En hoe jij daarmee ook je voordeel kan doen
Ken je ook de frustraties bij de zoveelste poging om je mails te verwerken? Zie jij de hoeveelheid mails ook vergroten in plaats van verkleinen?
Stel dat je erin slaagt om binnen de twee minuten een mail te beantwoorden. Je kon het antwoord snel geven dus… oef, daar ben je vanaf. Je begint aan de volgende mail. Maar terwijl je daarmee bezig bent, zie je alweer een nieuwe mail verschijnen: dit keer een antwoord op je vorige mail.
Bam, je bent afgeleid en de moed zakt in je schoenen. Die inbox krijg je nooit helemaal leeg.
Als het een troost mag zijn, je bent niet alleen.
Tony Hsieh , de CEO van Zappos, de online Torfs van de Verenigde Staten spreekt van een onstopbaar hamsterwiel.
Yesterbox
Uit dat hamsterwiel raken, was Tony Hsieh zijn grootste wens.
Het e-mailbeest onder controle houden, is een permanente opdracht. Hsieh wou deze opdracht gemakkelijker maken en bedacht daarvoor zijn Yesterbox. Met dat concept kan ook jij je voordeel doen.
Onderbroken
Wanneer er geen echte deadline op onze to-do lijst staat dan laten we ons zeer snel verleiden door nieuwe informatie. Een deelnemer van één van onze workshops noemt zijn inbox de Black Vortex.
Niettemin, of we nu de informatie negeren of niet, afgeleid zijn we toch. En in beide gevallen kost het ons tijd, energie en aandacht.
De Yesterbox van Tony Hsieh
In 2013 schreef Tony een artikel op LinkedIn over zijn Yesterbox techniek.
Naar aanleiding van dat artikel vroeg één van onze klanten om hem te helpen bij het implementeren van deze ideeën.
Het zijn uitdagende ideeën:
1. De e-mails van gisteren zijn je to-do’s van vandaag. De focus van Hsieh is om je ‘werk’ af te krijgen. Door je e-mails van gisteren als het werk van vandaag te beschouwen, heb je ook een finishlijn. Als je de e-mails van vandaag als je werk voor die dag beschouwt, weet je nooit wanneer het helemaal gedaan is. De mails blijven maar komen.
Iets afwerken geeft ongelooflijk veel voldoening. Daarom zorgt onze Master Your Todo list – methode ervoor dat jouw actielijst van de week leeg is voor het einde van de week.
2. Als het antwoord 48 uur kan wachten zonder dat er ‘harm’ is, mag je niet antwoorden. Ook niet als je antwoord één woord is.
3. Je hebt tijd nodig om door je inbox van gisteren te gaan. En ook om de nodige acties te doen.
4. Als je iets wil doen, stop het dan in je kalender. Hierin verschilt dit van onze methodiek omdat in onze kalender alleen de zaken komen die moeten. De rest komt in de actielijst voor die week.
Daarnaast heeft Hsieh nog zes ander ideeën. Die vind je in de downloadbare-pdf. KLIK HIER
Onze klant wou een manier om de Master Your Todo list – methodiek te gebruiken op e-mails van gisteren. De mails van vandaag wou hij zelfs niet zien.
Ik verstond niet goed waarom hij dat wou.
Wat hem onrustig maakte, was het constante geping bij e-mails. Hij stuurde een e-mail als antwoord en binnen de twee minuten kreeg hij een antwoord terug. Die voortdurende toestroom van mails kostte hem zijn aandacht. Daardoor had hij het gevoel dat hij alleen nog in zijn bedrijf werkte en niet meer aan zijn bedrijf.
Hij wou een manier vinden om alleen nog e-mails van gisteren of ouder te zien. De e-mails van vandaag zijn voor morgen. In het bedrijf gebruiken ze Microsoft Outlook als mailcliënt.
Een tweede mogelijkheid was één van de tips van Tony Hsieh: klap de Today op je inbox in. Maar ook dat werkte niet want hij liet zich toch verleiden om te kijken en te antwoorden. Met als gevolg dat hij opnieuw in de mallemolen van mails terechtkwam.
De oplossing? Een view op de inbox die alle e-mails van vandaag wegfiltert. De mails worden dan vandaag niet meer getoond maar morgen wel.
Die extra view kan je op- en afzetten zodat je, als je dit wil, toch de e-mails vandaag kan zien. Maar nogmaals, alleen als dit nodig is.
Concreet, hoe zet je die view op?
Ik gebruik zelf de filter na een vakantie om mijn inbox te processen. Als ik deze niet filter niet opzet, word ik overspoeld met antwoorden op mijn antwoorden. En dan voelt het aan alsof ik mijn inbox na drie weken vakantie niet meer leeg krijg.
Onze klant gebruikt de filter dagelijks. Voor hem is de dringendheid van e-mails verdwenen. Het positieve neveneffect: bij dringende zaken communiceren ze dan mondeling.
Zoals bij de meeste oplossingen is het een zoektocht naar elegantie. Een elegante oplossing zorgt ervoor dat je mentale energie zo weinig mogelijk wordt belast. Dat is steevast het model dat ik volg bij het optimaliseren.
En by the way, doe iets fun met de extra tijd.
