Je kent het gevoel wel: je leert een trukje en je bent daar heel enthousiast over. Maar na een tijdje blijkt dat het toch niet te zijn.

Een textexpander bijvoorbeeld, is een geweldige tool. Je typt 4 letters en er komt een volledige paragraaf op je scherm. Een geweldige manier om hetzelfde resultaat te halen in veel minder tijd.

Maar als je je vrijgekomen tijd vult met triviale zaken, wat heb je dan gewonnen? Niks, je hebt alleen euro’s uitgegeven. Gelukkig is de investering voor zo’n textexpander beperkt. Maar toch, elke investering zou zich na twee jaar moeten kunnen terugbetalen.

Heb jij het echte wondermiddel al gevonden? Datgene dat alles oplost en beter maakt?

Nee, ik wel. Alleen vind ik het niet leuk.

The Matrix

Zag je ooit de film The Matrix? Daarin krijgt Neo de keuze tussen een rode en een blauwe pil.

Bood iemand jou al een rode of een blauwe pil aan?

We zoeken allemaal naar de truc die alles oplost. De volgende app die alles gemakkelijker maakt. Het inzicht waardoor alles samenvalt.

Maar in veel gevallen maken we alles net moeilijker.

Hoe dat komt?

We hebben geen herhaalbaar, schaalbaar model. En dan hebben we tijdelijke winst bij die ene gelukstreffer.

Maar op de lange termijn lijkt dat een druppel op een hete plaat.

Waarom werken de strategieën van vroeger niet meer?

Mijn verklaring is dat we tegen ons brein werken in plaats van met ons brein.

Geen Time management

Ik vind time management niet zo belangrijk. Wat ik wel belangrijk vind is extratijd in mijn leven en extra leven in mijn tijd.

Dat betekent dat ik meer productiviteit en meer effectiviteit in mijn leven wil krijgen. Hoe je meer productiviteit en effectiviteit haalt, maakt niet uit. Maar je mag niet opbranden.

Welke truc je ook gebruikt, de enige relevantie is dat het werkt.

Productiviteit of effectiviteit?

Een belangrijke vraag is wat wil je eerst hebben? 

• Weten wat je wilt bereiken… (Effectiviteit) of
• de elegantie om je to-do lijst af te werken. (Productiviteit)

Ik denk dat productiviteit het eerste is waar je dient op te focussen. Wanneer je productiever wordt, komt er ruimte vrij om te weten te komen wat je wil bereiken. Te weten komen wat je wil, is een extra todo op je bord.

Ik gebruik graag de metafoor van het leren rijden met een auto. Productiviteit is het beheersen van de wagen, effectiviteit is verlangen naar de bestemming.

Kiezen voor productiviteit als eerste stap geeft je veel sneller resultaat. Je voelt jezelf groeien en dat geeft extra goesting.

Goesting is primordiaal om consistent te zijn.

Begrijp me niet verkeerd ik vind zowel productiviteit als effectiviteit belangrijk. Maar first things first.

Productiviteit

Mijn achtergrond ligt bij werkvereenvoudiging, continu verbeteren of processen optimaliseren. Ik mocht deze stiel leren bij één van de grootste retailer van België: Colruyt.

Een werkvereenvoudiger werkt aan de productiviteit van de organisatie Colruyt.

De eenvoudigste formule voor Productiviteit is

P = Output/Input

Zakencijfer per gewerkt uur, verwerkte bestellingen/per dag allemaal mogelijke meetwaarden van productiviteit.

Als kenniswerker is zo’n duidelijke cijfer hebben niet makkelijk.

Output

Wat is je output als kenniswerker?

Dat zijn de projecten en taken die je aflevert. Hoe meer projecten je aflevert, hoe groter je output. Wanneer je projecten nooit worden afgewerkt, heb je geen output. En dus ook geen productiviteit.

Dat is een goede reden om het aantal gestarte projecten te beperken. Want hoe minder je er hebt, hoe sneller je ze afwerkt, en hoe meer output je krijgt.

Hou een overzicht over je begonnen projecten. Dat overzicht is belangrijk.

Overzicht is zo belangrijk voor dat brein van ons. Het overzicht geeft een gevoel van controle en dat heeft je brein hard nodig om niet in een fight/flight mode te geraken

Input

Wat zijn je middelen als kenniswerker?

Je gebruikt als kenniswerker je tijd, energie en aandacht. Als ondernemer, manager of expert gebruik je ook geld als input.

Aandacht benoem ik graag als mentale energie.

Time, Energy, Attention en Money zijn de middelen waarmee je je output produceert. En dat zijn geen onuitputtelijke middelen.

Daarom spreek je ook over prioriteiten. Wanneer er voldoende middelen zijn, is er geen nood aan prioriteiten.

Persoonlijke productiviteit wordt in de formule dan:

P = Output/T.E.A.M.

Zelfleiderschap is T.E.A.M.-management

De hefboom

Werken aan je productiviteit is dé hefboom om productiever te worden.

Productief zijn en aan je productiviteit werken is het enige wat blijvend werkt.

Continu verbeteren van je processen om output te leveren en de nodige input te verkleinen. Op een andere manier vertaalt: je beperkte middelen optimaal gebruiken en vergroten.

Waarom ik dat niet leuk vind?

