Wachten is ook een actie
Iedereen 100% betrouwbaar
Zou het niet fijn zijn wanneer iedereen honderd percent betrouwbaar is?Negenennegentig percent is al een grote stap in de goede richting, hoor ik je zeggen. Maar hoe ga je dat weten/meten?
In een perfecte wereld zou je met alle plezier dingen uit handen geven. Je kan immers op je beide oren slapen dat je krijgt wat je nodig hebt.
Genoeg gewacht
Je collega’s zijn ook overspoeld door alles wat hun tijd en aandacht vraagt. Sommige zaken verdwijnen van hun radar en jij bent de klos. Het is helemaal geen slechte wil van hun kant.
Maar …, uit het oog, uit het hart. Het Engelse spreekwoord is wat mij betreft accurater: Out of sight, out of mind.
Draai het om
Wat je nodig hebt is een overzicht van alles waar je op aan het wachten bent.
Het handige aan een wachten-op lijst is dat je die lijst niet steeds onder ogen dient te zien. Je moet niet alle momenten van de dag zien dat Filip je nog informatie dient te leveren. De frequentie voor dit soort reminders kan gevoelig lager zijn.
De frequentie voor het consulteren van je wachten-op lijst hangt af van jouw situatie.
Op wat wacht je?
Je wachten-op lijst is een verzameling van alles wat anderen je beloofden en wat je zelf nodig hebt om terug aan de slag te kunnen.
- beslissingen die iemand gaat nemen
- bestellingen die je deed
- antwoorden op mailtjes
- informatie die je beloofd werd
- personen die gaan terugbellen
- …
Op wat wacht je niet?
Je wacht niet op een bepaald tijdstip om in actie te schieten.
Heb je al een wachten-op lijst?
Nee. Neem dan één blad papier waarop je je alles opschrijft waarop je aan het wachten bent. Beperk je tot één blad. Vul het aan gedurende de komende dagen. Elke verstuurde email kan een wachten-op zijn. Vul telkens je wachten-op aan.
De eerste weken heb je genoeg aan deze eenvoudige wachten-op lijst.
Ja. Je gebruikt al een tijdje een wachten-op lijst.
Haal je lijst boven en overloop de verschillende items. Schrap wat je ontving. Een upgedate lijst is efficiënter in gebruik.
Wanneer je helemaal tevreden bent met je wachten-op lijst hoef je niks te veranderen. Wanneer je wachten-op lijst te groot wordt (hoeveel items is te groot? Bij mij is dat 50 items), kun je je lijst gaan opdelen.
Elk item kan je onderverdelen in drie soorten
1. Je wacht op een actie van één iemand.
Wanneer je geen retour krijgt, kan jij niet verder. Jouw volgende actie is wachten op.
Indeling op persoon kan je helpen wanneer je aantal wachten-op items te groot wordt. De 80/20 regel geldt hier. 80% van je wachten op items worden veroorzaakt door 20 % van je contacten.
2. Je wacht op acties/info van meerdere personen op dezelfde vraag.
Je hebt de verschillende antwoorden nodig om zelf terug in actie te komen.
Je hebt een overzicht nodig van wie wat al leverde.
Maak in dit geval een blad met alle namen van degenen die dienen te antwoorden.
Wanneer je een antwoord ontvangt, kopieer je het antwoord onder de desbetreffende naam.
Op die manier heb je een overzicht op de antwoorden en een overzicht wie nog niet antwoordde.
3. Je dient geen actie te nemen, je wil wel op de hoogte gehouden worden.
Als manager, projectmanager of ondernemer heb je baat bij deze onderverdeling.
Je delegeerde geen actie maar een complete taak of project. Je dient alleen op de hoogte gehouden te worden van dit item. Je gaat zelf geen actie doen om dit project of taak naar het gewenste resultaat te brengen.
Je wil af en toe overlopen om je de vraag te kunnen stellen of je genoeg op de hoogte bent van dit project. Je zou het als een gedelegeerde masterlijst kunnen omschrijven.
Wanneer dien je de reminder te zien?
Elk onderdeel van je wachten-op kan je nog op een andere manier bekijken. Je kan je afvragen op welk moment je de reminder voor je wachten-op wil zien.
1. Bepaalde datum
Je stuurde een voorstel naar een klant. Je hebt nog geen antwoord. “Klant Zoo voorstel aanpassing server” hoort op je wachten-op. Indien je klant uiterlijk binnen de x dagen niet geantwoord heeft, wil jij de mogelijkheid hebben om te gaan bellen.
Je kan dit op je kalender of in je tickler zetten. Het item wordt naar bovengebracht op de datum welke jij kiest.
2. Onbepaalde datum
Je wil regelmatig zien dat je op het item nog aan het wachten bent. Je overloopt je wachten-op lijst(en) dan ook met een bepaalde frequentie.
Genoeg gewacht
Wanneer je je wachten-op lijst overloopt en je wil een item terug onder de aandacht brengen, zet je een actie op je actielijst.
Schrijf je in voor het vier maand durend programma: ‘Opnieuw controle over je werk’ als je ook je meer focus wil.
