label ‘wachten op’ aangemaakt.
• Elke mail met een vraag aan iemand anders, geef ik het label ‘wachten op’. Dit proces heb ik geautomatiseerd. Ik heb een email-filter aangemaakt die dit label automatisch toekent als ik een mail verstuur waar ik zelf in cc sta. De mail die binnekomt (die ik notabene zelf verstuurde) slaat mijn inbox over, komt automatisch als gelezen en krijgt het label ‘wachten op’.
• Minimaal één keer per week kijk ik mails met label ‘wachten op’ en stuur reminder indien nodig (via mail, telefoon, …).
  

  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • Pinterest

Lege inbox

Soms wil ik een mail versturen zonder mijn inbox te zien. Hierdoor word ik minder afgeleid door nieuwe input en kan ik me beter focussen => Soms is een woord om niet te gebruiken in teksten.

De lege inbox heb ik als volgt opgezet:

• Ik heb een gmail-label ‘lege inbox’ aangemaakt en zorg ervoor dat er geen mails het label ‘lege inbox’ krijgen
• Ik heb de view ‘lege inbox’ bewaard in mijn browser als favoriet.

Als ik via mijn favorieten naar ‘lege inbox’ ga, zie ik een lege inbox. Vanuit deze view verstuur ik mails zonder afgeleid te worden door nieuwe input.

Oshit-regel

In de algemene instellingen van je mail zit de instelling ‘verzenden ongedaan maken’.
Als je deze activeert kan je kiezen om het verzenden uit te stellen met 5, 10, 20 of 30 seconden.
Ik heb deze ingesteld op 30 seconden.
Als ik na het verzenden denk ‘oshit, ik ben de bijlage vergeten’, kan ik het verzenden eenvoudig ongedaan maken.

Een eenvoudig trucje voor meer rust.

Meer weten 

Wil je ook meer overzicht in je mailbox en rust in je werk? Wil je meer leren over de implementatie ‘master your todo’s binnen gmail’? Schrijf je dan in voor de open opleiding op woensdag 26 april a.s. in Leuven