De voorbije zes maand ben ik vreemdgegaan. Twee keer zelfs.
Niet bij Sylvianne. Maar bij mijn geprefereerde task-manager Outlook.
Ik heb gedurende zes maand twee andere task-managers gebruikt. Tijdelijk heb ik naast Outlook gedurende twee keer drie maanden een poging gedaan om Todo-ist en Omnifocus te gaan gebruiken.
Waarom tijdelijk?
- Omdat het overgrote deel van onze klanten Outlook van Microsoft gebruikt. En omdat we willen tonen dat onze methodiek zeker kan in het programma van Microsoft.
- In grotere organisaties is het in gebruik nemen van extra software ofwel onmogelijk ofwel een groot project op je Masterlijst.
Spoiler Allert
ik vind Outlook nog steeds de beste taskmanager om mijn persoonlijke prioriteiten en acties te organiseren.
Een aantal reden van de test:
- Ik zag geen vooruitgang meer in hoe ik Outlook gebruikte. Vooruitgang is voor mij een belangrijke manier om goesting te houden en energie en enthousiasme te creëren.
- Een aantal van onze klanten gebruikt Mac en Outlook is daarop echt een ander programma. Ik wil graag voorbeelden kunnen geven uit mijn eigen ervaring.
- Ik hoorde en las enthousiaste reacties over de beide task-managers. Ik voelde een morele verplichting als expert persoonlijke effectiviteit om deze te testen.
Todo-ist is een eenvoudiger programma dan Omnifocus. Om te starten vind ik een eenvoudigere tool altijd beter. Ik dreig mezelf te verliezen in alle mogelijke features die in het begin nog geen nut hebben.
Beide programma’s hebben uiteraard een inbox. De plaats waar je nieuwe potentiele todo’s in verzamelt.
Zowel in Todo-ist als in Omnifocus kan je via een ‘geheim’ e-mailadres mailen naar je inbox. Dat is makkelijk. Het maakt het toevoegen van taken uit e-mails makkelijker. Ook goed dat het geheim emailadres is, je wil immers niet dat iemand iets in je inbox van je taskmanager kan gooien.
Geheim e-mailadres
In beide programma’s kan je projecten maken. Die projecten kunnen je acties bevatten die je moet doen om de finishlijn van dat project te bereiken. In todoist kan je een geheim e-mailadres maken voor elk project. Een handigheid. Ik krijg een mail van Sumo (het programma dat we gebruiken om pop-ups te maken). Ik wil daar deze week niks mee doen. Het is dus een incubatie item bij het project: website johandhaeseleer.com. In Todoist is het makkelijker om die toekomstige actie te organiseren dan in Omni-focus. In Omnifocus moet je dat eerst naar de inbox sturen en daarna verslepen naar het project. In Todo-ist mail je naar het geheime mailadres van het desbetreffende project.
Beiden task-managers maken het mogelijk om een overzicht te houden van alle acties in je verschillende projecten. Zowel de acties die je nog moet doen als de acties die je reeds deed.
Door labels (Todo-ist) en contexten (Omnifocus) is het mogelijk om sublijsten maken in je vier hoofdlijsten. Maar ook de vier hoofdlijsten moet jezelf maken. In Todo-ist kan je via een (zelf te definiëren) filter een soort bevraging doen op je lijsten. Bvb geef me alle wachten-op (label) over al mijn projecten.
In beide programma’s heb je ook een soort prioriteit. (Een pre-gedefinieerd label of context)
Omnifocus heeft een feature waarmee je kalender kan binnenhalen. Maar ik slaagde er niet in om mijn Office365 kalender te koppelen. In Todo-ist is het niet mogelijk om je kalender te kopiëren naar deze taskmanager.
Ik vind het zelf een gemis dat ik via een andere app mijn aandacht moet leggen op de “moetens”. De moetens staan in ons proces van Master Your Todo list in de kalender.
