Doen & Done
Weet jij op het einde van de maand nog wat je allemaal deed de eerste week van de maand? Wat je deze maand allemaal gerealiseerd hebt? Nee, waarschijnlijk niet. Je weet al maar de helft meer van wat je gisteren deed, niet? Maak jij je dan ook soms zorgen over je brein? Is dat nu ouder worden of is het iets anders?
Mis je soms ook het gevoel van realisatie? Het lijkt vaak zo hard op zappen op de televisie. Je hebt van alles gezien, maar je weet niet goed meer wat.
In je werk voelt dat hetzelfde. Je bent er zeker van dat je gans de dag druk bezig bent geweest, want je bent behoorlijk moe en toch weet je van slechts een klein percentage van je tijd aan wat je het gespendeerd hebt. Frustrerend is dat!
Ik vind het gezegde Busyness is not business een mooi gezegde. Het staat in mijn kompas (daarover meer in één van de volgende artikels) als een reminder.
Done = Done
Stel je voor dat de mirakels, de wonderen de wereld niet uit zijn. En dat je op het einde van je dag, week of maand een overzicht had van je verwezenlijkingen. Je motivatie piekt omdat vooruitgang en realisaties je bijzonder gelukkig maken.
Realisaties en (kleine) vooruitgang is de onderliggende hypothese in het boek The Progress principle van Theresa Amabile.
Realisaties en vooruitgang maken ons tevreden. We zijn verslaafd aan “Done”, zonder het zelf te beseffen. Las je ooit het The cult of done-manifesto? Ik vind het een geweldig manifesto. Dertien principes over doen. Het dertiende is ‘Done is the engine of more ‘ of hoe ‘Done leads to more done’. En dat momentum voelen is zo geweldig.
Done = gedumpt
Ben je ooit al eens tegengekomen dat je jezelf afvroeg of je een bepaalde taak al gedaan had? Je kijkt in je verzonden items en je blijkt die email gisteren al verstuurd te hebben. Damn. Het voelt een beetje als vroegtijdige dementie. Dat is echter helemaal niet het geval.
Ons brein wil energie sparen. En al wat afgewerkt is, wordt gedumpt. Ons brein wil geen energie verbruiken om die dingen die afgewerkt zijn nog langer vast te houden.
Duizenden jaren geleden was dit nog een excellente strategie. Maar nu? Het Zeigarnik-effect wordt dit in de literatuur genoemd. Naar de Russische psychologe die het effect ontdekte. Het brein onthoudt beter zaken die nog niet afgewerkt zijn dan afgewerkte zaken. Het heeft niks te maken met ouder worden of de achteruitgang van je brein.
Done – lijst
Hoe zorg je ervoor dat je wel overzicht krijgt van je vooruitgang en van je afgewerkte zaken?
In de Master Your Todo list–methodiek vind je de afgewerkte zaken in je actielijst en de masterlijst op het moment dat je deze gaat doorstrepen, afvinkt of schrapt als done.
Papier is hiervoor een fijn hulpmiddel omdat je nooit een hele pagina weggooit wanneer je één actie gedaan hebt of een project helemaal hebt afgewerkt.
Wanneer je Master Your Todo list implementeert op papier heb je een tijdje een lijst met afgewerkte zaken. De doorstreepte items zijn doorstreept, maar niet helemaal verdwenen. Digitaal verdwijnen die meestal uit je tool. En dat is wel spijtig. Maar dat terzijde want we geraken afgeleid.
De MYT- methodiek bestaat uit vijf lijsten. Deze vijf lijsten zijn de basis van de methode. Een bijkomende lijst die handig kan zijn (niet strikt noodzakelijk echter om jezelf te managen) is de Done-lijst.
De waarde van de Done – lijst zit in zijn motiverende kracht.
Maak jezelf een done lijst
Alle afgewerkte projecten of taken komen op deze lijst. Het geeft je de mogelijkheid om te reflecteren en te genieten van wat je afwerkte. De Done lijst voedt ook je motivatie.
Naast motivatie zorgt deze lijst ook voor aansprakelijkheid en toont de lijst de richting waar je naar toe gaat. Wat je afwerkt en dus aandacht en tijd geeft groeit.
- Verhuis tijdens het ideale week-moment de afgewerkte projecten van je masterlijst naar de done-lijst. Wanneer je iets afwerkte, komt er ruimte voor iets nieuws. Het is een signaal dat je een nieuw project van je incubatielijst kan halen en dat niet-actieve project actief kan maken.
- Voeg ook zaken toe aan je Done-lijst die je adhoc deed zonder dat ze op je lijsten terecht kwamen.Sommige kenniswerkers zijn zestig percent van hun werk bezig met adhoc zaken. Hoe wil je een gevoel krijgen over het afgewerkte werk wanneer je daar geen spoor meer van hebt?
- Geniet van de vooruitgang die je maakt en de afwerking die je ziet.Check regelmatig je done lijst. Het resultaat is belangrijk, en ook de weg naar je resultaat toe. Misschien moet je wel jaarlijks of 3-maandelijks een rapportage maken van wat je gerealiseerd hebt. Je checkt op dat moment je done-lijst en je rapportage is een fluitje van een cent. Wanneer je geen done-lijst hebt is dat een behoorlijk moeilijke todo op je masterlijst.
- Deel je done lijst met je collega’s. Een done lijst geeft overzicht over wat je in het verleden belangrijk vond. Dat zijn de zaken die je afgewerkt hebt. In zijn boek Making Ideas happen beschrijft Scott Belsky het idee van Done Walls. Muren waarop reminders van afgewerkte projecten worden getoond. Het voedt de teammotivatie en beantwoordt de vraag: “Wat hebben we gedaan de laatste maanden”.
- Gebruik de Feedback van de Done lijst. Alles is feedback. Alleen door feedback en feedforward krijg je andere resultaten. Wat vertelt de Done lijst je? Heb je te weinig projecten die je naar je doelen leiden of heb te veel adhoc gedaan?
