Ook wanneer je niet aan de computer zit.
Wat doe jij met pop-ups vanuit je brein als je voor de computer zit?
Hoe ga je om met die mentale pop-ups?
Je bent geconcentreerd aan het werken. Alles gaat vlotjes. Tot er opeens in je hoofd een lichtje gaat branden, er schiet een idee door je hoofd, een inzicht of een to-do.
Wat doe je?
Blijf je in je gedachtenflow? Negeer je de pop-up? De kans is groot dat die pop-up nog eens zal verschijnen of evengoed is er een kans dat je het vergeet?
Schrijf je snel iets op zodat je het idee, het inzicht of de to-do niet verliest?
Of doe je totaal iets anders?
En kan dat dan zonder veel gedoe?
Pop-up free
Het summum is wanneer je geen mentale pop-up krijgt.
Niks, nul, nada.
Compleet ‘zen’ in je brein. Zo opgezogen in je werk dat je mijlen vooruit gaat met je taak.
Wanneer ik mezelf vergelijk met jaren geleden is het nu veel rustiger in mijn hoofd. Het aantal pop-ups is zeker verminderd, maar dat wil nog niet zeggen dat ze tot nul herleid zijn.
Slaag je erin om dit proces te automatiseren, dan wordt het helemaal top.
Dammed if I do, dammed if I don’t
Het ontbreken van een systematiek om de mentale pop-ups te verzamelen, doet ons de das om.
We signaleren twee problemen of gevolgen:
- Een aantal van die mentale pop-ups komen steeds terug. Vergelijk het met de pop-ups in Outlook. Als we op ‘snooze’ drukken, dan komt die ellendige pop-up terug. En dan meestal op een moment dat we eigenlijk iets anders willen doen.Weet dat dit je effectiviteit kost. Effectiviteit win je door een pull systeem te bouwen.
- We verliezen een aantal to-do’s, inzichten of ideeën.
Als we de systematiek automatiseren, winnen we extra snelheid en zal onze gedachtentrein veel minder ontsporen.
Elegant opvangen van mentale pop-ups
De oplossing bestaat erin om je methodiek helder te maken en daarna te automatiseren.
Bij behoorlijk veel klanten merken we dat ze verschillende methodieken hebben. En daar zit vaak het probleem.
Kies één methodiek om die mentale pop-ups te verzamelen en parkeer de pop-up zo snel mogelijk. Dan optimaliseer je je beperkte middelen.
Motivatie of het grote Waarom:
Een leeg hoofd = optimale concentratie.
Methodiek of Wat
Stap 1: het verzamelen van je pop-ups.
Als je geconcentreerd aan het werken bent en je brein brengt je bij een idee dat eigenlijk bij een ander project thuishoort, dan zorg je ervoor dat de mentale pop-up niet meer terugkomt. Dump deze dan in je betrouwbaar systeem. Op papier of digitaal, het maakt niet uit.
Leg een stukje papier naast je computer. Krijg je een idee, een inzicht of denk je aan een taak, schrijf het op.
Of noteer het digitaal in een openstaand Word document of via OneNote. De mogelijkheden zijn legio en aanpasbaar volgens je eigen wensen.
Stap 2: voeg het later of onmiddellijk toe aan je betrouwbaar systeem.
Tool of Hoe
Je optimaliseert het door de mentale pop-up onmiddellijk in je betrouwbaar systeem en op de juiste plaats te zetten.
Mijn eigen betrouwbaar systeem is de combinatie van de kalender in Outlook en de takenlijst in Outlook. Mijn vier lijsten en mijn kalender zitten in Outlook.
Mijn zoektocht start met het vinden van een ‘hoe’ die voor mij werkt. Daarna kan ik het optimaliseren. Optimaliseren betekent dat we de tijd, de energie en de aandacht die nodig is om iets te doen, verkleinen.
Het is dus belangrijk dat je ‘hoe’ werkt.
Maak je tool zo elegant mogelijk, dan kost je dit weinig mentale energie om vol te houden.
Hoe voeg je iets toe aan Outlook zonder dat je in Outlook aan het werken bent?
1. Als je niet voor de computer zit:
A. Een notitieboekje dat je bijna altijd bij je hebt, is de redder van je to-do’s, ideeën en inzichten. Dit is louter een verzamelplaats. Je organiseert hiermee nog niks. Tuurlijk bestaat er ook een digitale variant op je smartphone.
B. Via je smartphone stuur je een e-mail naar jezelf.
Er zijn voldoende apps die het mogelijk maken om een e-mail naar jezelf te sturen.
Ik gebruik Captio omdat het zo’n eenvoudige tool is. Captio kan slechts 1 ding: een e-mail sturen naar mezelf.
De e-mail belandt in je inbox. Op het moment dat je uit de inbox je prioriteiten vist, wijs je de aan jezelf gestuurde mail ook toe aan één van je vier lijsten of aan je kalender.
Een volgende optimalisatie: via het meesturen van een code via Captio laat je Outlook voor jou werken. Via regels in je takenlijst of kalender plaatst Outlook de e-mail onmiddellijk in de juiste takenlijst.
2. Je bent aan het werken op je computer maar niet in Outlook:
A. Installeer Fingertips
Fingertips is een soort commandolijn die je oproept als je op je computer aan het werken bent.
In de commandolijn geef je een afkorting. Door die afkorting wordt een actie op je pc in gang gezet.
Een actie kan zijn: maak een taak aan in Outlook. Dit kan zelfs zonder dat je in Outlook werkt.
Hoe korter jouw concentratie afdwaalt van de taak waarmee je bezig was, hoe gemakkelijker je je gedachtentrein terug kan opnemen.
Fingertips kost je geen eurocent. Maar het heeft wel een ‘prijs’ want alles heeft een prijs.
B. Maak jezelf een Fingertips.
Soms mag je zelf geen extra software op je computer plaatsen. Dan kan je proberen om de organisatie te overtuigen van het nut.
Maar soms lukt dat niet. En krijg je geen toestemming.
Herken je deze situatie?
Dan heb ik voor jou een manier gevonden om op je pc toch acties in Outlook te doen zonder in Outlook te zijn. En het is eenvoudiger dan je denkt.
Een voorbeeld: wanneer ik in Word een document maak en ik krijg een mentale pop-up, dan doe ik de toetscombinatie Ctrl-Shift-K. Ik koos die combinatie zelf omdat die in Outlook ook een taak maakt. (Consistentie helpt mijn brein)
Op dat moment wordt er een nieuwe taak aangemaakt zonder dat ik in Outlook aan het werken ben.
Inderdaad, de categorie kiezen, de taak bewaren en terug sluiten, kost wat moeite.
Om het nog eleganter te maken stuur ik mezelf mailtjes met codes waardoor Outlook een taak maakt van de binnengekomen mail.
Als ik een mentale pop-up krijg, druk ik heel vaak Ctrl-Shift-J in en Outlook maakt een e-mail waarin mijn mailadres reeds is ingevuld. Ik typ de code (= de lijst) + het onderwerp waarover het gaat en ik druk ctrl- enter. Ik schat dat ik dit drie seconden sneller kan doen dan wanneer ik een taak helemaal moet invullen.
Alles waar ik tijd kan mee winnen, is meegenomen. Zelfs al is dit maar 3 seconden.
Maar het gaat om meer dan alleen de tijdswinst.
Het gaat vooral om de gedachtentrein die ik niet wil verliezen.
Hoe je die shortcuts maakt, beschrijf ik in dit document dat je gratis kan downloaden.
Trackbacks/Pingbacks