Damn! Er komt zoveel op je af. Al de informatie die op je bord landt. En alle vragen die een deel van je aandacht opeisen.
Hoe bewaak jij dan je prioriteit?
Want enerzijds moet je je concentreren én anderzijds moet je flexibel zijn. Je hebt geen keuze, het is geen of-of-verhaal. Het is een en-en-verhaal. En dat is het, geloof ik, altijd al geweest. Maar het was vroeger wel makkelijker.
Dit om twee redenen:
- De hoeveelheid informatie die je tegenwoordig krijgt, is veel meer dan vroeger. Of is dat bij jou anders? Werd jouw leven eenvoudiger de voorbije jaren?
- In de meeste bedrijven wordt geklaagd over de extra vormen van onderbrekingen. De Yammer, de Skype en de Lync van de business wereld zorgen voor extra kanalen die je aandacht opeisen.
Meer info en meer kanalen die een aanslag plegen op je aandacht en dus mogelijks zelfs op jouw prioriteit. Terwijl deze toch het belangrijkste is.
Gerustheid
Uiteindelijk wil je erop vertrouwen dat je met de juiste prioriteit bezig bent. Dan voel je je gerustgesteld. Je wil je tijd, energie, aandacht en geld spenderen aan de belangrijkste actie van dat moment. Wil jij je tijd spenderen aan iets dat niet het belangrijkste is
Tuurlijk niet. I rest my case.
Als je werkt aan de juiste prioriteit, dan krijg je rust en een ‘stiller’ hoofd. Een ‘stiller’ hoofd zorgt voor een langere concentratie. Boem! Extra tijd voor andere zaken.
Teveel keuze
Wanneer er een overvloed aan keuzes is, kan ons brein niet goed kiezen.
Wat doen we wanneer we een lange todo lijst hebben en geen echte deadline op die lijst? We doen andere dingen dan de items op de todo lijst.
Omdat we teveel keuze hebben, kiest ons ‘bewust denken’ (onze neo-cortex) niet meer. Want een keuze maken, gaat dan immers te traag en het kost teveel energie. Ons brein is er standaard op gericht om energie te bewaren, dus kiest het niet meer.
Ons zoogdierenbrein neemt het dan over en maakt dan de keuze. Dat zoogdierenbrein heeft een aantal voorgeprogrammeerde keuzepatronen. Een bedreiging weegt zwaar door in de snelle, oppervlakkige beslissingsvorming van het zoogdierenbrein. Enkel het laatste of het luidste krijgt dan de meeste aandacht en tijd. Tot iets anders het laatste of het luidste wordt.
Beschermen van je prioriteit
Was jij vroeger ook gefascineerd door ridders? De Rode Ridder was, toen ik klein was, één van mijn favoriete strips. Johan, de Rode Ridder, beschermde de zwakkeren. Af en toe stond hij mee op de slotmuren van het kasteel om het belangrijkste te beschermen. Deze slotmuren waren echter niet de enige verdedigingsstrategie
De kastelen in de verhalen van de Rode Ridder hadden, zelfs bewaakt, een verdedingsgordel bestaande uit minstens drie niveau’s: de slotgracht, de muren van de eerste ring en de muren van de tweede ring.
Er is een verdedigingsgordel met drie niveau’s.
Wanneer je niet alleen in een reactieve mode wil leven, is het beschermen van jouw prioriteit het belangrijkste. Om je prioriteit goed te kunnen bewaken, heb je ook een strategie nodig die bestaat uit drie stappen:
-
Verdedigingsgordel één: de ideale week
Jouw slotgracht is de ideale week.
De eerste stap om je prioriteit te weten en dus te kunnen beschermen, is het maken van je ‘ideale week’.
In je ‘ideale week’ bepaal je, afhankelijk van je capaciteit, wat je prioriteit is voor de komende week.
Je moet je prioriteiten gedurende de week niet meer wijzigen? Dan bood stap 1 voldoende bescherming.
Over de ideale week schreven we al meerdere keren. Wanneer je het opmaken van een ideale week consequent in je gedrag krijgt, ben je een grote stap vooruit op de meeste mensen.
