Weet jij ook niet goed hoe je emails en je taken in Outlook van Microsoft kan beheren?

Nee, je bent absoluut niet de enige.

Een zevental jaar geleden gebruikte ik Outlook niet. Ik gebruikte mail van Apple en een takenmanager met de naam Things. Een groot deel van onze klanten gebruiken echter de gebruikelijke programma’s op hun computer nl de software van Microsoft. Outlook, Word, Excel en niet op een Apple maar op een pc. En dat was een deel van mijn en hun frustratie.

Mijn klanten zagen mij “Things” gebruiken tijdens de opleiding Master Your Todo list.Things is een zeer goede takenmanager. Mijn klanten gebruikten mijn gebruik van Things om te zeggen dat het voor mij wel makkelijk was. Ik had goede software. En vooral omdat zij dat niet kregen van hun ICT-afdeling.

Mijn frustratie kwam omdat ik geloof dat de tool niet zoveel uitmaakt. Wanneer je het proces hebt, kan je elke tool elegant maken. Wat ik toen nog niet wist is dat veel deelnemers aan ons workshops niet genoeg weten van het programma van Outlook zodat ze die tool kunnen omvormen tot een elegant en betrouwbaar systeem.

Uit pure frustratie kocht ik mij eerst Outlook op Mac. Wist ik veel dat dit (nu nog steeds) een ander programma is dan Outlook op de pc. De meest recentste versies lijken steeds meer op mekaar, maar ze zijn nog steeds verschillend.

Daarna kocht ik de normale Outlook en draaide dat programma via Parallels op de Mac. Paralles is een programma dat toelaat om op je Mac ook microsoft – pc software te draaien. Mijn klanten en ik hadden dan hetzelfde Outlook- programma alleen was de versie soms wel verschillend. Outlook2003, 2007, 2010, 2013, Outlook 2016 ik kom ze allemaal nog tegen bij onze klanten. Soms zelfs meerdere versies bij hetzelfde bedrijf. Btw indien je geen idee hebt welke versie erop je computer staat, dan ben je niet alleen.

Dat werkte goed omdat ik het overgrote deel van mijn klanten nu niet alleen kon helpen met de wat maar ook een hoe kon tonen in het programma dat ze toch moeten gebruiken om mail te lezen en te sturen.

Ondertussen heb ik sinds twee jaar zelf opnieuw een pc. Het is zelfs een toestel van Microsoft: de surface pro 3. Ik gebruik mijn mac nog wel maar mijn Surface is mijn werkpaard geworden.

Elegant betrouwbaar systeem

Het is mogelijk om Outlook om te bouwen tot een elegant betrouwbaar systeem. Meer zelfs door Outlook te gebruiken als je focustool spaar je nog tijd omdat taken omzetten van een mail naar een taak in Outlook veel sneller gaat dan een mail uit Outlook omzetten naar een andere takenmanager.

De ogenschijnlijke beperking die ik in het begin voelde bij Outlook, heeft geleid naar het vinden van makkelijke manieren om mijn werk te organiseren.

Ongekend

Een bottleneck is dat de meeste kenniswerkers te weinig weten over Outlook als tool. De twee belangrijkste strategieën die we tegenkomen is het opnieuw op ongelezen zetten of een vlagje plaatsen aan een mail waar je nog iets mee moet.

Het gevolg van deze strategieën is dat

• je todo ‘s in je inbox staan. Je oude todo’s worden ondersneeuwd door nieuwe mails, potentiele extra todo’s. Dit is de beste manier om steeds afgeleid te worden door nieuwe input
• Alles staat chronologisch georganiseerd en dat  is niet de volgorde waarin je je werk doet

Toevoegen van taken die niet starten vanuit een email is niet makkelijk en op die manier heeft het overgrote deel van de kenniswerkers meerdere todo lijsten.

Als je je herkent in deze strategieën, je bent niet alleen.

DIY Outlook Makeover

Een eerste deel van de oplossing is bepalen hoe je Outlook wenst te gebruiken in de vier stappen om je prioriteiten na te komen.

De vier stappen zijn:

1. Verzamelen van potentieel werk
2. Prioriteiten updaten
3. Aandacht leiden
4. Doen

1. Verzamelen van potentieel werk

Als je zoals mezelf bent, wil je bijna overal kunnen verzamelen. Ik verzamel niet in de douche, het zwembad, het bed of tijdens het joggen. Op alle andere plaatsen en momenten wil ik potentieel werk kunnen verzamelen.

Liefst doe ik dat nu digitaal.

Op de pc:

• Indien ik aan het werken ben op mijn surface verzamel ik door een Task te maken of door mezelf een mail te sturen. Het is kan ook wanneer je niet in outlook bent.
• Verzamelen in OneNote op de pc is een makkelijk. Je zet een vlagje en het verschijnt in de Todo lijst van Outlook.

Niet op pc:

• Wanneer ik niet aan het werken op de surface zal ik via mijn Iphone mezelf een mail sturen via Captio. Ik beloof iets of heb een idee en je zal me naar mijn telefoon zien grijpen.
• Wanneer ik iets op papier verzameld heb, zal ik het later toevoegen aan mijn lijsten of ik zal het papier inscannen via Office Lens (een gratis app van Microsoft). Door Office Lens komt het automatisch in mijn OneNote.

