Vast in de draaideur

Heb je ook soms het gevoel van in een draaideur te zitten? Je doet hard je best om je todo’s gedaan te krijgen. Je bent met twintig dingen tegelijk bezig en toch voelt het alsof je geen vooruitgang boekt. Het is alsof je in rondjes draait.

Afvinken en aanvonken

Kun je je voorstellen wat je zou hebben wanneer je aan je doelen zou kunnen werken? Je dromen en je plannen kunnen uitvoeren? De draaideur stop zetten en een recht lijn hebben naar je eindstreep?

Dat zou geweldig voelen. Het afvinken van je doelen en het aanvonken van nieuwe doelen geeft energie. Ze geven je meesterschap over je todo lijst.

Denkwijze

De meeste deelnemers aan het Master Your To Do -programma hebben een aantal ideeën over productiviteit die hen niet helpen om een stap vooruit te zetten. Integendeel die denkwijzen houden hen in de draaideur.

Het is niet evident om een aantal contra-intuïtieve denkwijzen te accepteren.

1. Time management gaat niet over tijd. 
Dat was zelfs jaren geleden niet zo. En toen waren er nog geen facebook, emails, twitter en andere onderbrekingen.

Concentreer je op je wilskracht, energie en aandacht. Op die manier word je de meester van je todo lijst. En zal je je tijd beter gebruiken.

Richt je aandacht op wat je wil afvinken. Haal je aandacht weg van alle andere zaken. Het is niet evident, maar het is wel effectief. De lijstjes zijn een manier om je aandacht los te maken van de taken die je nog dient te doen.

Bewaak je energie. Wanneer je geen mentale energie hebt, is het het contraproductief om taken te doen die veel mentale energie vergen.

Gebruik je wilskracht strategisch. Je wilskracht gebruiken wanneer het niet nodig is, kost je nodeloos energie. Schrap de onnodige beslissingen. Elke beslissing gebruikt een deel van je wilskracht.

2. Meester zijn over je todo lijst gaat niet over perfectionisme of altijd consequent zijn. 
Het gaat over acties doen om je doelen te bereiken en vandaag wat meer meester zijn dan gisteren.

Beter een verkeerde actie dan geen actie. Van het momentum kan je iets leren.

Indien er geen momentum is kan je niks leren.

3. Denkwijze: je hebt natuurlijk georganiseerde en niet georganiseerde mensen. 
Geoff Colvin beschreef in ‘Talent is overrated’ dat je door oefening beter wordt. Niemand is geboren met het talent om veters te knopen. Je hebt dat geleerd.

Ook het meesterschap over je todo lijst is een vaardigheid die je kan verbeteren en trainen, net zoals veters knopen.

4. Productief zijn heeft niks te maken met snel antwoorden op vragen die op je bord landen.
Het heeft alles te maken met het sturen van een verwachtingspatroon.

Je verwacht niet van de postbode dat hij vijfmaal post brengt per dag. De postbode komt maximaal twee maal langs.

Stuur het verwachtingspatroon zodanig bij dat je van reactief zijn naar proactief werken kan overstappen. Laat je collega’s en klanten weten hoe snel je antwoordt.

5. Spontaan zijn en gestructureerd zijn sluiten mekaar niet uit. Integendeel.
Veel kenniswerkers hebben moeite met het idee dat meesterschap over hun todo lijst geen onderscheid maakt tussen privé of professioneel.

De denkwijze is professioneel mag gestructureerd zijn, privé moet spontaan zijn. En dat maakt dat veel deelnemers een grote stap vooruit kunnen zetten door ook zaken die ze privé dienen te doen in lijstjes te zetten.

Dan kan tijdens de professionele tijd de aandacht van de privé-zaken gehaald worden. En omgekeerd. Tijdens je privé tijd je aandacht bij je privé-zaken houden.

6. Geef me een betere tool en het zal beter gaan.
Dat klopt in die gevallen waar de tool je een bepaald process oplegt. In alle andere gevallen heb je miserie geautomatiseerd.

De denkwijze dat een tool alles oplost, is zelden juist. Je hebt een process nodig om de tool te laten werken.

Als je het niet kan zonder tool, kan je het ook niet met een tool.