Heb jij ook zo’n last van onderbrekingen? Je gedachten worden onderbroken door een collega die iets komt vragen. Je telefoon rinkelt en je denkproces wordt gestopt. Je werkt aan een offerte en je bedenkt dat je klant Verstrepen nog dient te bellen.
Cognitus interruptus is het onvermogen om een gedachte of een taak af te werken zonder het verlies van focus door de overvloed aan mogelijke onderbrekingen.
Wat was je aan het doen?
Het gevolg van de onderbreking is dat je gedachtentrein of acties onderbroken zijn. Op zich hoeft dat niet dramatisch te zijn. Uiteraard ben je dan minder effectief dan wanneer je in de flow blijft. Het echte gevolg is echter dat je veelal aan de slag gaat met de onderbreking. En dat je ‘vergeet’ waarmee je bezig was.
Je start ‘s morgens aan dossier X. Na vijf telefoontjes, twee klantenvragen en een vraag van je assistente ben je begonnen aan acht extra dossiers. Dossier X is naar de achtergrond verdwenen of helemaal vergeten. En het was wel dringend.
Concentratie
Een balans vinden tussen stimulatie en geconcentreerd zijn is belangrijk voor je als kenniswerker.
Dopamine
Het zoeken van nieuwe informatie geeft in ons brein een activiatie van dopamine. Volgens onderzoeker Kent Berridge is een opiod systeem dat ons plezier geeft en dat anders is dan het dopamine systeem. Omdat ons dopamine systeem constant getriggerd wordt door nieuwe informatie zitten we in een viceuse cirkel en is het makkelijk te begrijpen dat we verslaafd worden aan de zoektocht naar nieuwe informatie.
Grenzen
Je kent de ultieme oplossing. In afzondering gaan. Alle mogelijke externe onderbrekingen worden artificieel buiten gehouden. Je zet je telefoon uit, je gaat compleet off line. Je stelt heel harde grenzen waar de onderbrekingen niet door kunnen.
Tussen wat je nu doet en complete afzondering is er een heel spectrum dat je kan inzetten om je focus te bewaren.
Ze zijn allemaal gebaseerd op grenzen.
“To choose art means to turn one’s back on the world, or at least on certain of its distractions”
– Melvin Maddocks
1. Ga op een andere plaats werken
Sommige plaatsen geven je meer afleidingen dan andere. Zoek de ruimte die je het meest helpt om in flow te blijven. Dat kan een vergaderzaal zijn. Maar dat kan ook een overvolle koffieshop zijn.
Nick Cave huurt een hotelkamer om zijn nieuwe songs te schrijven. J. K. Rowling schreef de Harry Potter saga in een pub.
2. Ruim je bureel op
Visuele afleidingen onderbreken je gedachtentrein. Een bureel dat je constant visule impulsen geeft, leidt je meer af dan je nodig hebt.
Zorg voor een rustgevende omgeving zodat je brein zich kan concentreren op de taak die voor je ligt.
3. Zet de telefoon een paar uur uit
Je telefoon haalt je uit je concentratie. Je kan niet zelf kiezen wanneer je een oproep gaat krijgen. De enige manier om daar controle over te hebben is je telefoon enige uren uit te zetten. Je doet dit wanneer je een grote focus nodig hebt.
4. Schakel de Weapons of Mass Distractions uit
De meeste emailprogramma’s waarschuwen je wanneer een nieuw bericht hebt. De waarschuwing kan visueel, auditief of een combinatie van beide zijn. Zet alle signalen uit. De magnetische kracht van je inbox wordt versterkt door die signalen.
Wanneer je mailprogramma controle heeft over jouw gedrag, leidt dat meerdere keren per dag tot cognitus interruptus. Zorg ervoor dat jij meester bent van je mailbox. Zet alle push-meldingen uit op je smartphone.
5. Maak afspraken met collega’s
Het programma skype heeft 4 beschikbaarheidscodes
- Online – iedereen mag je om het even wanneer bellen
- Weg – iedereen kan berichten nalaten
- Niet storen – je wilt niet gestoord worden en alle berichten worden tegengehouden
- Onzichtbaar – jij wil kunnen bellen en wil niet gebeld worden.
Spreek met je collega’s deze beschikbaarheden af.
6. Zet het geluid van de hele wereld uit
Een volle ruimte met groepjes mensen die door mekaar praten kan nogal vermoeiend zijn. Heb je soms ook nood om de volumeknop naar links te draaien? Dat kan door bevoorbeeld een noise cancelling headphone van Bose. Je zet de headphone aan en de wereld wordt enkele decibels stiller. Zalig.
7. Haal die gedachten uit je hoofd
Je onderbreekt je eigen gedachtentrein door aan andere zaken te denken. Schrijf die onderbreking op. Je dient nog iemand te bellen. Ofwel onmiddellijk in je betrouwbaar systeem ofwel tijdelijk in je verzamelbox.
Doe op regelmatige basis een minddump. Je kan daarvoor het overzicht gebruiken welke je hier vind.
8. Geeft jezelf een proces om onderbrekingen om te gaan
Wat als er toch onderbrekingen zijn?
Ken je de website IFTTT? Check het zeker uit wanneer je je sociale media aanwezigheid wil stroomlijnen. IFTTT staat voor if this than that. Het laat je bijvoorbeeld toe om iets te twitteren en dat ook op je facebook-pagina te posten.
Dit concept helpt je ook om met onderbrekingen om te gaan. Ben je de draad kwijt? Geen erg, dat was de bedoeling.
Als er een onderbreking is, bepaal dan of de onderbreking belangrijker is dan je huidig werk.
Indien de onderbreking belangrijker is dan zorg je voor een reminder waar je was bij je huidig werk. En dan ga je aan de slag met onderbreking. Daarna keer je terug naar de reminder waar je was voor je onderbroken was.
Wanneer de onderbreking minder belangrijk was, schrijf je een reminder op. Je gooit die reminder in je verzamelsysteem. Op regelmatige tijden voeg je die reminders toe aan je betrouwbaar systeem.
