Te veel werk
Heb jij ook steeds een te volle werkplanning? Heb je het gevoel dat zelfs met dubbel zoveel uren in een dag, je je werk nog niet gedaan zou krijgen?
Op het einde van de week blijkt er meer op je todo lijsten te zijn bijgekomen dan je er af kon halen.
Het gevolg is dat je dan meer uren gaat werken. En die extra uren gaan eerst ten koste van jezelf (je gaat bijvoorbeeld weer eens niet sporten). En daarna gaan die ten koste van je familie en vrienden (je zal volgende week wel met de kinderen iets leuks doen).
Lege actielijst
Ideaal zou je actielijst voor deze week steeds leeg zijn in de tijd die je ervoor voorziet.
En dan heb je de belangrijkste acties voor deze week gedaan. Dringend of niet dringend was dan zelfs niet relevant.
Vol bord
De meeste kenniswerkers leggen structureel te veel op hun bord.
Kenniswerk is veel gevallen onzichtbaar en dat maakt het moeilijk te beheren.
Het is veel makkelijker om in te schatten hoeveel kilometers je kan fietsen in vijf uur, dan een idee te hebben hoeveel kenniswerk je kan doen in dezelfde tijdspanne.
Hoe lang duurt het?
De oplossing voor kenniswerkers is een actielijst te maken die past in de ruimte die je hebt.
Omdat je leven niet gebeiteld staat in steen, heb je iets nodig dat je op korte termijn kan aanpassen.
Bij het begin van de week vul je een deel van je actielijst voor deze week met werk dat komt uit je andere lijsten (vb. je masterlijst, je incubatielijst,..).
Een noodzakelijke voorwaarde is te weten hoeveel ruimte je hebt de komende week voor je actielijst. En hoeveel ruimte je hebt voor het onverwachte dat moet gebeuren. In een über ideale wereld kan je alles voorzien aan het begin van de week.
Superproductieve mensen doen er alles aan om zo weinig mogelijk van hun script af te wijken. Hun tolerantie naar ad-hoc is bijzonder klein. Maar dat is een extra artikel op de incubatielijst.
De ruimte die je deze week hebt, strategisch vullen met je belangrijkste acties is een vaardigheid die je waarschijnlijk nooit aangeleerd hebt.
Teneinde de ruimte die je hebt niet te over vullen met acties, is het goed te weten hoe groot de acties zijn. Hoeveel tijd heeft een actie nodig voordat je de actie van je lijst kan schrappen.
Beter worden in het inschatten van acties kan je leren. Het is naast het voorzien van een buffer de enige manier om je actielijst voor deze week onder controle te houden.
Een aantal van de volgende tips helpen je vooruit:
1. Ken het verschil tussen doorlooptijd en jouw doetijd
De doorlooptijd is de tijd nodig tussen start en finish. Dat kan dagen, maanden duren.
Je doetijd is de tijd die jij nodig hebt om de acties te doen die je naar de finishlijn brengen. Wanneer je start en het project in één ruk afgewerkt, is de doorlooptijd gelijk aan je doetijd.
Maar, je weet dat dit project niet het overgrote deel van je werk is. Anders had je geen Masterlijst of Wachten op Lijst.
2. Klein is mooi
De grote van je taken inschatten, is makkelijker wanneer je ze in kleine stappen breekt. Bovendien is de afwijking kleiner op kleine delen dan op grote stukken.
Een artikel schrijven is research doen, mindmap aanvullen, schrijven van een draft, vinden metafoor, vinden drie quotes, vinden rechtenvrij beeld, uploaden artikel website, uploaden artikel mailsysteem.
Wanneer alle stappen in de ruimte voor deze week moeten, is het goed om daar ruimte voor te voorzien. Doordat ze zijn opgesplitst in kleinere deeltjes kan je ze ook makkelijker inplannen.
3. Vergelijk met gelijkaardige taken
Een deel van wat je doet als kenniswerker is uniek, éénmalig of de eerste keer.
Nogal moeilijk om dan een juiste tijdsinschatting te maken. Vind voor die unieke taken, zaken die gelijkaardig zijn.
Het is beter een inaccurate schatting te hebben, dan helemaal geen schatting te hebben.
4. Hercalibreer je tijdstinschattingen
De meeste kenniswerkers onderschatten chronisch hoe lang een taak duurt.
Meestal schatten we de doetijd voor acties te kort in. Behalve voor zaken waar we tegenop zien. Die duren altijd langer in ons hoofd dan in de realiteit, waardoor ze nog moeilijker gepland worden.
Test een aantal van je veronderstellingen. chronometreer hoe lang iets duurt. Het helpt je om de ruimte die je deze week beter te vullen en nog tijd over te houden voor jezelf.
Geef je zelf feedback op de geschatte en reëel getimede tijd, hierdoor zullen je volgende schattingen veel beter zijn.
5. Hou rekening met de Wet van Parkinson
“Work expands to fill the time available for its completion”.
C. Parkinson is een historicus die een zestigtal boeken schreef. Hij is beroemd voor zijn bovenstaande wet.
De ruimte die je voorziet voor een actie wordt gevuld door deze actie. Wanneer je geen einde voorziet, dan blijven acties doorlopen.
6. Daag jezelf uit
Je weet dat je 150 minuten nodig om een stukje te produceren. Kan dat niet op 130 minuten?
De wet van Parkinson indachtig is dat mogelijk. Misschien mag je de lat wat lager leggen. Goed is goed genoeg!
