Nu niet
Heb jij ook af en toe een mail waarvan je zegt : “Nu niet en ook morgen niet”? Je wil dat mailtje opnieuw zien in drie weken en dan zal je wel beslissen wat je er zal mee doen.
Het zijn emails die je op bepaald moment opnieuw wil zien. Niet vroeger en niet later.
Nu blijven die in je inbox staan. Opnieuw op ongelezen gezet of een vlagje aangezet. Dat eerste is liegen tegen jezelf, dat weet je wel hé?
Snooze mail
Stel je eens even voor dat je een snooze knop zou hebben voor dergelijke emails. Je drukt op snooze en de email verdwijnt. Een stukje dichter naar Inbox Zero.
Na een aantal dagen, weken of maanden verschijnt die mail opnieuw. Het aantal dagen, weken of maanden welke jij gekozen hebt, wanneer je klaar bent om beslissingen te nemen over die email.
Chronologisch
De emails in onze inbox zijn een verzameling van informatie, reminders voor taken, referentiemateriaal, enzovoort. Allemaal door elkaar! Gesorteerd volgens hun chronologie: de meest recente staan boven aan.
First in, first out is niet meer de manier waarop we ons werk doen. Onze inbox als todo lijst gebruiken is vragen om verward te worden.
Wat ons tegenhoudt om de snooze knop te implementeren is in veel gevallen een gebrek aan kennis van de tool waarmee we werken. Wat is de laatste aanpassing die jij aan je tool deed?
I rest my case.
Snooze-knop
Een aantal keer per dag, liefst zo weinig mogelijk, maak je je hele inbox leeg. Dit is een cruciaal moment, waarbij je prioriteiten kunnen wijzigen.
Een lege inbox betekent dat je hebt nagedacht over de nieuwe emails. En dat je je denkwerk ergens anders dan in je inbox hebt georganiseerd.
Gebruik steeds dezelfde manier van denken om je nieuw werk te prioritiseren. Zoniet hebben de reminders in je lijstjes verschillende betekenissen binnen hetzelfde lijstje. Het gevolg daarvan is dat je nog steeds moet nadenken telkens wanneer je naar je lijstje kijkt.
Download hier onze denkwijze, deze systematisch volgen, helpt je om je inbox efficiënt te verwerken.
Je denkwerk komt terecht in acht mogelijke plaatsen.
1. Agenda
2. Actielijst voor deze week
3. Masterlijst
4. Incubatielijst
5. Wachten OP
6. Deleted items
7. Archief
8. Doen
De incubatielijst is als de snooze knop voor je emails. De email zal incuberen tot de datum die jij verkiest. Op de dag dat de email terug verschijnt, haal je hem opnieuw door de denkwijze.
Wanneer je een snooze-knop implementeert zijn er verschillende mogelijkheden afhankelijk welke emailclient je hebt en wat ICT toelaat, indien je voor een bedrijf werkt.
Ikzelf gebruik momenteel Outlook2010. Het werkt op een identieke manier in Outlook 2007 en Outlook 2013
1. Wanneer de oplossing iets mag kosten, naast je tijd
- Onafhankelijk van platform
Stuur een email naar @followupthen.com. Wat voor het @-teken komt te staan, bepaalt wanneer Followupthen je de email zal terugsturen. Een email naar 22april@followupthen.com sturen, betekent dat je de volgende 22 april de email terugkrijgt.
- Outlook
Een add-in die je kan toevoegen aan Outlook is Boomerang For Outlook. Je kan deze gratis dertig dagen testen. Daarna moet je wel 30 dollar investeren.
- Gmail
Ook voor het Gmail platform is er een extra extentie van dezelfde makers. Boomerang For Gmail. Dit is gratis zolang je minder dan 7 mails per maand snoozed.
- Mail van Mac
Voor Apple mail is er een betalende oplossing, die je ongeveer 20$/maand kost. http://www.dervishsoftware.com/
2. De oplossing kost je enkel jouw tijd
Principe: in Outlook gebruik je de kracht van vlagjes om een email opnieuw te laten verschijnen op de datum die jij verkiest. Datum gevlagde emails worden getoond in de Todo-lijst van Outlook en onderaan je kalender.
Je hebt de keuze om dit manueel te doen of via regels:
- Manueel
Maak jezelf een folder gesnoozde mails. Elke email die je wil snoozen geef je een vlagje met een bepaalde datum. Voeg aan de email de categorie IncubatieTijd toe. Verhuis deze email naar de folder gesnoozde email. Bij elke mail die je wil snoozen moet je deze drie acties doen:
– Vlagje datum
– Categorie
– Verplaats email naar een andere folder
Onderaan je kalender verschijnt de email op de dag dat jij hem wil.
- Via Regels
Je hebt geen toestemming of budget nodig van ICT om het volgende te implementeren. Je implementeert het gewoon zelf.
Regels worden in Outlook getriggerd door een inkomende of een uitgaande email. Je hebt dus een inkomende of uitgaande email nodig.
Stuurde jij jezelf ooit al een mailtje? Tuurlijk, als je iets niet wou vergeten. Dat principe kun je gebruiken.
Via het sturen van een email naar jezelf worden de acties die je vroeger manueel deed, nu automatisch gedaan door Outlook. Door een codewoord toe te voegen aan de subjectlijn van je email kan je Outlook heel specifiek gedrag leren.
Er zijn 2 mogelijkheden om de email naar jezelf te sturen:
– Ctrl + F: je forward de email naar jezelf
– Ctrl + Alt + F: je forward de email als bijlage van de email naar jezelf.
Ikzelf gebruik de tweede mogelijkheid het meest. Het laat mij toe om in de body van de nieuwe mail extra informatie toe te voegen.
