“Blurred” line tussen professioneel en privé leven
Als kennis- of informatiewerker is het mogelijk overal te werken. Je kent dat wel: je staat langs de zijlijn op de wedstrijd van je zoon of dochter, en voelt een email binnenkomen op je smartphone. Een seconde later, sta je met je smartphone in de hand met één oog naar de wedstrijd te kijken, met het ander oog het emailtje te lezen van je baas. Je baas die op een zaterdagnamiddag nog wat taken aan het afwerken is. Bazen sturen emails op de meest vreemde momenten.
Je bent aan het wachten aan de check-out van de supermarkt. En yep, ook daar kan je emails checken op je smartphone. Je bent toch aan het wachten. Hé, dat is anders toch tijdverlies. Dat wel, maar je las een mailtje dat de gehele namiddag in je hoofd blijft spoken en je humeur zwaar beïnvloedt. En niet op een goede manier.
De lijn tussen werk en privé is de laatste jaren steeds maar minder duidelijk geworden. Technologie geeft ons de mogelijkheid om overal met het werk bezig te zijn.
En als je bent zoals veel van de deelnemers aan onze workshops, is het gevoel dat ook privé, de lefgozers van je tijd, energie en aandacht krijgen, heel herkenbaar. En tegelijk zo bijzonder pijnlijk.
Iedereen zou liever meer tijd doorbrengen met de mensen die ze graag zien. Minder hoor ik nooit iemand zeggen.
Eén van de zaken waar mensen spijt over hebben aan het einde van hun leven, heeft met de balans tussen werk en privé te maken.
Meester van je todo lijst
Stel je eens voor dat je het gevoel hebt, dat de domeinen die belangrijk voor je zijn, de nodige aandacht en tijd krijgen. Hoe zou dat voor je voelen op het eind van het jaar?
Zal ik het je zeggen? Alsof je eindelijk meester bent van je todo lijst.
I am the master of my fate
I am the captain of my soul
(William Ernest Henley – Invictus)
Dat geweldige gevoel dat zowel je privé interesses als je professionele interesses aan hun trekken gekomen zijn.
Vrijheid vs verantwoordelijkheid
Technologie helpt ons geweldig aan de nodige flexibiliteit. En keuze hebben is een immens voordeel. We kunnen ons leven inrichten naar hoe wij het graag zouden hebben. (Sorry voor werknemers, maar ondernemers hebben nog net iets meer mogelijkheden voor de inrichting van hun leven).
Flexibiliteit geeft ons vrijheid. Met vrijheid komt tevens verantwoordelijkheid: we kunnen immers altijd en overal werken.
Het wegvallen van de structuur wanneer informatie beschikbaar is, doet ons de das om wanneer we die verantwoordelijkheid niet zelf opnemen. Het grappige is dat vrijheid alleen geen vrijheid creëert. Dat brein van ons weet je wel.
Teveel keuze werkt tegen. Mooi beschreven door Barry Swartz in zijn boek de Paradox of choice.
Entropie
Je work/ life balans installeren en managen is geen eenmalige actie. Anders zou het ook geen balans zijn. Balans is anders dan evenwicht. Een evenwicht staat stil. Een balans is altijd in beweging.
Weet dat wanneer je iets aandacht, tijd en energie geeft, al de andere zaken beginnen te leiden aan entropie.Entropie is geen vuile ziekte. Entropie is de tweede wet van thermodynamica: in een geïsoleerd systeem neemt de chaos toe.
(Btw: Entropia is één van mijn favoriete albums van één van mijn all-time favoriet bands Pain of Salvation).
Vrij vertaald: “alles wat geen onderhoud krijgt, gaat achteruit!”
Concentratie op dat ene ding, zorgt er voor dat al het ander stilletjes aan naar chaos gaat.
Wanneer je slechts één keer per dag naar je inbox gaat om je vijf lijsten te updaten, is je inbox tijdelijk leeg. Maar na een uur zijn er in je inbox al nieuwe mails gevallen. En de volgende uren vallen er nog wat extra in. Hoe langer je wacht, hoe meer onderhoud je zal hebben aan je inbox. Je weet dat je na een vakantie van drie weken duizend emails te verwerken zal hebben.
Wanneer je de volgende dag opnieuw je inbox leeg maakt en je denkwerk aan je lijsten toevoegt, ga je in feite de chaos in je inbox opruimen. Tijdelijk, want daarna ga je je concentreren op het afwerken van acties uit je actielijst van deze week of ad hoc werk doen. En opnieuw vallen er emails in je inbox. Het proces herhaalt zich bijna elke dag.
