Heb je al pogingen gedaan om effectiever te worden? Natuurlijk heb je dat.
Iedereen probeert op een bepaald moment om beter georganiseerd te worden. Je hebt boeken gekocht, software geïnstalleerd en het werd wat beter maar niet wat je ervan verwachtte.
Als je vorig jaar probeerde om productiever te worden. Echt probeerde om productiever te worden en het lukte niet dan is dat…
Tuurlijk. Je collega’s vragen komen steeds je aandacht stelen. Het is toch gek hoe twee minuten voor je collega op jouw klok minstens tien minuten duren. En je baas verandert meerdere malen per dag van prioriteiten.
Ik geloof je echt.
En toch. Ik zag de laatste jaren mensen op de ExtraTijds cursussen die heel enthousiast aan de slag gingen. En na een tijdje het helemaal loslieten en het meesterschap over hun Todo lijst opnieuw verloren.
En het was grotendeels hun eigen fout. Ik voel mee, omdat ik het zo herken. Het is makkelijk om excuses te zoeken. “No excuses” is een van mijn 12 geboden.
Excuses vinden; dat doen we allemaal hé. Het is toch te koud om te gaan lopen vandaag. Morgen zullen we meer water drinken. Vandaag mag dat ene pilsje nog wel zeker.
De vraag is niet of het kan, maar of het helpt.
Gelukkig kon ik ook vele malen het omgekeerde zien. Tom, Yentl, Stefaan, Noortje, Steven, Kenny en velen andere toonden dat het ook anders kan.
Met mijn ervaring in dit vak, kan ik zeggen dat de deelnemers aan Master Your Todo list die het wel lukt geen speciale gaven hebben. Tom of Yentl hebben geen doctoraat. In Yentls geval nog niet. Maar dat doctoraat komt er wel. Het is ook niet zo dat bij Noortje en Steven de sterren in een juiste constellatie stonden. Steven en Kenny zijn niet slimmer dan de anderen.
Wat deze Masters of hun todo list wel hebben is dat ze zich realiseerden dat productiever worden een reis is. Geen bestemming. Het kan altijd beter.
Mijn top zeven om het productiviteit beter te maken.
1. Beschouw alles als feedback
R. Allen zei “There is no failure. Only feedback.”
Als het niet gaat zoals je wil, moet jij iets anders doen. Anders krijg je wat je nu hebt.
Geef jezelf feedback op je productiviteit.
Wat zou je anders willen?
Kap het in stukjes en ga die stukjes verbeteren. Wordt gevoelig voor wat je effectiviteit vermindert.
Zoals bijvoorbeeld de bonnetjes voor de accountant die her en der verspreid liggen. Elke maand kost het je extra tijd om die te vinden.
2. Vind het wiel niet opnieuw uit
Kopieer een methode die werkt. Originaliteit is overrated.
Resultaat is de sleutel.
Hoe doen anderen dat met die bonnetjes. Inspiratie en how to’s zijn overal te vinden.
Praat met je collega’s die het proces onder controle hebben. En kopieer hun methode. Pas aan wanneer de methode niet werkt voor jou.
3. Schrijf je doelen en projecten neer
Schrijf je doelen neer. Er iets magisch aan neergeschreven doelen. Je hebt dat richtpunt nodig voor je feedback.
Je wil productiever worden. Juist? Wat ga je dan allemaal doen de komende weken om productiever te worden?
Maak een plan voor dat doel. Een doel zonder plan is whisfull thinking.
Zet vanuit dat plan projecten op je masterlijst. Tot zolang je de finishlijn niet bereikt hebt, zet je acties op je actielijst.
En je geeft jezelf opnieuw feedback wanneer je niet bereikte wat je wil bereiken.
4. Herstart
Teleurstelling. Je hoopte om elke dag je journal in te vullen. Je brak de ketting en nu ligt je journal al een aantal dagen aan de kant.
Elke dag die je wacht om iets te schrijven, verkleint de kans dat je het terug opneemt.
Teleurstelling is mooie feedback. Je wil het graag. Herstart.
Probeer iets anders dan wat je normaal deed. Sta tien minuten vroeger op of schrijf samen met je dochter in je journal.
Herstart kleiner. Misschien had je geen tijd om elke dag in je journal te schrijven.
Je effectiviteit is soortgelijk. Het lukte niet. So what. Herstart. Dat is wat Tom deed. Hij kwam opnieuw naar de workshop Master Your Todo list. Geen drama. Ikzelf volg elk jaar honderd keren de workshop MYT.
5. Stop met het zoeken en vinden van excuses
John Carlton (een voorbeeld wat betreft copy writing) benoemt het als stoppen met liegen tegen jezelf.
Het negeren van feedback. Je actielijst is op het einde van de week niet leeg. Dat is zelf gegeneerde superfeedback. Er zijn veel excuses waarom deze niet leeg is. Maar feit blijft dat je actielijst is niet leeg is en deze excuses maken de lijst niet leeg.
En wat doe je met die feedback? Hoe zorg je dat je jezelf feedforward geeft?
Ik herinner me nog feedback van Guido één van mijn bazen ooit. Ik was niet akkoord met wat Guido zei. Hoewel zijn feedback spot on was. (Dat kan ik nu jaren later zeggen). Maar het was moeilijk aan te horen. Het was makkelijker om te zeggen dat het niet waar was. Dat was makkelijker dan de wereld te zien hoe hij echt was.
Op een aantal punten had ik echt hulp nodig. Geen drama. Hoewel ik dat toen wel vond.
Iedereen heeft een mentor en een coach nodig.
6. Beheer de kleine dingen
Kleine dingen: slecht beheerd hebben de neiging groter te worden.
Voer die twee minuten acties uit wanneer ze op je bord landen, niet wanneer ze dringende tien minuten acties geworden zijn.
De kleine dingen zijn mijn Bruine M&M’s. Niet dat ze onweerstaanbaar zijn. Ze zijn het waarschuwingsteken dat ik van het pad aan het glippen ben.
Wat zijn jouw Bruine M&M’s?
7. Maak het pijnlijk om te falen
De website stickk.com is een inspiratiebron.
Mooi om te zien dat anderen ook moeite hebben om gewoonten te veranderen. Je bent nooit alleen met dit probleem. Je zou het haast denken, wanneer je op Facebook alle successen van je vrienden of collega’s leest.
Je vind daar ook strategieën die anderen met succes of minder succes gebruikt hebben.
De meest succesvolle strategie is een engagementcontract. Je engageert je om iets te doen. Slaag je daar niet in dan betaal je een prijs. Hoe meer pijn die prijs je doet, hoe groter de kans op slagen.
Maak het pijnlijk om te falen.
