Turf je onderbrekingen
Hoe dikwijls word je onderbroken gedurende je dag?
Durfde je het al aan om dit te turven?
Trek eens een streepje, iedere keer als je aandacht gehackt wordt door een collega, je baas, door (potentiële) klanten, door leveranciers,…. Via de telefoon, via Twitter, instant messaging, via een intern afroepsysteem of via direct contact.
Hoe krijg je in godsnaam nog zaken gedaan zonder fouten te maken?
Het strafste dat ik zelf al meemaakte, was wanneer ik bij een ondernemer in een meeting zat. Die meeting was ruim een maand op voorhand gepland. Maar na tien minuten wordt er op de deur geklopt. Eén van de medewerkers van de ondernemer komt binnen en zegt: “Ik heb je een e-mail gestuurd. Kun je er even naar kijken?”. En hij duwt een print-out onder de neus van de ondernemer.
Zo’n onderbreking gebeurt niet één keer tijdens je dag maar vaak meerdere keren per uur.
Onderbrekingen gestopt
In een ideale wereld word je niet onderbroken wanneer je je werk doet.
Zeker niet wanneer je je volledige concentratie nodig hebt om ‘geweldig werk’ af te leveren. ‘Geweldig werk’ krijg je wanneer je zoveel mogelijk waarde toevoegt.
Onderbrekingscultuur
We leven in een maatschappij waarin het de norm is dat je elkaar onderbreekt.
Met desastreuze gevolgen voor ons kenniswerk. We worden gedwongen om continu onze aandacht te verleggen. Als we dan geen goede methodiek hebben, zijn we er nooit meer zeker van dat we wel aan de juiste prioriteiten werken. Het lijkt dan alsof het werk nooit meer stopt.
Constante onderbrekingen verlagen onze IQ met meer dan tien punten. Dat is reeds bewezen aan de Universiteit van London in 2005.
Diep aandachtswerk
Nochtans, er zijn van die momenten dat we ons volledige IQ wel kunnen gebruiken.
Wat leer je van een notariskantoor om dit op te lossen?
De meeste notariskantoren waar ik al mee werkte, werken één of meerdere halve dagen met gesloten deuren. Zelfs mijn accountant start er volgende week ook mee. En gelijk heeft hij.
Dat betekent dat de buitenwereld wordt tegengehouden. Er worden geen telefoons aangenomen of je komt niet binnen zonder afspraak. De medewerkers van de notaris werken ongestoord hun dossiers af.
Een soortgelijke praktijk kunnen de meeste bedrijven wel gebruiken om hun productiviteit te verhogen, hun foutenlast te verkleinen en hun medewerkers te beschermen tegen burn-out.
Ik ben ervan overtuigd dat hun marge substantieel omhoog zal gaan wanneer medewerkers het mandaat krijgen om twee dagen geconcentreerd te werken. Geen onderbrekingen, niet extern en niet intern.
Geen
Met ExtraTijd richten we ons vooral op het individu. Meesterschap van je to-do lijst gaat over persoonlijke effectiviteit. Je hoeft als individu niet te wachten op je collega’s of je organisatie.
Maar het zou natuurlijk wel makkelijker zijn als je organisatie een stukje zou helpen.
Er zijn oplossingen, technieken, strategieën te bedenken om persoonlijke productiviteit te vergroten
- via het individuele niveau
- via het teamniveau en/of
- op organisatieniveau.
Tijdens de workshops Master Your Todo list horen we steeds dat als deelnemers geconcentreerder konden werken, ze meer werk gedaan krijgen. En dat klopt, want het kost bij elke onderbreking tijd om terug te gaan naar waar je mee bezig was.
Daarom dat onze workshop opgebouwd is rond het maken, beschermen en nakomen van je prioriteiten.
Weet je waarom?
Omdat meer werken niet DE manier is. Meer werken om doelen te bereiken, die je in eerste instantie niet wou bereiken, is een verloren gebruik van je beperkte middelen. Nee, je moet zorgen dat je binnen je mogelijkheden de resultaten behaalt die je voor jezelf had vooropgesteld.
Voilà, het is eruit.
Maar zijn er dan geen momenten waarbij je kan onderbroken worden?
Tuurlijk wel.
In kenniswerk kan je een onderverdeling maken volgens de hoeveelheid concentratie die je nodig hebt of met andere woorden: de hoeveelheid ononderbroken aandacht.
Je hebt werk:
- met een lage vereiste voor aandacht of laag ‘aandachtswerk’
- medium aandachtswerk
- diep aandachtswerk.
Alle kennisjobs bevatten een mix van laag, medium en diep aandachtswerk.
Bij laag aandachtswerk is het geen drama wanneer je onderbroken wordt. Het wil niet zeggen dat het plezant is, maar je pikt de draad op. Dat is wanneer je een draad hebt. Met je kenniswerk is dat niet automatisch.
De grootste waarde voor jezelf of voor de organisatie krijg je wanneer je diep aandachtswerk doet.
- Je werkt dan aan de productiviteit in plaats van productief te zijn.
- Je werkt een schitterend idee uit waarmee je organisatie tonnen zal besparen of verdienen
- Je bedenkt oplossingen voor aanslepende problemen
- Je doet creatief werk
Alleen wanneer je daar niet meer toe komt, verschraalt de productiviteit ook van jou als individuele kenniswerker. Om diep aandachtswerk te doen, heb je langdurige concentratie nodig.
Als individuele kenniswerkers geen diep aandachtswerk meer kunnen doen, lijdt de organisatie daar ook onder.
Diep kenniswerk doen wanneer je nog net genoeg aandacht hebt om laag aandachtswerk aan te kunnen, is een recept voor:
- Fouten en gemiste opportuniteiten
- Minder productiviteit
- Burn-out omdat de arbeidsvreugde daalt
Daarom moeten de bedrijven het voorbeeld van de notarissen volgen en gedurende twee dagen van de week hun medewerkers het mandaat geven om geconcentreerd diep kenniswerk te doen.
Een mandaat om interne en externe onderbrekingen te negeren.
Je krijgt er een organisatie voor in de plaats die niet alleen overleeft maar ook floreert.
Stel dat we dat collectief in Vlaanderen en Nederland zouden invoeren, onze landen zouden op slag minder druk worden.
Ja ik doe mee.
Hoi Els,
dank je wel.