Overkomt het je wel eens dat een extra opdracht je compleet uit je balans brengt? Het is zelfs niet zoveel extra werk. Het is de druppel die je emmer doet overlopen. De Engelse uitdrukking is plastischer. Het spreekt meer tot de verbeelding : “De laatste strohalm breekt de rug van de kameel”. De last wordt teveel door het laatste kleine stukje en je verliest je cool.
Je wordt overspoeld door opdrachten en weet niet meer waar je hoofd staat. Je verliest je zicht op wat belangrijk is en je belandt in een re-actieve mode. Je reageert op het laatste en het luidste.
Bulletproof
Stel je voor dat je hetzelfde kon met opdrachten die jouw kant opvliegen. Opdrachten die naar je toekomen via email, via het gangcircuit of die tijdens meetings op je bord landen. Stel je voor dat de “Collattarel Damage” van deze opdrachten nihil is. Niks kan je raken en je bent volkomen bulletproof.
Chronologisch
Het mogelijke werk wordt sequentieel op je bord gelegd, de ene opdracht volgt op de andere. Maar dat is al lang niet meer de volgorde waarin we het werk doen. Een deel van wat we vandaag als werk ontvangen, gaan we misschien pas binnen een maand doen. Of misschien ga je dat zelfs helemaal niet doen.
De meeste kenniswerkers organiseren dat werk ofwel chronologisch ofwel in hun hoofd. En beide manieren zorgen voor stress en tijdsverlies.
Aanhoudende stress is als een vergif voor je lichaam.
Stress kan kortstondig helpen om door de zure appel heen te bijten. Langdurige, aanhoudende stress is echter puur vergif voor je lichaam. Je gaat er langzaam aan ten onder.
Hoe word je Bulletproof voor deze opdrachten?
Je onzichtbare cape om je te beschermen tegen de inslag van de opdrachten bestaat uit drie componenten :
- methodieken
- gedrag
- tool (s)
Ondersteunende methodiek
Eén van de belangrijkste methodieken is het verzamelen van je opdrachten te scheiden van het organiseren van je opdrachten.
Stel je voor dat je de opdrachten die op je bord vallen chronologisch zou organiseren. Je krijgt dat een lange lijst van opdrachten die stilaan eindeloos wordt. Je schrijft nieuwe extra opdrachten onderaan de lijst. Het effect daarvan is dat je steeds doorheen je chronologisch verzameld werk dient te lopen om te weten wat je nu gaat doen.
Door die eindeloze lijst lopen is al werken op zich. Daarnaast word je op elk moment geconfronteerd met al het werk dat nog niet klaar is en waaraan je zeker niet kan beginnen deze week. Dit is nochtans hoe veel (slechte) To-Do lijsten gemaakt worden. Geloof me, ze helpen je niet!
Bij Extratijd hebben we een methode ontwikkeld die je leert hoe je een To-Do lijst kan organiseren, zodat deze je helpt in plaats van frustreert. Het organiseren van het verzamelde werk kan je in detail lezen in de “Mythe van Ohio” of kom naar 1 van onze open opleidingen.
Consistent gedrag
Je gedragspatronen zijn de ‘verborgen’ regels van jouw operating systeem. Je herkent de regeltjes het makkelijkst wanneer je denkt in als dit – dan dat termen.
Bijvoorbeeld: als je in een groep je naam hoort dan kijk je op. Je weet uit ondervinding dat op elke regel uitzonderingen zijn. In de syntax van regels is dat behalve. Als je in een groep je naam hoort, dan kijk je op behalve wanneer je heel hard geconcentreerd bent.
Zelfs Superhelden hebben momenten van zwakte. Dat maakt ze ook menselijk. De momenten van zwakte zijn wanneer ze weten wat ze zouden moeten doen en toch iets anders doen.
Je weet de uitzonderingsmomenten de gevaarlijke momenten zijn. Hoe consistenter je gedrag, hoe meer bulletproof je wordt.
Tool(s) die bij je passen
Je gedrag en methodiek worden ondersteund door tools. Een schriftje om je beloftes te verzamelen is een tool. Low of high tech, het maakt niet veel uit het is een tool.
Vind een tool die bij je past en voor jou werkt.
De samensmelting van je tool, gedrag en methodiek maken je bulletproof.
