Voor de meesten onder ons, is het een uitdaging om je niet te laten wegduwen van je doelen. Hoeveel keer zeg je niet ‘ja’ als je eigenlijk ‘nee’ moet of wil zeggen? Die ‘ja’ kost je tijd én fysieke en mentale energie, dus drie van je beperkte middelen.

Je herkent het vast? “Kan je dat even doen? Het kost maar twee minuten?” Tuurlijk! Twee minuten om het te komen vragen, zeker?!

Met als gevolg dat je alles laat vallen of dat je iets extra op je Todo lijst hebt.

Waarom kunnen we zo slecht nee zeggen tegen iets of iemand die onze aandacht en tijd pakt?

Zet je beperkte middelen strategisch in

Je doelen halen door zo weinig mogelijk te investeren en je beperkte middelen (tijd, energie, aandacht en money), zo weinig mogelijk inzetten is een sleutel tot extra tijd in je leven en tot extra leven in je tijd.

Willen we dat nou niet allemaal?

Het omgekeerde: minder tijd in je leven of minder leven in je tijd, is in ieder geval geen optie.

Je zorgt voor extra tijd en extra leven als je systematisch acties doet die je naar je doelen brengt.

Je brein zet je een hak

We springen allemaal nogal kwistig om met ‘Ja’. Het is gemakkelijker en het klinkt beter.

Maar dat is nog geen reden om je eigen effectiviteit in het gedrang te brengen. De meesten van ons zitten echter in hetzelfde schuitje.

In onze evolutie als soort was samenwerken een belangrijke strategie om te overleven. Probeer maar eens op je eentje een mammoet te overmeesteren. Onze voorvaderen moesten wel samenwerken.

Ons zoogdierenbrein hecht veel belang aan het opbouwen van sociaal kapitaal of sociale relaties. Wanneer ons zoogdierenbrein beslist, dan zeggen we heel makkelijk ‘ja’. Want dan bouwen we immers sociaal kapitaal op. Ik doe iets voor jou en daarna doe jij iets voor mij.

Het kost ons op dat moment meer moeite om nee te zeggen. Als bovendien onze mentale energie niet voldoende is om de neocortex te voeden, dan neemt het zoogdierenbrein het over.

Geen zorgen, het is dus volstrekt normaal als ook jij het moeilijk hebt met ‘nee’ zeggen.

En weg is onze effectiviteit.

Gefundeerd ja

Het geheim om effectiever te worden en om extra tijd te bekomen? Zeg minder ‘ja’.

Want het houdt ons weg van wat we willen realiseren. Het kost ons extra uren of we bereiken niet wat we willen bereiken.

Stel: Je buurman vraagt je honderd euro zodat hij iemand kan betalen om een klusje bij hem thuis op te knappen of hij vraagt je om even te helpen op zaterdagvoormiddag.

Op welke vraag antwoord jij bevestigend? Ook op de tweede?

Het voelt anders aan om geld uit te geven dan om tijd uit te delen. Geld geven aan iemand doen we minder snel dan aan diezelfde persoon een deel van je tijd te geven.

Ik vind dat raar. Vooral omdat je tijd doorgaans beperkter is dan je geld. Eigenlijk moet je dus omzichtiger met je tijd omspringen. Waarom voelt het dan toch anders aan? Je kan geld juister kwantificeren en naar waarde schatten. Met tijd is dit veel moeilijker. Daarbovenop is de hoeveelheid tijd die je ter beschikking hebt ook minder duidelijk en meer rekbaar.

Hoe vergelijk je iets dat niet te vergelijken is? Ook onze neocortex probeert niet meer om deze vergelijking op te lossen. We laten het dus over aan ons zoogdierenbrein.

De meeste kenniswerkers die ik tegenkom, vertellen me dat ze toch zo moeilijk nee kunnen zeggen. Als klap op de vuurpijl volgt meestal: “Dat is altijd zo geweest”.

Prioriteit nummer 1 dus om aan te pakken. De verhalen die we onszelf vertellen, bepalen ons gedrag.