- Inbox leeg
- Emails in je inbox = entropie/chaos
- Inbox leeg
Leer vrede te nemen met de wet van entropie. Het is een natuurwet. Wanneer je dochter haar kamer nooit opruimt omdat ze liever speelt, wordt het chaos. Wanneer jij je concentreert op je werk, leidt je persoonlijk leven aan entropie. Of omgekeerd wanneer je concentreert op je persoonlijk leven wordt je werk wat meer chaos.
7 tips die je helpen:
1. Bepaal de capaciteit die je wil spenderen aan je werk
Door het bepalen van de tijd die je wil/kan spenderen aan werk creëer je een gevoel van schaarste. Alle goeie marketeers weten dat schaarste een waardevol middel is. Schaarste helpt de klant om in actie te schieten.
Als je het gevoel hebt dat je te weinig tijd hebt, ga je anders om met je tijd. Kijk maar naar een dag die al goed volgepland staat in je agenda. Misschien zeg je het dan wel: “Ik heb geen tijd te verliezen vandaag.”
Momenten waar je geen andere acties kan/wil doen zijn geen capaciteit.
- Je voert je zoon naar school. Dat is geen capaciteit meer.
- Je hebt een meeting met een klant. Dat is geen capaciteit meer.
Je bepaalt door je capaciteit van deze week de grootte van je actielijst voor deze week. Hou daarbij nog ruimte over voor de andere zaken in je leven. Je hebt ruimte (tijd, energie en aandacht) nodig voor andere zaken die je belangrijk vind. Andere zaken die je aandacht en energie zullen voeden zodat je werk kan doen. Werk is niet alleen professioneel werk maar ook de acties die ik dien te doen voor de projecten thuis of in de vrijwillersorganisatie.
2. Creëer zones waar je niet kan onderbroken worden
Dan Kennedy heeft het in zijn boek No BS-timemanagement voor entrepreneurs het gezegde: Als ze je niet kunnen onderbreken, kunnen ze je niet onderbreken.
Geconcentreerd kunnen zijn is een basisrecht. Ik vind dat we dat moeten toevoegen aan de rechten van de mens.
Als ze je niet kunnen vinden, is de kans groter dat je geconcentreerd kan zijn. Als je dan nog onderbroken wordt, ben jij zelf waarschijnlijk de onderbreker. Je onderbreekt jezelf doordat je brein je een reminder geeft aan een andere taak dan degene die je aan het doen was. Je hebt nog geen leeg hoofd. Of je betrouwt je (nieuwe) systeem nog niet.
3. Deconnecteer!
Met de huidige technologie is het mogelijk om altijd ON te staan. Je bent altijd bereikbaar en dat heeft een kostprijs. Wanneer je bereid bent om die prijs te betalen is dat ok.
De zegswijze ‘Self-inflicted ADD’ vind ik een mooie omschrijving. Onze aandacht wordt zo versnipperd dat zelfs wanneer we iets of iemand aandacht geven dit niet voor de volle 100% is, zelfs geen 80%.
Altijd geconnecteerd zijn, scheurt je aandacht aan stukken. Bouw momenten in waar je geconnecteerd bent en momenten waar je niet geconnecteerd bent.
4. Verduidelijk je MO
Geweldig afkorting: MO= Modus Operandi. Verduidelijk hoe je werkt en hoe je niet werkt. Beheer de verwachtingen.
Waar ga je van uit wanneer je op iemand zijn voicemail een bericht laat? Dat die persoon naar je bericht luistert? Nochtans zegt 1 op de 2 keer die persoon dat hij nog niet geluisterd heeft wanneer hij je terugbelt. In dit geval moet nog eens extratijd steken in het opnieuw vertellen van je verhaal. Verkeerd gemanagede verwachtingen kosten extratijd.
Maak bijvoorbeeld duidelijk wanneer je email doet en wanneer niet. Dat maakt het makkelijker om te deconnecteren. Je geeft daardoor jezelf toestemming om op zaterdag geen emails te lezen, om maar 2 keer per dag je emails te lezen, enz.
5. Neem voldoende rust
Voldoende rust zorgt voor meer mentale energie zodat je meer bewuste keuzes kan maken. Wanneer je mentale energie te laag is, wordt het moeilijk om aan de verleidingen van technologie te weerstaan. De balans helt dan over naar het werk, terwijl je meer op je privé wou richten.
6. Bereid de komende week voor
Elke week onderhoud doen aan je lijsten, vermijdt dat ze chaos worden. Elke week je ideale week voorbereiden, zorgt dat de entropie die tijdens de week ontstaat, wordt hersteld.
7. Doe niet meer wat je niet moet doen
Klinkt nogal logisch. Als we geen referentiepunt hebben, dat we regelmatig kunnen checken, vergeten we nogal snel wat we niet meer gaan doen.
Een ‘not todo lijst’ is een mooie aanvulling op de vijf lijsten uit de Master your Todo methodiek.
Trackbacks/Pingbacks