Full automatische lijsten
Beeld je het volgende eens in. Je bedenkt dat je Guido nog dient te bellen. Op het moment dat je vijf minuten en een telefoon binnen bereik hebt, verwittigt je GSM je dat ‘Guido bellen over het budget’ de meest strategische actie is om te doen. Het enige wat jij nog dient te doen is ok zeggen en je telefoon belt Guido. Dat zou nogal cool zijn. Je lijsten worden full automatisch upgedate en dat kost geen energie of moeite.
Denkwerk organiseren
Niet al je denkwerk wordt automatisch voor je opgelijst. Maar dat wist je al. Dat is een van de ongewenste effecten van kenniswerk. Je bedenkt iets en wanneer je geen reminder hebt, wordt het ‘Out of sight, is out of mind’.
Fijne zaken, emotioneel geladen zaken of het laatste wat je hoorde zijn nog niet uit je hoofd. Die zaken zijn misschien wel niet het meest strategisch om te doen. Soms ook wel, maar je hoofd geeft je daar geen prioriteiten in.
Verliefd worden op je lijsten
Maak het makkelijk om je lijsten up to date te houden. Hoe moeilijk is het voor je om iets op je lijsten te zetten? Heb jij een verzameltool bij je? Of stop je dat in je hoofd?
Indien je niet kan typen, is het niet zo makkelijk om een digitaal lijstje up to date te houden. Dan kan je beter één Adoc-schriftje gebruiken waar al je lijsten in bewaard worden.
Zet leuke zaken ook op je lijsten. Wanneer je alleen maar zaken op je lijsten zet die je moet doen, wordt het een moeten-lijstje. En als het alleen maar moet, word je er niet blijer van.
Verander je manier waarop je naar lijsten kijkt. Kijk naar je lijsten alsof het de strategische keuzes zijn om met je beperkte middelen de meeste output te realiseren. Veel deelnemers beschouwen lijsten als moeten.
Veranderen je todo-lijsten naar actie-lijsten. Todo-lijsten blijken niet te werken. Ze zorgen voor meer frustratie dan ze oplossen. Actie-lijsten zijn wat anders. Ze zijn de strategische volgende acties om deze week te doen. Gebruik daarvoor de Success-formule. En voorzie de nodige ruimte op je actielijsten om nog met ad-hoc werk om te kunnen.
Maak je lijsten niet te lang. Te lange lijsten zijn niet aantrekkelijk. Splits ze op en geef ze een andere betekenis en frequentie waarmee je naar die lijst kijkt. De steden die je ooit nog eens wil bezoeken, hoef je niet elke week te zien. Zet die op een andere lijst welke je af en toe herbekijkt.
Voorzie de nodige tijd om je lijsten te maken. De meeste deelnemers aan ExtraTijd-programma’s hebben geen idee hoeveel tijd ze nodig hebben per dag om hun lijsten te maken.
Hoelang duurt het voor je om je inboxen (mail en andere) helemaal leeg te maken?
Leeg betekent niet dat je alles deed. Het betekent wel dat je het denkwerk over je nieuwe input deed. Procestijd voorzien is één van de beste verbeterpunten die ik zelf de voorbije jaren opnam.
Laat het eens los. Tijdens de vakantie kan het zalig zijn om je lijstjes los te laten. Blijf wel verzamelen, je weet nooit wanneer het idee van tien miljoen in je hoofd landt. En na je drie weken vakantie hebben je lijsten weer een aantrekkingskracht voor je.
Schrijf je in voor het vier maand durend programma: ‘Opnieuw controle over je werk’ als je ook je meer focus wil.
