Ken je het verhaal van de man die in het bos een boom probeerde om te zagen? Een andere man kwam voorbij en zag hoe druk de man bezig was. Hij zag er vermoeid en bezweet uit: “ Ik ben kapot, dit is niet leuk meer’. Dit deed de ander opmerken: “Waarom stopt u dan niet even? Rust even uit en maak de zaag weer scherp, zodat het een stuk sneller gaat.” Waarop de vermoeide man zei: “Ik heb geen tijd om de zaag aan te scherpen en te rusten, ik moet nog veel te veel zagen!”
Klinkt absurd? Dat is het ook, maar toch trappen we allemaal wel eens in de val. We hebben de neiging maar door te hollen: te weinig tijd te nemen voor zelfzorg en om onze productiviteitstools beter te maken. Door productiviteitstools aan te passen verliezen we minder tijd én energie. Immers…
Tijd om een houtblok te zagen met een botte zaag: 30 minuten
Tijd om een zaag te scherpen: 5 minuten.
Tijd om een houtblok te zagen met een scherpe zaag: 10 minuten.
Hieronder vind je enkele eenvoudige tips om je google-zaag waar je emails/todo’s verwerkt, scherper te maken. Zo kan je email- en todosysteem beter werken.
We delen graag 10 trucjes binnen google om:
- e.a.M te optimaliseren
- Van Push naar pull te gaan
- Minder afleidingen te hebben en dus minder beslissingen te nemen
Voor de eerste drie tips verwijs ik naar vorige nieuwsbrief rond Google:
- Maak een oshit regel zodat je het verzenden van een mail ongedaan kan maken
- Maak een versie ‘lege inbox’ voor het afleidingsvrij versturen van een mail
- Maak een geautomatiseerde ‘wachten op’-lijst
Tip 4: bundel mails over zelfde onderwerp
Via de algemene instellingen kun je de gesprekweergave inschakelen. Hierdoor worden alle e-mails rond hetzelfde onderwerp gegroepeerd. Op deze manier kan je eenvoudiger zien of je een antwoord hebt gekregen op een vraag en kan je efficiënter mails verwerken.
Als je merkt dat er rond een teveel antwoorden komen rond bepaalde mail is het vaak efficiënter om een korte vergadering te organiseren of een telefoontje te plegen.
Tip 5: Doe af en toe een hangout ipv fysieke vergadering
Google Hangouts is een platform voor instant messaging, IP-telefonie (bellen via internet) en videoconferentie. Voor sommige vergaderingen kan een ‘hangout’ een interessant alternatief zijn om verplaatsingen te besparen. Dit kan je redelijk wat tijd besparen.
Tip 6: Laat een vergadering standaard 50 ipv 60 minuten duren
Laat een vergadering van een uur, maar 50 minuten duren en gebruik die 10 minuten om je vergadernotities te verwerken en toe te voegen aan je betrouwbaar systeem.
Je systeem kan je hierbij helpen. Je kan via de agenda-instellingen ‘snelle vergaderingen’ inschakelen. Hierdoor zal google automatisch een vergadering van 50 ipv 60′ voorstellen.
Een ander voorstel is om een vergadering een kwartier na het uur te laten starten. Dit geeft twee voordelen: de kans dat deelnemers op tijd komen is groter en er is een grotere kans dat de vergadering 45 ipv 60 minuten zal duren.
Tip 7: Gebruik de sneltoetsen in agenda, mail, … voor veel gebruikte handelingen
Via de algemene instellingen van google mail, kalender of andere google tools kun je de sneltoetsen activeren. Hiermee kan je met één toets of toetsencombinatie een actie uitvoeren.
Tip: bekijk welke acties je vaak gebruikt en leer de toetsencombinatie hiervoor. Zo win je weer wat tijd.
Tip 8: Gebruik email-filter om binnenkomende mails te filteren
Emailfilters kunnen zaken voor je automatiseren. Een mogelijke toepassing hiervan is het filteren van inkomende mails. Zo kan je bijvoorbeeld een filter maken die inkomende mails waar je in cc staat automatisch naar een andere map verplaatst.
Deze werkwijze heeft twee voordelen. Je ziet sneller de mails die belangrijk zijn voor jou en je kan een andere frequentie gebruiken om deze ‘inboxen’ te verwerken. Zo kun je bijvoorbeeld drie keer per dag je inbox verwerken waar mails staan gericht aan jou en slechts één keer per dag mails verwerken waar je in cc staat.
Tip 9: Zet emails popus uit – push pull
Pop-upmeldingen zorgen voor afleiding. Je wordt afgeleid van de taak waar je mee bezig. Het zorgt er ook voor dat je meer in push- in plaats van pull-mode komt.
Via de algemene instellingen kan je pop-upmeldingen uitschakelen. Op deze manier blijft je aandacht bij de taak waar je mee bezig bent.
Tip 10: Experimenteer eens met google labs
Gmail labs is een ‘testomgeving’ voor experimentele functies die nog niet helemaal klaar zijn voor het echte werk. Ze kunnen op elk moment worden gewijzigd, crashen of verdwijnen.Momenteel bevatten de labs enkele zaken de interessant kunnen zijn voor jou.
Tip: bekijk via de tab ‘labs’ in instellingen welke zaken interessant voor jou kunnen zijn en experimenteer voor jou.
Zaken die jou t.e.a.m. kunnen opleveren zijn bv standaardantwoorden, voorbeeldvenster en ‘aangepaste sneltoetsen’.
Aangescherpte zaag
Tijd om google zaag aan te scherpen: tussen de 0,5 en 4u
Tijd om todo’s te verwerken: 5 tot 100 minuten minder per dag
Aan jou de keuze.
Meer weten over google en hoe je bovenstaande concreet implementeert? Volg de workshop 99 problems but Gmail ain’t one op 24 april a.s.
