Veel deelnemers aan de workshops van ExtraTijd worstelen met volgende keuze : digitaal of papier. Misschien voel je dat ook zo. Papier werkt makkelijk maar is dat nog van deze tijd? Digitaal is toch de vooruitgang. De telefoon die je collega heeft, bevat een gloednieuwe app om lijstjes te beheren. En toch blijf je twijfelen over digitaal of papier.

Elegant

Een elegant systeem om je hoofd leeg te houden is het summum. Een bij jou passend systeem is zalig. Je dumpt er zaken die je nog moet of zou willen doen. Eenmaal gedumpt kan je het loslaten.

Je hoeft geen mentale energie te gebruiken om jezelf er aan te herinneren dat je nog iets dient te doen. Wanneer je naar je elegante systeem kijkt, word je daar wel aan herinnerd. En of dat papier of digitaal is maakt niks uit, als het maar bij jou past.

Meerdere keuzes

Meester worden van je todo -lijsten bestaat uit vier stappen:  Verzamelen, Verwerken, Herbekijken en Doen. Voor de eerste drie stadia heb je tools nodig. Die tools vormen samen je elegante systeem. Je systeem moet niet helemaal digitaal of helemaal papier te zijn. De meeste systemen zijn een mengvorm.

Elegante modules

Ga denken in modules. Je hebt de verzamelmodule, de verwerkmodule en de herbekijkmodule.

1. Verzamelmodule

Je verzameltools zijn zowel digitaal als papier. Het businesskaartje dat je kreeg, zal je niet onmiddellijk processen. Stop het businesskaartje weg in de inbox (een mapje in je tas) die je altijd bij je hebt.

De notes op je smartphone zijn de digitale versie van de post-its.

Beperk je aantal verzameltools en verzamelplaatsen. Teveel verzamelmanieren verhogen de complexiteit van je systeem.

2. Processmodule

Verwerk de inhoud van je verzameltools dagelijks.  Process alle items. Stop het resultaat in één van je vijf lijstjes. Die lijstjes bewaar je in een digitale of papieren tool. Die tool is je processmodule.

3. Herbekijkmodule

Gebruik de items uit je processtool om je reminders te geven over je zou kunnen doen.

Zitten je reminders in een papieren systeem dan zal je herbekijkmodule ook papier zijn.

Wanneer je processtool digitaal is, dan heb je nog keuze om je lijstjes af te drukken of niet

Stel je modules samen hoe jij het makkelijkst werkt.

Je systeem zal af en toe veranderen omdat jij niet dezelfde blijft. Hou je systeem elegant. Op die manier kost het minste moeite.

Voordelen van papier en digitaal

Papier

• Goedkoop
• Altijd beschikbaar
• Heeft geen voeding nodig
• Geen synchronisatieproblemen
• Is zichtbaarder dan digitaal
• Gemakkelijk om aan te passen
• Je blijft weg van je computer
• Makkelijk mee te nemen en te gebruiken in vergaderingen

Digitaal

• Meer sorteermogelijkheden
• Makkelijk om relatie te leggen tussen acties en je masterlijst
• Veel minder herschrijven
• Neemt minder plaats in
• Meer mogelijkheden voor foto’s of extra documenten

Beschrijf je verzamelmodule, processmodule en herbekijkmodule. Dat geeft je inzicht in verbeteringen voor je systeem.