2. Prioriteiten updaten

Het updaten van je prioriteiten doe je liefst zo weinig mogelijk. Hoe frequenter je je prioiriteiten update, hoe groter de kans dat je prioriteiten zal veranderen.

Ik date mijn prioriteiten alleen maar up wanneer ik werk met de surface. Ik lees geen mails meer op mijn telefoon. Dit om te vermijden dat ik altijd mails kan lezen wanneer ik vijf minuten krijg.

3. Aandacht leiden

Wanneer ik niet op mijn surface zit, zal ik niet naar mijn lijsten kijken. Ik kan mijn lijsten zien via TaskTask die ook de categorieën mee synchroniseert. Een van de weinig takenapps die dat doet.

Ik wil geen actie’s doen wanneer ik niet mijn aandacht kan leiden via de lijsten en mijn kalender op mijn surface.

4. Doen

Vier lijsten en de kalender

Binnen Outlook heb ik ondertussen drie versies van mijn vier lijsten gehad. De kalender zit standaard in Outlook wat bijzonder handig is. De drie versies in Outlook zijn er gekomen wanneer ik meer begon te weten over Outlook.

Versie 1:  De emailfolderoplossing

Om de vier lijsten (Actielijst voor deze week, Wachten Op, Masterlijst en de Incubatielijst) te maken, creëerde ik vier extra emailfolders. Onder mijn inbox stonden de vier folders.

Een email toevoegen aan een lijst was de email verplaatsen naar één van de vier folders.

Grote voordeel: kostte bijna geen tijd om iets te verplaatsen. Het nadeel: ik zat nog heel dicht bij de inbox. Ik was (te) snel verleid om nieuwe mail te gaan checken. Nieuwe mail gaan checken betekent dat je bereid bent om je prioriteiten misschien aan te passen. Ik doe dat liever minder dan meer.

Taken die niet starten via mail voeg je toe via emails naar jezelf. En dat voelt in het begin gek aan.

Versie 2:  De Taskfolder oplossing

Mijn volgende versie om de vier lijsten te maken was in plaats van emailfolders takenfolders te maken.

Ik maakte om te starten vier extra takenfolders (Task list in een engelse versie).

Een groot voordeel is dat door emails naar de takenfolders te slepen dat je nog steeds de originele email in je inbox staan hebt. Ik haal de reminder die ik nodig heb en de info uit mekaar. De reminder gaat op één of meerder van de vier lijsten of de kalender, de info gaat in een archief of wordt gedelete.

Versie 2.0 was gestart.

Een volgende upgrade kwam er door het aanmaken van 2 knoppen in de Ribbon om emails naar de takenfolders te brengen. De idee kwam van Taco Oosterkamp (via zijn boek Elke dag je hoofd en inbox leeg).

Mijn versie 2.1

Daarna kwam er een upgrade naar 2.2 door dat ik in plaats van 4 takenfolders te hebben, ik gebruik maakte van 1 takenfolder. Om de vier verschillende lijsten te maken, kan je gebruik maken van categorieën. Dat maakte het mogelijk om de inhoud van de verschillende lijsten tegelijk te zien. In versie 2.0 en 2.1 kon dat niet omdat de lijsten aparte folders waren.

Doordat alles terug te brengen naar één folder wordt het makkelijker om via een app op je smartphone om ook je tasklist te synchroniseren. Het is pas sinds de TaskTask dat ook de categorien worden gesynchroniseerd.

In deze versie begon ik ook naar mezelf te mailen. De binnengekomen mail (van mezelf) werd door verschillende regels in takenfolder gezet, met de juiste categorie. Bijkomend voordeel is dat het mogelijk is om de regel zo aan te passen dat je van uit verschillende emailaccount kan mailen.

Versie 2.3 was een kleine update door ook aan de categorien een nummer te geven, zodat de nummer van de categorie de volgorde van de groepering bepaalde.

Ik leerde toen ook hoe ik een email kon laten snoozen tot een bepaalde datum. (AKA boomerang of incubatie tot bepaald tijdstip)

Versie 3: De To Do list oplossing

De To Do list in Outlook is een speciaal concept, omdat het je de complete verzameling toont van de inhoud van alle takenfolders plus alles dat ergens staat in Outlook dat een vlagje kreeg. (In een Nederlanstalige versie van Outlook wordt de todo-lijst de takenlijst genoemd, en een taskfolder wordt in het nederlands een taak – en dat maakt het nog verwarrender).

De overgang naar deze versie kwam er omdat het mogelijk is om een taak in OneNote verzameld een vlagje te geven waardoor het in de todo lijst getoond wordt.

Ik kan dus iets verzamelen in OneNote en zonder het hoeven over te typen in de todo list van outlook krijgen.

Ondertussen heb ik de indruk dat ook andere partijen (oa mindmanager) het mogelijk maken om todo’s op de zelfde manier in de todo list van Outlook te krijgen.

Versie 4: nog geen idee