Ontsnap aan de stress van de vallende blokjes

Heb je ook het gevoel dat je steeds met het laatste bezig bent? Met het blokje dat als bij wonder bovenaan je scherm verschijnt en dat je zo snel mogelijk tussen de andere blokjes moet inpassen voor het Game Over is?

Dat je je echte werk alleen maar gedaan krijgt in de vroege of de late uren?

Het voelt aan of je alleen nog ad-hoc aan het werken bent. En wanneer je werk niet honderd percent bestaat uit helpdeskwerk is dat geen fijn, noch een bevredigend gevoel.

Je bent niet alleen in deze situatie. Veel managers, kenniswerken en ondernemers die we ontmoeten vertellen dat dit hun (werk)leven is.

Meester van de situatie

Zou je ook willen dat je lange termijn en de korte termijn kan combineren? Het gevoel meester te zijn van je situatie is onbetaalbaar.

Als kenniswerkers wil je aan het einde van je dag het gevoel hebben dat je belangrijk werk verricht hebt. Werk dat je dichter bracht naar je lange termijn doelen.

Game Over

We hebben nooit geleerd om ons werk op een structurele manier te plannen.

We doen ons werk alsof we Tetris spelen. In dat spelletje komen te plaatsen blokjes één voor één op je bord. En dan is het de kunst dat blokje in de puzzel te passen. En dat lukt nog aardig zolang de blokjes in een traag tempo op het scherm verschijnen.

Hoe sneller de blokjes aankomen, hoe groter de kans dat we ruimte verspillen. En dat op een bepaald moment het spel gedaan is.

Nieuwe timemanagement spelregels

Stel je voor dat in Tetris de blokjes per vijftig blokjes aan je gepresenteerd worden.Dat je tijd hebt om de blokjes te sorteren en pas dan in één voorbereide volgorde aan het spelbord te voegen.

Je zou dan veel meer punten kunnen scoren dan wanneer ze één voor één op het scherm gegooid worden. Je weet immers welke blokken en welke ruimte je hebt. Passen wordt makkelijker!

1. Verzamel je potentieel werk

Schrijf op wat je nog wil doen.

Je hoeft dat werk niet onmiddellijk te doen. Soms hoef je dat zelfs helemaal niet te doen.

Wees voorbereid om je potentiële werk te kunnen verzamelen. (zie blog verzamelen). Indien je niet voorbereid bent om te verzamelen, zal je de neiging hebben om dingen te doen zodra ze zich aanbieden.

Het gevolg is dat je dan steeds ad-hoc werk doet.

Hetzelfde geldt voor de mails in je inbox. Beschouw je inbox als een verzameling potentieel werk.

2. Scheid het denken van het doen

Je verzamelde potentieel werk toevoegen aan je lijsten is zwaar denkwerk.

Organiseer je denkwerk in je lijsten, zodat je niet meerdere malen dient na te denken over je werk.

Breek je werk op in kleine stappen, zodat het makkelijk wordt om het werk te starten. Je brein zoekt succes, als het dat niet vindt in je lijsten zal het succes ergens anders zoeken. Meestal is dat dan brandjes blussen, niet écht handig dus.

3. Voorzie tijd om je lijsten up te daten

Elke dag heb je tijd nodig om je input toe te voegen aan je lijsten. Voorzie die tijd. Dat is tijd die je niet kan gebruiken om acties te doen.

Deze tijd voorkomt dat alleen maar ad-hoc werkt gaat doen. Je hebt tijd nodig om je werk voor te bereiden.

4. Script je komende week

Eénmaal in de week bereid je de komende week voor. Laat ruimte voor ad-hoc werk.

Het andere deel van je capaciteit vul je op met acties die je lopende projecten vooruit helpen.  Je hebt reminders voor die lopende projecten op je Masterlijst.

Zorg dat je realiteit en je lijsten in overeenstemming zijn.

5. Start je dag met voorafbepaald werk

Begin je dag met werk uit je lijsten. Wanneer dat je gewoonte nog niet is, begin in kleine stapjes.

Start morgen met het eerste half uur van je dag iets te doen dat je vanavond al klaarlegt. Open vooral je mailbox niet bij de start van je dag.

6. Evalueer je dag

Beëindig je dag door deze te evalueren.

• Wat ging goed en waar ben je dankbaar voor?
• Wat ga je morgen meer of anders doen?
• Wat doe je niet meer?

Feedback en feedforward helpt je om beter te doen. Systematiseer dit moment in je dag.

7. Bereid je volgende dag voor

Naast het evalueren van de voorbije dag is het ook een uitstekend idee om je volgende dag voor te bereiden.

Wat zijn de acties uit je eerst volgende actielijst voor deze week die je morgen gaat doen?

Welke actie van je actielijst zal je het dichter brengen naar je doel?

Zorg dat je voldoende capaciteit hebt voor deze acties morgen. Duidt de eerste actie aan waarmee je zal starten.