Volgens onderzoek van Mckinsey spendeert de gemiddelde kenniswerker 28% van zijn/haar werkweek aan email.
Zot veel is dat.
Email is een enorme productiviteitskiller wanneer we hem onbeperkt toelaten.
Omschakeling
Hoe heerlijk zou het zijn om een groot deel van die 28 % te kunnen gebruiken om met de inhoud van je werk bezig te zijn in plaats van met het verwerken van emails.
Je zou dan vroeger naar huis kunnen, de kwaliteit van je werk op het niveau brengen dat je het graag zou brengen of eindelijk aan je productiviteit kunnen werken.
Gevaarlijk medium
Het zit zo: “Er werd ons niet goed geleerd om met dit ‘verslavend’ email medium om te gaan”. Ik druk me dan nog voorzichtig uit. Waarschijnlijk kreeg je nooit – net zoals ik – opleiding of instructies over hoe email te gebruiken.
Het aantal emails bedroeg vroeger 5 mailtjes per week. Nu zijn dat er makkelijk 5 per uur. Deze grotere hoeveelheid emails test hoe goed je systeem is. Wanneer je maar één emailtje per week krijgt, kan je de strategie van op ‘ongelezen’ zetten gebruiken. Nu, met wel 1000 mails per week, werkt die strategie niet meer.
Het programma waarmee de emails op ons bord landen, heeft een heleboel geheimen die we niet kennen.
Wie las immers ooit de handleiding van Outlook of Gmail? Hebben die programma’s überhaupt wel een handleiding?
Multi-aanpak
Wanneer je minder tijd kwijt wil zijn aan email, dan zijn er een aantal strategieën mogelijk. Deze strategieën zijn onder te verdelen in vier grote blokken.
Deel A : Minder emails krijgen
- Email (tijdelijk) opgeven
Meteen de meest drastische strategie.Denk je nu: “Onmogelijk!”. Toch niet! Fernand Huts, de grote baas van Katoennatie heeft geen email. Dan Kennedy een marketing goeroe uit de States wil alleen contact via een fax.Beiden willen (bewust) minder bereikbaar zijn en ze willen vooral niet bereikbaar zijn voor iedereen.Jij en ik kunnen deze strategie misschien nog niet gebruiken, maar er valt wel over na te denken. Hoe kan jij beperken wie je kan bereiken? - Zorgen dat je instroom van emails verkleint
Schrijf je uit voor verschillende nieuwsbrieven of interne mailinglists.Kun je je abonneren op een rss-feed in plaats van op een mailinglist? Doe dat dan. Dat scheelt hem opnieuw een aantal mailtjes. Plus jij bent de baas, want jij bepaalt wanneer je de informatie ophaalt, niet de zender.Het is het verschil tussen pull en push. Wanneer je in een push-mode zit, heeft iemand anders het stuur in handen. In een pull mode trek jij aan de touwtjes. En je wil toch ook Master van je mailbox worden? - Stuur zelf minder email
Email sturen betekent ook email ontvangen. Check of email wel het geschikte medium is. Hoe meer interactie er nodig is, hoe minder email het juiste medium is. Email is immers een bijzonder arm medium wat interactie betreft.Email is een goed medium wanneer er weinig emotie mee gemoeid is. Bijna is dat per definitie asynchrone communicatie. Wij zijn fan van asynchrone communicatie. Want dat geeft mogelijkheid om van push naar pull te gaan. - Wees zelf het eindpunt.
Wanneer je een email verstuurt, zorg dan dat er geen email terugkomt.Make it stop with you.Stel iemand vraagt een datum om mekaar te bellen. Je stuurt enkele data door en dat creëert een lawine aan heen en weer mails. Vorm de originele email om zodat het bij jou stopt.Hier zijn twee data die voor mij passen. Indien één van deze twee data ook voor jou uitkomt, maak gerust een vergaderverzoek. Wanneer deze data niet passen, check dan mijn kalender via deze link. Je kan via die toepassing onmiddellijk een gesprek plannen. Stel dat dit niet zou lukken dan kan je Tamira contacteren. Tamira beheert mijn agenda.Een extra voorbeeld:Indien geen tegenbericht tegen vrijdag, is dit het besluit en gaan we hier mee door.
Je houdt het stuur in handen en geeft de andere duidelijke verwachtingen.
