Er ligt een item op je bord met een deadline de komende week. En je deed al wat acties vorige maand om dat item af te werken. Maar sinds drie weken heb je daar niks meer aan gedaan. Het is niet dat het niet op je todo lijst staat. Je deed andere dingen. Je weet nochtans dat het dringender wordt. En toch blijf je het uitstellen.
Het is niet de eerste keer dat dit je overkomt. Het lijkt eerder een gewoonte te worden. En dat voelt niet goed. Zelfs wanneer je je deadline nog haalt, blijf je achter met een uitstelkater.
Uitstellen de baas
Stel je eens voor dat je projecten ruim voor de deadline afgewerkt zijn. Dat zou geweldig voelen. Nee?
De bewondering van je collega’s om je proactiviteit, de geruststelling van je baas wanneer je een opdracht krijgt wordt steeds groter.
De deadline voor zijn, geeft je ook fysieke voordelen. De stress van het aanhinken tegen een deadline stuurt een pak stoffen in je lichaam. Wanneer het item compleet is afgewerkt, dienen deze stoffen uit je lichaam te worden geloosd. En dat kost je lichamelijke energie. Je hebt fysieke energie nodig om die stoffen uit je lichaam te verwijderen. Je hebt dat al gevoeld in het verleden. Na een dag vol stress heb je de volgende dag weinig fysieke energie. Wanneer je stressvrij werkt, heb je meer lichamelijke energie. Je hoeft die stresshormonen immers niet uit je lichaam te halen.
Meer lichamelijke energie, klinkt heftig niet?
Uitstellen in onze genen?
Eén van onze blueprints als soort is dat we dingen doen wanneer we er voordeel in zien. En dan nog liefst hebben we dat voordeel nu. Acties doen die binnen enkele weken resultaat opbrengen, dat zit niet echt in onze natuur. De instant beloning heeft een magische kracht. Vanuit onze ontwikkeling als soort is dat te begrijpen.
Het is voor ons brein makkelijker om een actie te doen welke duidelijk is (kost minder mentale energie) en onmiddellijk iets opbrengt. Dat zou de definitie kunnen zijn van adhoc werk of brandjes blussen.
Meester over je uitstelgedrag
Dat ons brein onbewust de keuze maakt voor de makkelijkere en onmiddellijk ‘resultaat’ gevende acties kunnen we naar ons voordeel gebruiken.
Eén van de ‘Meta-principes’ van ExtraTijd is “Indien het makkelijk is, wordt de kans groter dat het gebeurt“. Het is veelal te makkelijk om andere zaken te doen.
1. Splits projecten/taken en acties.
Een actie is de elementaire bouwsteen van je projecten en taken. Je doet geen projecten of taken. Je kan alleen acties doen die je projecten naar de finishlijn brengen.
Zet de projecten/taken op je Masterlijst. Zet je ‘eerstvolgende’ succesvolle actie op je actielijst voor deze week. Hoe makkelijker die actie is, hoe groter de kans dat je start. En starten betekent het einde van het uitstelgedrag.
In feite stel je de actie niet uit. Je brein stelt uit om diep genoeg na te denken over die elementaire succesvolle stap. Zie ook het artikel over Elementary Watson.
Wanneer je bewust beslist (tijdens je wekelijkse feedback en feedforward moment) dat andere items op je Masterlijst belangrijker zijn en dat een bepaald project/taak deze week geen acties krijgt, dan is dat geen uitstelgedrag. Uitstelgedrag is het willen doen en het toch niet doen.
2. Zorg voor momentum
Momentum voelen, flow of in de zone zitten zijn benamingen van een staat van zijn waarbij je heel productief bent.
Creëer de omstandigheden dat je alleen aan dat project kan werken. Ga in (mentale) afzondering indien nodig. In een wegrestaurant kan een oplossing voor je zijn. Zet een hoofdtelefoon op of plug oortjes in. Niemand onderbreekt je wanneer je toont dat je niet beschikbaar bent.
Momentum komt er door die eerste kleine stap te doen. Momentum blijft door de vooruitgang te tracken.
Een aanrader is het boek Flow van Csikszentmihalyi over dit onderwerp.
3. Bouw aansprakelijkheid in.
Je belastingen invullen en indienen is een mooi voorbeeld. Accountability is daar ingebouwd. Indien je ze niet indient, wacht je een ferme boete. Het accountability moment is de uiterste datum van indienen en de belastingsdienst houdt je wel aansprakelijk.
Gebruik het aansprakelijkheidsprincipe zelf. Spreek met een vriend af dat hij je donderdag vraagt naar de stand van zaken. Indien je je voortgang niet haalde, betaal jij de lunch.
Check de website stickk.com. Deze dienst is gebaseerd op het aansprakelijkheidsprincipe.
4. Vind je excuus
Vind de reden waarom je geen vooruitgang maakt. Schrap het niet hebben van tijd uit het arsenaal van mogelijke redenen, het belet je om je echte excuus te zoeken.
Veel gehoorde excusen zijn
- Niet weten hoe te starten
- Angst van falen
- Angst van succes
- Angst voor de gevolgen
Het eerste excuus is te counteren door een eerste elementaire successvolle actie te bedenken. En die kleine actie te doen. Vertel aan iemand het probleem indien je geen actie kan bedenken. Bijvoorbeeld elke werknemer van Wijs ontvangt daarvoor een geel badeendje. Leuke metafoor voor de hulplijn. Een ander heeft minder/geen emotionele betrokkenheid bij je werk en ziet de volgende stap makkelijk.
Een andere excuus is je weerstand die zijn lelijke kop opsteekt. In veel gevallen je eigen brein welke een loopje met je neemt. Je stelt je zaken voor die er nog niet zijn. Je brein maakt geen onderscheid tussen een beeld in je hoofd en de realiteit.
5. Geef toe aan het uitstellen
Geef jezelf tien minuten om dat verdomde item uit te stellen. En geef jezelf echt tien minuten. Je hoeft dat item niet te doen. Er is maar één voorwaarde. Je doet niks anders. Maar echt niks anders. Je luistert niet naar muziek, gaat niet een boek lezen… Je geniet van niks te doen.
De kans is behoorlijk groot dat je het einde van de tien minuten niet haalt. Soms lijkt alles beter dan niks doen. Zelfs dat verdomde item.
6. Zet je onbewuste aan het werk
Je onbewuste is een krachtige machine waarover je kan beschikken wanneer je het goede commando’s geeft. Je zet je onbewuste aan het werk door over dat item na te denken. En dan het los te laten en een andere activiteit te gaan doen. Een fysieke activiteit werkt het beste. Een rondje gaan wandelen, gaan sporten, een bad nemen of gaan slapen. Tijdens je slaap heeft je onderbewuste veel tijd om voor je te gaan werken.
Stel dat je een tekst dient te schrijven en je zoekt nog een goede metafoor. Denk na over die metafoor of ga googlen. Laat daarna los en ga iets anders doen. Wanneer je je onbewuste de opdracht geeft om die metafoor te vinden, zal je na je activiteit de metafoor hebben. Zorg er dan voor dan je iets hebt waarmee je die ‘ingeving’ kunt opschrijven.
