Heb je ooit al een boek willen schrijven? Of wil je je aantal klanten vergroten? Of heb je jezelf voorgenomen om meer te gaan flossen? Heb je andere projecten die bestaan uit repetitieve gelijkaardige acties die niet lopen zoals je wil?
Succesvolle projecten
De meeste deelnemers aan Master Your Todo list hebben allemaal een project dat ze succesvol naar de finishlijn willen brengen. Een project dat zo belangrijk voor ze is, maar dat niet loopt zoals ze willen. Voor sommigen is dat een Start-to-run die ze succesvol willen afwerken. Voor anderen is dat succesvol een blog opzetten en onderhouden. Voor nog anderen is dat ander gedrag dat ze oppikten tijdens een training, blijven volhouden.
Repetitieve acties
Deze projecten bestaan uit vele malen dezelfde repetitieve activiteiten. Je dient 70.000 woorden te schrijven, 500 klanten te bellen, vijf keer per week te flossen of meerdere keren per week een aantal minuten te gaan lopen.
En wat we daarnaast op ons bord liggen hebben, zijn projecten die bestaan uit verschillende activiteiten.
De mix uit projecten die bestaan uit repetitieve acties en projecten uit steeds dezelfde acties is moeilijk om te beheren. Zeker wanneer je het op dezelfde manier probeert te doen.
Repetitieve doelen
Master worden van je todo lijst is het realiseren van je doelen. Je doelen op korte en lange termijn realiseren, doe je door het afwerken van projecten/taken die je naar je doelen brengen. En door repetieve activiteiten te doen die je naar je doelen brengen.
Je schrijft dat boek alleen wanneer je die 70.000 woorden schrijft. Je gaat de start-to-run alleen maar afwerken wanneer drie maal per week gaat joggen.
Mijn grootvader heeft ooit een herseninfarct gehad. Daarna diende hij te revalideren. Een onderdeel van zijn revalidatie was dagelijks twee maal vijf kilometer fietsen.
Na zijn revalidatie fietste mijn opa nog bijna tweemaal de wereld rond. Hij miste geen enkele keer het fietsen. Weekdag, zondag of feestdag om tien uur en om vijftien uur kon je hem op zijn hometrainer vinden. Zelfs tijdens het wereldkampioenschap voetbal fietste hij op zijn hometrainer voor het scherm. En bijna twintig jaar lang fietste opa dagelijks zijn tien kilometer.
Voorzie de nodige tijd voor je repetieve activiteiten
Mijn grootvader had alle dagen twee maal twintig minuten nodig om zijn tien kilometer te fietsen op zijn hometrainer.
Geen capaciteit hebben, maakt het je onmogelijk om je activiteit te doen.
Bepaal de capaciteit die je nodig hebt. Doe een kleine test om te weten hoeveel tijd je nodig hebt. Hoeveel woorden per minuut schrijf je? Schrijf een blogstukje van 300 woorden. Meet hoelang je daaraan schrijft. Hoeveel tijd heb je dan nodig om dagelijks je vijfhonderd woorden te schrijven?
Bij de start van een nieuwe repetitieve activiteit, maak je een vacuum in je schema.Nieuwe activiteiten komen in de plaats van iets anders. Geen vacuum maken, helpt je niet om je ritme vast te houden. We kunnen niet allemaal fietsen voor de televisie.
Bepaal het ritme voor je activiteiten
Welk ritme wil je aanhouden voor repetitieve activiteiten? Wil je vijf maal per week schrijven, lopen of is driemaal voldoende?
Check of je activiteiten een voorbereiding nodig hebben. Je wil vijf dagen per week drie oude klanten opbellen. Die activiteit heeft een voorbereiding nodig. Je dient wekelijks een klantenlijst te destilleren uit het CRM -systeem. Het niet hebben van die lijst maakt het je moeilijker om dagelijks je drie klanten te bellen.
Beheer je repetitieve activiteiten
Maak het onzichtbare zichtbaar. Maak zichtbaar hoe dikwijls je je repetitieve activiteit uitvoerde. Dat kan via een excel bestand of op een andere manier die bij je past.
In productieprocessen wordt dit de Heijunka box genoemd. Een visuele manier om de opkomende ‘jobs’ zichtbaar te maken.
Maak een ritueel
Een ritueel maken van dagelijks uit te voeren activiteiten helpt om de activiteiten te doen. Door een ritueel installeer je triggers die je activiteiten ondersteunen. Triggers spelen een belangrijke rol bij het starten van een bepaald gedrag.
Don`t break the chain
Dit is een techniek van Jerry Seinfeld. Jerry is een stand-up komiek gekend voor zijn productiviteit. De techniek die hij gebruikt om kwaliteitsgrappen te maken is dagelijks minstens één grap te verzinnen. Om dat visueel te maken had hij in zijn kantoor een jaarkalender. Alle dagen staan in die kalender op één blad. Met een rode marker maakte hij een kruis wanneer hij een grap had geschreven. Seinfelds techniek was de ketting van rode kruisen niet te onderbreken. Don’t break the chain.
