Ik hoor deelnemers aan onze workshops dikwijls zeggen: “Ik krijg zoveel meer gedaan op 1 dag thuiswerken dan op de vier andere dagen op kantoor”.
Is thuiswerken dan de hemel op aarde, wanneer we in het zweet des aanschijns ons werk verrichten?
Helpt het dan ook onze balans tussen privé en professioneel leven in evenwicht te krijgen?
Reistijd
We zijn allemaal het tijdsverlies beu, wanneer we samen in de file staan. In 2016 hebben we het filerecord van 2015 in België nog maar eens verbroken. Rond Antwerpen staat 25% meer file dan een jaar eerder. VIJF EN TWINTIG! Hoeveel extra uren staan we daardoor niet te wachten?
Je kan je reistijd invullen door te lezen of podcasts te beluisteren en dat helpt. Maar geen reistijd is toch beter dan reistijd.
Thuiswerken bespaart ons die reistijd. En daarnaast geeft thuiswerken of remote werken een gevoel van vrijheid en flexibiliteit.
Maar dan moet het je wel goed doen, want anders heb je kans dat je je schuldig voelt wanneer je bijvoorbeeld de vaatwasmachine vult tijdens een korte pauze.
Dat schuldig voelen helpt niet met de balans privé professioneel.
Grenzen
Wanneer je thuis werkt, lijkt de grens tussen privé en professioneel behoorlijk onduidelijk.
Die onduidelijkheid heeft een impact op de balans privé/professioneel. Je kan elk tijdsblok invullen met een actie voor privé of één voor professioneel.
De benaming “balans privé en professioneel” is wat mij betreft compleet verkeerd gekozen. Voor mij gaat het om een balans tussen inspanning en ontspanning. Een balans tussen werken en rusten. Een reis boeken is ook werk, maar het is voor de meeste van ons een activiteit voor “de privé”.
Dankzij de balans tussen rust en inspanning krijg je energie en aandacht beschikbaar voor het volgende wat je wil doen.
Wat ben je immers met tijd thuis wanneer je geen energie meer hebt? Niks. Nada!
Ik wil geen acht uren spenderen aan privé wanneer die uren niks waard zijn. Dat is toch geen balans.
Balans
Grenzen: we hebben ze niet graag, maar we hebben ze nodig.
Wanneer een grens, die je helpt, wegvalt, dan moet je een artificiële grens instellen. Anders ben je de voordelen van de grens kwijt. Weg zijn ze.
Grenzen dreigen weg te vallen wanneer je thuis of op een andere plaats dan je kantoor werkt. Je kan zo altijd en overal werken.
Onderstaande strategiëen zijn manieren om grenzen in te stellen. Dankzij die grenzen krijg je een betere balans tussen inspanning en ontspanning. En als gevolg hiervan krijg je duurzame energie.
1. Definieer wat professionele activiteiten zijn en wat privé activiteiten zijn
Zorg dat je doorheen je dag voldoende professionele activiteiten hebt, zodat je zonder je schuldig te voelen ook een aantal privé activiteiten kan doen.
Wat is anders het extra voordeel indien je de flexibiliteit niet kan gebruiken?
2. Gebruik een specifieke plaats om alleen professionele activiteiten te doen
Het helpt je brein om in die professionele mode te geraken en te blijven wanneer je op de “professionele” plek bent. Je gedrag wordt in gang gezet door een trigger. Een specifieke plek is een uitstekende trigger.
Vraag dat bijvoorbeeld maar aan rokers. Aan dat rode licht steken ze elke dag een sigaret op wanneer ze op weg zijn naar het werk.
3. Installeer een extra browser wanneer je dezelfde laptop gebruikt voor professioneel en privé
Chrome voor privé zaken en Microsoft Internet explorer voor professionele zaken zijn mogelijkheden. Maar er zijn mogelijkheden genoeg.
4. Bepaal kantooruren wanneer je thuis werkt
Veel kenniswerkers die ik spreek en die thuiswerken, werken op de thuiswerk dagen nog iets meer uren.
Bepaal de werkuren waarin je professionele activiteiten afwerkt. Dat maakt het je makkelijk om zonder schuldgevoel te stoppen en je gewonnen reistijd niet te verliezen.
5. Negotieer resultaat in plaats van gepresteerde uren
Wanneer een deel van je werk – creërend werk is, kan je makkelijk(er) beoordeeld worden op resultaat.
Dat is pas een hefboom. Wanneer je productiever wordt en dus het resultaat sneller bereikt, kan je een groot deel van je extratijd voor jezelf houden. Dat is een behoorlijke incentive om beter te worden. Wanneer je beoordeeld wordt op het aantal gepresteerde uren, is er weinig extra incentive om beter te worden.