Omnifocus werkt alleen in het ecosysteem van Apple. Todo ist werkt op alle platformen. De laatste heeft een aantal plugins waardoor het makkelijker wordt om e-mails vanuit je Outlook of Gmail toe te voegen aan Todo-ist.
Omnifocus laat je toe om aan acties je inschatting van de nodige tijd aan toe te voegen. Ik had gehoopt dat ik kon vragen aan Omnifocus geef mij de totale tijd van deze twaalf acties. Dat is niet mogelijk. Het toevoegen van je schatting helpt alleen om een inschatting te maken of het belangrijk genoeg is.
Wanneer ik de twee tools vergelijk, gaat mijn voorkeur uit naar Todo-ist. Eenvoud, alle platformen, makkelijker zaken toevoegen.
In mijn eigen implementatie in Outlook is er en mogelijkheid om sleepwerk en plakken van categorieën door Outlook zelf te laten doen. (Ik stuur mezelf mailtjes met code woorden, die door Outlook op de juiste lijst gezet worden) Ik vind dat belangrijk omdat ik zo weinig mogelijk tijd en energie wil spenderen aan het organiseren van mijn prioriteiten. Die automatisatie mogelijkheid is niet voorhanden in één van de twee implementaties.
Vernieuwde goesting
Na zes maand blijkt het gras aan de overkant niet groener te zijn. Integendeel ik vind onze implementatie in Outlook makkelijker en vooral makkelijker aanpasbaar. Mijn vergelijking is niet honderd percent eerlijk. Ik heb al veel meer tijd, energie en aandacht geïnvesteerd in Outlook dan bijvoorbeeld in Todo ist. Geen geld want de taskmanager krijg je er gewoon bij met Outlook.
Na zes maand ben ik terug bij Outlook met een nieuwe goesting.
Ik heb een aanpassing gemaakt aan mijn implementatie. Ik wil experimenteren met het overzicht houden op de afgewerkte taken en de incuberende taken bij een project. De idee van naar je project te kunnen mailen vond ik topidee in Todo-ist.
Ik heb dat bijna helemaal nagemaakt in OneNote. Een van mijn notebooks in OneNote heeft de naam Masterlijst jodha. De secties in dit notebook zijn mijn verantwoordelijkheden.
Indien je het nu hoort donderden in Keulen moet je zeker OneNote een testdrive geven. Het is het beste programma uit de Microsoft portfolio. Of je schrijft je in voor onze workshop OneNote to the Rescue.
Binnen de verschillende secties zijn er pagina’s die mijn lopende projecten benoemen.
Wanneer je OneNote gebruikt kan je naar OneNote mailen (via me@onenote.com). Je moet via (link) het email adres waarmee je iets naar je notebook wil sturen toevoegen. Je selecteert ook het notebook waarin je e-mails willen laten terecht komen. Stel dat een van je secties de naam heeft: sport. Dan kan je door een email te sturen naar me@onenote.com en op het einde van de onderwerpslijn @sport toe te voegen, de email automatisch als een pagina toevoegen aan de sectie sport. (Bijna de idee van todo -ist met het geheime project-e-mailadres)
Hoe krijg ik de taak dan op mijn todo-lijst in Outlook. In OneNote kan je een vlagje zetten aan een paragraaf. Jawel dezelfde vlagjes die ook in Outlook aan een mail kan zetten. Door het vlagje wordt de actie zichtbaar in de todo-lijst.
Ik gebruik de categorieën (de kleurtjes) van Outlook om mijn 4 lijsten en hun sublijsten te maken. Voorlopig (ik hoop dat Microsoft dat ooit aanpast) kan ik nog geen categorieën zetten op de vlagjes in OneNote. Ik moet de ongecategoriseerde todo naar de juiste categorie slepen in Outlook.
Het testen van de twee applicaties heeft me geholpen om mijn implementatie in Outlook te verbeteren. Het helpt mij en ik ben er zeker van dat het ook een aantal van onze klanten zal helpen.
Ps : het project vier task-managers testen in 2018 wordt afgesloten. Ik ga mijn tijd, energie, aandacht voor iets anders gebruiken.