Bij mijzelf duurde het een tijdje voor ik hierin slaagde. Dit was vooral omdat ik niet wist wie de ‘vijand’ was. Mijn brein doet nu eenmaal liever dingen die onmiddellijk iets opleveren. We moeten voldoende mentale energie hebben om weerstand te bieden aan de ‘nood’ van ons brein om onmiddellijk succes of resultaat te zien.
-
Verdedingsgordel twee: dagelijkse aanpassingen beperken
Na de slotgracht zijn de dagelijkse aanpassingen je eerste kasteelmuur.
Gedurende de dag ontvang je nieuwe verzoeken die vragen om je tijd, energie en aandacht. Je krijgt een heleboel emails en andere vragen die tijd opslorpen.
Eén van de principes van onze methodologie, is dat je je mentale energie zo goed mogelijk bewaakt. Je verbruikt een deel van je mentale energie als je beslissingen neemt. De term ego-depletion werd bedacht voor het feit dat, wanneer je een ganse dag beslissingen neemt, je later op je dag geen mentale energie meer hebt. En dan neemt ons zoogdierenbrein het over als er moet beslist worden. Je weet al wat er dan gebeurt.
De nieuwe input kan je prioriteit beïnvloeden. Hoe meer je deze nieuwe input toelaat, hoe meer je al je prioiriteiten voor die week opnieuw moet overdenken.
Je hebt er dus alle belang bij om het aantal keer dat je verdedigingsgordel twee moet aanspreken, zo beperkt mogelijk te houden.
Het toevoegen van de input van je diverse informatieplaatsen (je inbox, je notities in schriftjes, blocnotes,….) kan je daarom beter in batch doen. Bij het batchen en dus het in serie uitvoeren van het beslissingproces over je input, bespaar je op je mentale energie.
Ikzelf doe mijn emails maximaal twee keer per dag. Maar in sommige jobs is die frequentie te laag. Vuistregel: streef naar minder dan wat je nu doet.
Tijdens het leegmaken van je inbox, gebruik je een denkproces. Gebruik dit denkschema daarvoor.
De slotgracht en de eerste muur beschermt je prioriteit voor deze week.
-
Verdedigingsgordel drie: op het moment zelf beslissen of je aanpassingen doet
Je bent geconcentreerd aan het werken en je wordt onderbroken door een collega. Op dat moment moet je beslissen of je jouw prioriteit zal aanpassen.
Ga je aan de slag met de onderbreking of gooi je de onderbreking in één van je verzamelplaatsen? Een moeilijke keuze.
Tip: zorg voor een reminder waar je was net voor de onderbreking.
Beslissen
Het beschermen van je prioriteit en het opzetten van je verdedigingsgordel doe je door het beantwoorden van de eerste twee vragen van het workflowschema.
- Ga ik daar ooit iets mee doen? Nee, dan houdt het op. Je prioriteit verandert dan niet. Indien je ja zegt, ga je naar vraag twee.
- Ga ik daar deze week iets mee doen? Nee, dan houdt het ook op voor deze week. Je prioriteit voor deze week houdt stand.
Wanneer je ‘ja’ antwoordt, leg je iets extra op je bord. Je hebt in je capaciteitsrekening wat ruimte voor flexibiliteit, maar geen oneindige flexibiliteit. Hier moet je dus opletten.
En op wat zeg je ‘ja’? Of wanneer zeg je ‘nee’? Op zich is dat dezelfde vraag.
Hoe specifieker je de bovenstaande vraag beantwoordt, hoe makkelijker je kan beslissen. Als je dit niet kan, dan schuilt het gevaar erin dat je te snel ‘ja’ zegt. En dan krijg je iets extra op je bord.
Het is dus handig om te weten waar je uiteindelijk heen wil. Indien je de richting (nog) niet kent, ligt er een extra taak op je bord, namelijk dat te weten komen. Je moet hier dus werk van maken, daarom niet nu maar toch binnenkort.
Trackbacks/Pingbacks