6. Elimineer afleidingen
Afleidingen die je aandacht kunnen nemen zonder dat jij daar controle over hebt, kun je beter vermijden.
Wanneer je een thuismatch speelt heb je veel meer vrijheidsgraden om die verdomde afleidingen te elimineren. Zet bijvoorbeeld die telefoon uit wanneer je je focus nodig hebt.
7. Zorg voor aansprakelijkheid
A. Schrijf tijd. Ja, ik weet het, saai.
Elke vijftien minuten schrijf je op wat je gedaan hebt. Stuur dit verslagje naar je leidinggevende. Ja, zelfs zonder dat het je gevraagd werd.
Transparantie is belangrijk bij vertrouwen. En thuis kunnen/mogen werken heeft toch met vertrouwen te maken.
B. Plan een ‘sunrise’ meeting
Doe een vijf minuten meeting met een aantal collega’s. Je vertelt je collega’s wat je de komende dag gaat doen.
Vandaar de naam sunrise-meeting. Het is een term die komt uit de Agility-wereld.
Bij het afsluiten van dag stuur je een kort verslagje wat je bereikt hebt. Of je hebt een sundown meeting. Feedback en feedforward mechanisme.
8. Plan je dag
Check je actielijst voor deze week en selecteer de acties die gaat doen. Ikzelf vind dat handig om te doen wanneer ik mijn dag afsluit. Ik vlag in mijn actielijst de acties voor morgen aan. Het alternatief is je prioriteiten van je dag te bepalen als eerste actie voor die dag. Probeer ze beiden en check wat voor jou het beste werkt.
9. Beëindig je dag
Starten is belangrijk. Maar je dag afsluiten is dat ook.
Schrijf neer wat je belangrijkste verwezenlijkingen waren die dag. Wat ging goed, wat ging niet goed en wat zou je anders doen.
Feedback en feedforward (Nogmaals op dezelfde nagel, boem) zijn beiden belangrijk om beter te worden.
10. Pauzeer
Op kantoor wordt er ook gepauzeerd. En indien er niet expliciet rust genomen wordt, zijn er momenten waar er impliciet gepauzeerd wordt.
Btw ik ben voorstander van pauze. Ook middagpauze. Een broodje eten aan je computer is slecht voor je productiviteit en effectiviteit.
11. Plan persoonlijke activiteiten
Wil je je kinderen afhalen aan school? Zet deze momenten in je agenda. Transparantie vind ik belangrijk.
Waarom zou je je collega’s of verantwoordelijke giswerk laten doen?
12. Maak afspraken met je huisgenoten
Thuis ben je makkelijker bereikbaar voor huisgenoten. Maak afspraken wanneer en wat de redenen kunnen zijn om je te onderbreken.
13. Beheer je energie
Op zich niet anders dan op kantoor. Maar het is toch evidenter om thuis vijf minuten te squaten in plaats van op kantoor.
Tijdens je pauze moment is het goed om fysieke zaken te doen. Bewegen geeft extra mentale energie. De walking desk die op mijn incubatielijst staat blijft een goed idee om te testen.
14. Werk wanneer je veel energie hebt
Verkwist je gouden uren niet. Niet alle uren zijn gelijk. Maak je huisgenoten bewust dat deze uren super waardevol voor je zijn. Behalve in extreme uitzonderingsgevallen mogen ze je onderbreken.
15. Maximaliseer technologie om contact te houden
Vergeet niet dat we sociale wezens zijn en dat we contact nodig hebben. In afzondering werken is productief, maar om ‘sustainable’ te zijn hebben we contact nodig. Gedragsverandering werkt altijd makkelijker in een sociale context. Zorg dus voor regelmatig digitaal contact met je collega’s.
Technologie wordt steeds beter om dat te doen. Kleuters die hun papa of mama op Facetime zien zullen het toestel kussen. Ze maken weinig onderscheid tussen digitaal en analoog.
16. Ga om met het schuldgevoel
Wanneer we iets doen dat buiten het normale is, geeft dat de meesten van ons een schuldgevoel. Dat heeft allemaal te maken met dat zoogdierenbrein van ons. Wanneer onze mentale energie laag is, neemt dat zoogdierenbrein over. Dat zoogdierenbrein wil deel uit maken van een groep. En wanneer collega’s op het werk hun ding doen en jij thuis je werk doet is dat voor dat zoogdierenbrein niet ok. Dan komt dat schuldgevoel bij de meesten van ons bovendrijven. We zitten allemaal in dezelfde boot.