Frustratie. Omdat het nooit helemaal af is.

Het kan altijd beter. Er is altijd een volgende bottleneck. Omdat ik de methode die alles oplost niet vind.

Mentaal begrijp ik dat er steeds een bottleneck is. Gevoelsmatig zou ik soms willen dat het minder moeilijk was.

Tegelijk ligt de hefboom er ook. Het heeft lang geduurd voor ik dat accepteerde dat mijn productiviteit steeds een werk in uitvoering zal zijn.

Je gaat steeds van bottleneck naar bottleneck.

Werken aan je productiviteit wordt dan je volgende bottleneck oplossen. En in persoonlijke effectiviteit is dat je volgende persoonlijke bottleneck oplossen.

Die bottleneck niet oplossen houdt je vast in je huidige plateau. Stagneren haalt de goesting om iets te doen zo weg.

Actie

Elke actie die je doet heeft een deel van je beperkte middelen nodig.

Welke strategiën kun je implementeren om meer te kunnen met je beperkte middelen.

1. Tijd

Kun je echt extra uren maken in je dag?

Natuurlijk, als je minder slaapt. Op voorwaarde dat dat geen negatief effect heeft op je aandacht of energie.

Meer strategieën vind je in ons blogartikel ‘9 domeinen om extra tijd te winnen’.

De eenvoudigste strategie?

Zaken elimineren die niet de waarde van je tijd opbrengen of geen waarde hebben. En dus nee zeggen tegen een heleboel zaken. De eenvoudigste strategie, maar niet de gemakkelijkste.

Andere strategieën om extra tijd te winnen (in een willekeurige volgorde):

• Automatiseren
• hergebruiken
• 80/20-denken en -doen
• outsourcen
• delegeren
• systematiseren
• snellezen

2. Energie

Wat gebeurt er met je wanneer je fysieke energie (te) laag is?

Je krijgt niks meer fatsoenlijk geregeld. Je tijd wordt opgevuld. Maar je moet zélf je tijd opvullen, met activiteiten die je fysieke energie opleveren. En dan maak je goed gebruik van je beperkte middelen.

Fysieke energie is een belangrijk middel voor kenniswerkers. En dat wordt schromelijk onderschat.

Doe je handenarbeid en werk je slechts voor 20%? Dan wordt dat onmiddellijk opgemerkt. Bij kenniswerkers valt dit minder op en daarin schuilt een groot gevaar.

Op een structurele manier je fysieke energie herladen en vergroten, helpt je productiviteit immens.

Strategieën die je daarbij helpen:

• je slaap optimaliseren
• de juiste voeding eten
• bewegen
• juist ademhalen

3. Aandacht

Mentale energie is een belangrijke voor een kenniswerker. Wanneer je mentale energie te laag is wordt ons gedrag bepaald door eeuwenoude patronen. Die gedragingen werden in onze evolutie verankerd om ons als soort te laten overleven. Onze context is duidelijk verandert de laatste tien jaar.

Er zijn veel meer triggers in onze huidige maatschappij die een deel van onze mentale energie vragen. We zitten in een aandachtseconomie.

Als kenniswerker weet je dat wanneer je je kunt concentreren, je het werk sneller van je bord krijgt.

Daardoor wordt de tijd die je in iets moet investeren kleiner.

Hoe richt je je aandacht?

Kennis van je brein is daarvoor een vereiste. Het meest begrijpelijke boek voor mij is Brainrules van John Medina.

Strategieën om je aandacht te richten zijn de volgende:

• minder (dezelfde) beslissingen nemen door je dag heen
• overzicht hebben over je todo’s
• mediteren – mindfulness uitproberen
• de Pomodoro-techniek testen
• unitasking
• mindful multitasken
• het aantal afleidingen verminderen
• het aantal onderbrekingen verminderen

4. Money/ geld

Geef je extra geld uit zodat iemand taken van jou overneemt? Dan is dat een goed beheer van je tijd.

Alleen mogelijk voor ondernemers of managers, denk je?

Ooit het verhaal gehoord van een ontwikkelaar bij Verizon die zijn eigen werk had geoutsourcet naar China? Dat is pas out of the box denken.

Het is extra tijd kopen.

Het beheer van je geld lijkt heel hard op het beheer van je tijd, energie en aandacht.

Je kan Extra Tijd maken door langer te leven.

Proactief

Iedereen heeft vierentwintig uur per dag. Daar kan niemand iets veranderen. Hoe je die 24 uur invult heeft te maken met de andere drie beperkte middelen die je hebt.

Wat hoopvol is dat je je andere drie middelen kan vergroten.

Om meer energie, aandacht en geld te hebben moet je nu wel tijd, energie, aandacht en geld investeren om later er meer van te hebben.

Ons brein heeft echter een ongelofelijke nood aan onmiddellijk succes. Je hebt mentale energie nodig omdat primaire patronen te omzeilen.

Een strategie om zaken te doen tegen de primaire patronen uit ons brein is deze zaken te doen wanneer je veel mentale energie hebt.

Werken aan je productiviteit geeft je geen onmiddellijk succes gevoel. Structureel aan je productiviteit werken is acties doen die je toekomst tijd, energie, aandacht en geld gaan opbrengen op moment dat veel mentale energie hebt.