Heb je ooit al eens gezegd of iemand horen zeggen: ik heb te veel tijd? Ik denk het niet. Zelfs gepensioneerden klagen van te weinig tijd.
We hebben allemaal te veel werk en te weinig tijd om alles te doen.
Je hebt een todo lijst van hier tot in Tokyo, maar voor geen enkele actie werd een deadline bepaald. Wat doe je dan? Wat doe je echt als je heel veel moet doen?
De meeste kenniswerkers vertellen me dat ze dan andere zaken doen. Ondanks hun zeer lange lijst komen ze er niet toe om één van de acties aan te pakken.
Pijnlijk, niet? En ook zeer merkwaardig. Je hebt te veel te doen en toch doe je andere zaken.
Overvoed aan keuze
We weten allemaal dat te veel keuze geen gemakkelijke opgave is voor onze neocortex. Dit nieuwste deel van ons brein maakt steeds de afweging: als we dit nu kiezen, wat verliezen we dan?
Wat gebeurt er als we onze neocortex te veel keuze geven? Het gaat in overload. Hierdoor neemt op een bepaald moment ons zoogdierenbrein het roer over.
Dit brein kiest op basis van patronen die ons in het (evolutionair) verleden hielpen. We schenken dan systematisch enkel aandacht aan het laatste of het luidste.
Te veel tijd is geen zegen omdat het ons niet helpt om kleinere lijstjes te maken. Integendeel, bij een zee van ruimte maak je een nog grotere actielijst en weet je niet meer wat eerst kiezen. Kortere lijstjes zorgen er voor dat onze neocortex niet in die overload belandt. Dan nemen we dus betere en meer doordachte beslissingen.
Artificieel tijdstekort
Een zee van te veel tijd? Wanneer had je dit zelf nog eens? Misschien had je de voorbije vakantieperiode wel het gevoel dat het rustiger was op het werk. De hoeveelheid vergaderingen in je agenda was veel lager dan normaal. Een week bood ineens meer ruimte dan gewoonlijk.
Dat zou betekenen dat je tijdens die ideale week een grotere actielijst kan maken want je hebt meer capaciteit dan in een normale week. En dat doet je de das om. Want een veel grotere capaciteit zorgt voor een veel grotere lijst.
In september waren Sylvianne en ik op de biohacking conferentie. En de dag daarvoor was er een upgraded diner. Ik was ingedeeld in het team dat het upgraded voorgerecht maakte. Ook Ari Meisel zat in mijn team. We bleken nogal wat gemeenschappelijke interesses te hebben. Ik heb zijn boek Less Doing, more living met veel aandacht gelezen.
Het bijzondere is dat Ari claimt maar twee dagen in de week te werken. Dit lijkt op wat Timothy Ferris doet in zijn boek: Een werkweek van 4 uur.
Ari’s inzicht kwam er nadat hij gediagnosticeerd werd met de ziekte van Crohn. Hij kon in die periode slechts één uur per dag werken. Daarbuiten had hij geen energie meer om iets zinnig te doen. Die beperking bracht hem meteen ook tot de oplossing.
Volgens Ari kan je in je peak time (wat ik je gouden kwartieren noem) 2 tot 100 maal doen wat je in een normaal uur kan doen. Hij vertelde me een interessant, eenvoudig trucje om je gouden kwartieren te bepalen. Dat ben ik nu zelf aan het testen. Daarover later meer.
Het (sterk) limiteren van je eigen tijd is de beste manier om je te verplichten om te kiezen. Want ons brein doet dat uit zichzelf niet graag.
Ter illustratie: als ik mijn komende week wil plannen, dan is dit vrij eenvoudig. Mijn standaard week is meestal gevuld met het geven van een aantal workshops. Dat maakt dat mijn capaciteit elke week beperkt is. Wanneer ik een workshop geef, kan ik geen acties van mijn actielijst afwerken. Door die beperking krijg ik een actielijst voor de komende week die haalbaar is. De lijst is ook niet te groot. Waardoor het makkelijker wordt om te kiezen.
Als ik een week uit mijn vakantie wil plannen, krijg ik een te grote lijst. Met als gevolg: ik kan niet kiezen en ik vul mijn tijd op met andere zaken.
De oplossing is dan om die week in twee te delen. In mijn geval loopt één deel van zondag tot dinsdagavond. Op dinsdagavond plan ik dan, in een extra planningsmoment, het tweede deel dat loopt van woensdagmorgen tot vrijdagavond.
Hierdoor overspoel ik mezelf niet met een te grote lijst. Als bijkomend voordeel is er een extra feedback moment die week.
