Hoe je je toestemmingsprobleem zeker niet oplost!
Hoe kun je nu leren om meer nee te zeggen?
Dit is één van de top vijf vragen in de workshop Master Your Todo list en ook in Master Your Habits.
De kans is dus groot dat je daar ook mee worstelt.
Je collega komt je vragen of jij die Excel opnieuw kan invullen? En je denkt: ja, dat kan maar… hoef ik dat nu te doen? En toch hoor je jezelf zeggen: “Tegen wanneer heb je die nodig?” Yep, het ligt maar weer eens als extraatje op je bord.
Of je baas komt je vragen om een aangepaste powerpoint. Het is dringend dus dat betekent: voor de middag. Lap, daar gaat je planning.
Het resultaat is dat jouw beperkte middelen worden ingezet om iemands anders zijn of haar doelen te helpen bereiken.
‘Ja’ zeggen is ook zo logisch. Je wil helpen. Maar soms moet je jezelf helpen.
Toestemming om aan je doelen te werken
Het is niet omdat het logisch is dat het niet anders kan. Integendeel.
Alleen maar taken doen met een hoge impact op jouw doelen geeft je een magisch resultaat.
Een positief resultaat zien, voedt jouw goesting, je motivatie. Hierdoor zal je meer van dat soort acties doen. Dat is een ‘loop’ die zichzelf versterkt.
By the way: mijn toestemming om aan je doelen te werken, heb je al.
Heb je voor alles toestemming nodig?
Eén van de zaken die we geleerd hebben, is dat we toestemming nodig hebben.
Als kind hadden we toestemming nodig voor van alles en nog wat. Mag ik een ijsje? Mag ik nog wat tv kijken?
Het proces van toestemming krijgen, heeft zich in ons systeem vastgezet.
Tijdens de legerdienst werd het versterkt. Och wee, als we daar de regels niet volgden. Een grote kans dat we ballen kregen. In het Belgisch leger betekende dit een paar extra dagen aan je dienstplicht.
In de meeste organisaties zijn er geschreven en ongeschreven regels waar we beter niet tegen ingaan.
Toestemming zit dus heel hard in ons systeem. Dat is normaal. We zitten allemaal in hetzelfde schuitje.
Het toestemmingsprobleem los je niet op door meer kennis
Ik herhaal het: je krijgt van mij de toestemming om alleen nog de taken te doen die je een hoge impact opleveren.
Helaas hoor ik vaak in de workshops, deelnemers zeggen: “Maar Jodha, dat mag niet van mijn baas of dat mag niet in onze organisatie. Wat kan ik dan doen als ik niet mag?”.
Mijn antwoord is dan: “Je kan een toestemmingsprobleem niet oplossen door meer kennis te hebben”.
Om iets te begrijpen, maak ik steeds modellen. Een model helpt me om de realiteit te vereenvoudigen en te begrijpen. Ook rond acties/gedrag heb ik een model gebouwd. Dat is mijn manier om de regeltjes te begrijpen en te kennen. En om te kunnen experimenteren.
Of je iets doet of niet, is gebasseerd op drie parameters:
- Kennis
- Motivatie
- Toestemming
Als je nul toestemming hebt, kan je nog meer kennis verzamelen. Nog meer je motivatie oppompen maar dat brengt geen zoden aan de dijk. Integendeel, het voedt frustratie waardoor motivatie afneemt.
Van opleiding ben ik ingenieur. Daarnaast heb ik in mijn carrière als expert werkvereenvoudiging geleerd dat, wanneer je niet de actuele bottleneck oplost je geen vooruitgang boekt. Als je je beperkte middelen optimaal wil inzetten, pak je de huidige bottleneck aan.
Een ontluisterende vaststelling is dat er steeds een volgende bottleneck zal zijn. Het is nooit compleet klaar. Eénmaal dat ik dit kon accepteren, maakte het de zoektocht naar beter omgaan met mijn middelen makkelijker.
Meer kennis en meer motivatie zijn niet de bottlenecks bij een toestemmingsprobleem. De bottleneck is duidelijk de toestemming.
Deeuh?!
Waar zit de bottleneck bij toestemming?
Is dit in:
- je organisatie of de maatschappij?