Denken dat je geen nee kan zeggen, is een leugen.

Door bevestigend te antwoorden op extra vragen, ontken je de eigen prioriteiten.

Het is meer een kwestie van niet kunnen of niet willen. Het gaat over mentale energie, over toestemming geven of over geen duidelijke doelen en prioriteiten stellen.

Tussen haakjes: Als je een bepaald gedrag op één bepaalde locatie of tijdstip kan, is het makkelijk om dat gedrag te dupliceren op een ander domein. Makkelijker dan wanneer je het helemaal niet kan.

Probleem nr. 1: geen prioriteiten of doelen hebben.

Ik sprak deze week met een klant die ik persoonlijk begeleid om effectiever te worden. Karel zei: ik ben vorige week ziek geweest en heb mijn ideale week (de prioriteiten voor deze week) niet bepaald.

Karel vertelde dat hij die week gewoonweg geen controle had en dat hij in een ‘reactive mode’ zat de voorbije week.

Ziek zijn, kost je natuurlijk mentale energie en dan is je prioriteiten bepalen niet de makkelijkste taak.

Het ontbreken van doelen, verder dan de horizon van een week, maakt het je moeilijk om aan de acties van je actielijst of je masterlijst vast te houden.

Probleem nr. 2: laag energiepeil 

Wanneer je mentale energie te laag is om nee te zeggen en je zoogdierenbrein het dus overneemt, maak je een aanslag op je effectiviteit.

Zorgzaam omspringen met je mentale energie is de sleutel om bewuster te werken aan je doelen en je prioriteiten.

Eén van de strategieën: minder nutteloze beslissingen nemen doorheen de dag.

Het batchen van het denkwerk over je emails is één van de principes die daarom onderdeel uitmaakt van de Master Your Todo list methodiek.

Gedurende de dag kan je je mentale energie hoog houden door regelmatig een fysieke pauze te nemen. De Pomodoretechniek is daarvoor mijn geprefereerde aanpak.

Probleem nr. 3: jezelf toestemming geven

Resultaat =   Kunnen, willen en mogen.

Check de verhalen die je aan jezelf vertelt wanneer je ja zegt maar eigenlijk nee bedoelt. Wanneer geef je toestemming aan jezelf?

Vier mogelijkheden:

1. Ik voel me schuldig als ik hier nee op zeg
2. Ik wil niemand teleurstellen dus ik zeg: “Ja”
3. Ik wil iemand een plezier doen dus ik zeg: “Ja”
4. Als ik nee zeg, kan ik niks terug vragen

Het zijn verhalen die we onszelf wijs maken omdat we willen rationaliseren waarom er opnieuw een ja klonk. Het is niet noodzakelijk de waarheid. We zoeken als het ware een excuus.

Die excuses boven water krijgen, is een eerste stap om je verhaal te herschrijven. Daarom dat ik dagelijks in mijn journal schrijf.

Een andere techniek die bij mij werkt, is uitstel van beslissing vragen. Zeker wanneer je voelt dat je mentale energie te laag is om weerstand te bieden, is het opportuun om bedenktijd te vragen. Het is makkelijker om je eigen prioriteiten te verdedigen als je bij een opgeladen batterij de beslissing neemt.

Probleem nr. 4: toestemming krijgen van anderen

Toen ik werkvereenvoudiger was voor Colruyt, werkten Dirk en ik samen voor Theo. Theo was onze verkoopdirecteur. Theo had het imago van autoritair te zijn. Vooral wanneer je hem niet kende, kwam hij soms autoritair over.

Dirk en ik grapten weleens onder elkaar: “Als Theo zegt: “Spring”, dan vraag je hoe hoog?”.

Autoriteit is meestal een reden om af te wijken van je prioriteit. En ook dat is vaak een excuus want het is niet noodzakelijk correct. Je kon Theo ook overtuigen dat springen op dat moment niet altijd het juiste was.

Hoe vermoord jij je effectiviteit?