Frustreert het je ook dat de mensen rondom jou niet doen wat je graag zou willen? Je vroeg aan Frederik om je dat ingevulde document terug te sturen. Je bent nu al een week aan het wachten en hebt nog geen document. Frederik had nochtans tijd. Je zag dat hij weinig in zijn kalender had staan.
Ideale wereld
In een ideale wereld krijg je wat je nodig hebt op het moment dat je het nodig hebt en in de kwaliteit die je nodig hebt. Alles voldoet aan je verwachtingen. Daardoor zit er een zalige flow in je dag. Zelfs Frederik levert op voorhand wat je nodig hebt.
Verkeerde verwachtingen
Verkeerd beheerde verwachtingen doen ons dikwijls de das om. En wanneer we niet krijgen wat we nodig hebben, levert dat wrevel op. En dat leidt tot scheurtjes in relaties. Een gehavende sociale relatie herstellen kost ExtraTijd.
Frederik zal zijn mooi kostuum aan dienen te hebben wanneer hij je de volgende keer iets komt vragen.
Heldere verwachtingen maken goede vrienden
Helderheid en duidelijkheid van grenzen zijn belangrijke punten wat betreft productiviteit en effectiviteit.
Hier een aantal tips om die helderheid te bekomen.
1. Laat je wereld weten hoe snel je antwoordt op mail.
Op het artikel van vorige week kreeg ik een automatisch antwoord dat de persoon graag binnen de zeven dagen reageert op mijn mail. Dat is helder en duidelijk.
Zet onderaan elke mail dat je antwoordt op mails binnen de zesendertig uur. En dat je geen mails leest voor veertien uur of na twintig uur.
Wanneer je de gecreëerde verwachting niet kan waarmaken, laat dat dan ook weten. Stuur dan een bericht dat je het mailtje zag, maar dat het wat langer zal duren dan normaal. Om die antwoordmailtjes te maken gebruik je een textexpander.
2. Gebruik je out-of-office wanneer je met vakantie bent of langer dan één dag niet de mogelijkheid hebt om je inbox te processen.
Geef duidelijk aan wanneer je wel opnieuw beschikbaar bent.
3. Maak duidelijk wanneer je mag onderbroken worden.
Ga van een ‘open deur’ naar een ‘open deur politiek’. Op welke tijdstippen wil/kan je aandacht aan de onderbreking geven. Elke onderbreking haalt je weg van datgene waar je je op dat moment wou op concentreren.
Stel dat je slaap vijftig keer per nacht wordt onderbroken. Dat zou niet goed zijn voor je energie. Je heb een straffe koffie nodig om je dag te kickstarten. Je aandacht steeds laten onderbreken heeft hetzelfde effect op je mentale energie als je slaap laten onderbreken.
4. Zet de juiste status aan in skype of je instant messenger programma. Of zet dat programma helemaal uit. En af en toe mag je telefoon ook uit. Bij een echte crisis zullen ze je wel vinden.
5. Vertel het doel van je punt op de agenda van de teammeeting.
Wat heb je wanneer het punt succesvol werd afgerond?
Je wil
• een beslissing communiceren
• een toekomstige beslissing afchecken
• over mogelijke oplossingen brainstormen
• beslissingscriteria opbouwen
• …
Zo is het voor alle aanwezigen duidelijk wat je verwacht.
6.Gebruik bovenstaande strategie ook voor de mails die je stuurt.
Wat is het doel van je mail? Wat heb je wanneer de lezer van de mail doet wat je verwacht? Wanneer Frederik weet dat hij het document ‘hoeveel emails ontvang je dagelijks.xls’ ingevuld dient terug te sturen tegen vrijdag, maakt dat het voor hem makkelijker en duidelijker. En indien het makkelijker is om te doen, wordt de kans groter dat het gebeurt. Dat is een universele wet.
7. Houdt de controle over items bij je.
Wil je samenzitten met iemand om iets te bespreken, geef onmiddellijk een aantal mogelijke tijdstippen. Wanneer je een beslissing nodig hebt, geef dan een voorstel. Vertel wanneer je zal opvolgen indien je geen antwoord kreeg. Je controle weggeven is jezelf machteloos maken. Houd de controle en geef jezelf daardoor de toestemming om op te volgen.
8. Werk met default beslissingen.
Indien er geen tegenreactie is voor een bepaalde datum is de beslissing genomen. Check af in de organisatie waar je werkt of dit kan. En indien het niet kan, vraag waarom. Je wil alleen maar productief werken.
9. Vertel je medewerkers, collega’s en baas wat je handleiding is.
Wanneer zijn je beste momenten (je gouden kwartieren) waarin je het meest mentale energie hebt. Wil je dan gestoord worden? Wat maakt je blij? Wat jaagt je de gordijnen in? Wanneer die grenzen duidelijk zijn, is het spel spelen eenvoudiger.
10. Gebruik de regel van driemaal.
Wanneer er driemaal iets gebeurt wat je niet verwacht zijn de grenzen, de verwachtingen niet helder genoeg. Corrigeer, anders zal het nog een vierde keer gebeuren.