Deel B : minder checken van je email om daaruit prioriteiten te bepalen
- Check je emails minder frequent
Hoe minder je je inbox checkt, hoe meer emails je in batch kan verwerken. Grotere batches zijn altijd efficienter dan kleinere. - Gebruik filters
Laat emails waar je alleen in cc staat automatsich in een andere folder terechtkomen. Je mail-client zal zo voor jou beslissingen nemen.Die niet belangrijk-folder ga je met een nog lagere frequentie checken of helemaal niet meer bezoeken.Ons blogstukje Tips die je inbox doen smelten geeft extra mogelijkheden om te checken. - Bepaal slim wanneer je toch naar nieuwe emails gaat kijken
Om efficient je prioriteiten te bepalen, heb je mentale paardenkracht nodig. Wanneer het niet meer gaat in je hoofd is het beter om geen nieuwe input te verwerken. Je tikt alleen nog heel makkelijke mailtjes weg en raakt gefrustreerd over andere vragen die opduiken.Verspeel ook je energiepiek niet aan het verwerken van je emails. Die piek kan je beter gebruiken voor je moeilijke werk.Begin je dag dus met het doen van acties in plaats van prioriteiten te bepalen uit email.
- Leeg de kelk tot op de bodem
Wanneer je toch je inbox checkt, beslis dan hoe alle input je prioriteiten zal aanpassen. Organiseer dat denkwerk zodanig dat je het niet opnieuw moet doen, dwz laat geen mailtjes staan om er later nog eens over na te denken.Inbox Zero is een andere benaming voor dit fenomeen. - Vind de triggers die jou naar de inbox halen.
Indien je inbox slecht gemanaged is, wordt het een magneet van je aandacht.
Mijn triggers en de oplossing daarvoor beschreef ik in dit artikel: De zeven gekste excuses om naar je inbox te gaan.
Deel C : Sneller je inbox naar nul herleiden
- Gebruik ons workflowschema consistenter
Een vast protocol, methode om consistent je werk te doen, geeft je massa’s extratijd. Wij zijn fan van dit schema. Een schema met alleen Ja en Nee vragen. Lekker makkelijk. Beslissen over je prioriteiten met zo weinig mogelijke denkkracht.
We beschreven het in ons artikel Only Handle It Once: OHIO - Zet een timer
We hebben heel weinig tijdsbesef in ons hoofd. Daarom is het goed om het verwerken van je emails slechts een bepaalde tijd te geven.Heel geconcentreerd gedurende vijftien minuten en hierin je prioriteiten bepalen en dan is de tijd op. Terug naar het echte werk! - Automatiseer
Gebruik shortcuts om sneller emails om te zetten in agenda of taakitems. Alle kleine verbeteringen die je meerdere keren per dag doet, schelen aan het einde van je week een slok op de borrel. - Leer je email programma beter kennen
Tijdens onze opleidingen MYM – Outlook of Gmail merken we dat gebruikers nog geen tien percent van de kracht van beide programma’s gebruiken.Zonde, want het levert massa’s extra tijd en energie op.
Deel D : Sneller antwoorden
Dat betekent niet frequenter naar je inbox gaan, maar minder tijd spenderen om je antwoord te maken.
- Antwoord kort
Mijn maat Ramon heeft onder elke mail “send from my iphone”. Ook deze die vanuit zijn mail programma vertrekken. Dat geeft hem toestemming om korte antwoorden te sturen.We zijn veel toleranter wanneer we een kort antwoord krijgen indien dit van een telefoon komt. Vanop een pc vinden we korte antwoorden toch wat minder sociaal. Maar nogmaals: wanneer er emotie mee gepaard gaat, is email waarschijnlijk niet het beste medium om te gebruiken. - Gebruik standaardantwoorden om te antwoorden.
Deze standaardantwoorden kan je via copy en paste aan je reply toevoegen. Minder typewerk, sneller gedaan.Ook in Gmail kan dit. Dat noemt daar ‘Canned Responses’. - Installeer een textexpander.
Een textexpander is een programma dat een afkorting omzet naar ganse paragrafen.Het is een magisch tooltje waar we bij ExtraTijd bijzonder enthousiast over zijn. Het geeft mij jaarlijks bijna 120 uren cadeau die ik anders gevuld zou hebben met typewerk. - Antwoord zo weinig mogelijk op open vragen
Leer de mensen waarmee je samenwerkt om je mails te sturen waar jij met ja of nee kan op antwoorden.
Welke van deze 17 strategieën ga jij combineren of proberen?
Hallo,
Even een korte reactie op:
Gebruik standaardantwoorden om te antwoorden.
Deze standaardantwoorden kan je via copy en paste aan je reply toevoegen. Minder typewerk, sneller gedaan.Ook in Gmail kan dit. Dat noemt daar ‘Canned Responses’.
In outlook kan je dit via de ‘handtekening’ gemakkelijk verwezenlijken: geen copy-paste dus, maar gewoon een handtekening selecteren en klaar ermee. Alle eer hiervoor naar de cursus prioritymanagement van prioritymakers, maar ik wou hem even delen, mocht je deze nog niet toepassen, want het scheelt toch weer wat tijd!
Groeten,
Elly
Hallo Elly,
dank je wel voor de toevoeging. Er zijn altijd mogelijkheden om het beter te doen.
Johan