- Je collega’s of huisgenoten?
- Jezelf?
Afhankelijk waar de bottleneck zich situeert, moet je er anders mee omgaan.
In elk geval duidt een toestemmingsprobleem op het feit dat je iets zal doen buiten je comfortzone. En dat is altijd werk op je to-do lijst.
Hoe kan je dit doen?
Tussen haakjes, hier is het ‘wat’: het toestemmingsprobleem oplossen. Waarom, wat en hoe zijn belangrijk om resultaat te boeken.
1. Een mandaat bekomen
Het gebeurt zelden dat je een mandaat zomaar krijgt. Je moet dit verkrijgen of verdienen.
Overtuig degene die jou het mandaat of de toestemming kan geven om dat te doen. Moet je baas je een mandaat geven? Dan overtuig je hem of haar om dit expliciet te doen.
Toestemming geeft meer vrijheid. Daarom dat de uitspraak ‘vrijheid wordt nooit gegeven maar altijd genomen’ in mijn idee wel klopt.
2. Toestemming voor een (tijdelijke) uitzondering bekomen
Lukt het mandaat niet. Ga dan voor een tijdelijke uitzondering.
Je krijgt geen toestemming om extra software op je pc te zetten. Regel dit via een tijdelijke uitzondering.
3. Doe het zonder mandaat.
Je kan ook zeggen dat je jezelf de toestemming geeft. ‘Het is makkelijker om vergeving te krijgen dan om toestemming te bekomen’, zou een uitspraak zijn van de jezuïeten.
Voor alle duidelijkheid: ik heb het hier niet over iets waarmee je de intentie hebt om een ander te schaden of waar het resultaat de ander schade berokkent.
In veel gevallen kom je met een aantal dingen weg zonder dat het opgemerkt wordt. Wanneer je onder de radar vliegt, kan je veel doen zonder toestemming. Zelfs in grote organisaties is mijn ervaring.
4. Het toch doen en de prijs betalen indien je betrapt wordt.
Een aantal jaren geleden hoorde ik iemand in een tv-programma aan Helmut Lotti de vraag stellen of hij nog steeds te snel reed. Hij antwoordde: “Ja”. Dat was het eerste deel van zijn antwoord. Het tweede deel was: “maar ik ben bereid om de prijs te betalen”.
Ik was nooit een fan van Helmut. Maar dit was duidelijkheid in het kwadraat.
Respect.
Je weet dat het niet mag. Maar je doet het toch en je betaalt de prijs zonder daar over te klagen of te zagen.
5. Experimenten doen
In veel gevallen merk ik dat ik zelf de bottleneck ben. Er zijn regeltjes in mijn systeem geslopen. Als ik blijf geloven dat die regeltjes nog steeds juist zijn, kunnen ze een bottleneck vormen.
Vooruitgang boeken, is het vervangen van oude regeltjes door nieuwe, andere regeltjes. Nieuwe regels die je sneller naar de doelen brengen die je wil realiseren.
De manier die ik gevonden heb, is door experimenten te doen. Een experiment is een tijdelijke manier om ‘andere’ regeltjes te volgen en uit te vissen of dit zal werken. Ik verander de regels door tijdelijk en bewust andere regels te volgen.
6. Je erbij neerleggen dat het niet mag
Er zijn omstandigheden waarbij het niet anders kan dan de oude regeltjes te volgen. Je hebt alles geprobeerd en je wil de prijs niet betalen.
De beste raad die ik je dan kan geven, is om het los te laten. Je erbij neerleggen dat het zo is.
Je accepteert de situatie. Je stopt geen energie meer in het proberen veranderen. Je maakt je er geen zorgen meer over en laat het niet verder aan je ‘knagen’.
Done.
Wat mij helpt om dit laatste redmiddel te gebruiken, is me afvragen: “Wat als ik dit nu loslaat? Hoe zal ik mij voelen? Wat brengt het mij op?”.
Niet makkelijk en ook niet echt mijn natuur.
PS Je hebt mijn toestemming niet nodig om je gedrag te veranderen. Maar als het helpt: je hebt mijn toestemming om alles te doen wat je kan doen om sneller je doelen te bereiken.
