Vorige week ontving ik een berichtje op Facebook van Wim (Wim is onze saxofonist in de band waar ik speel): een artikel van Tony Crabbe over: “waarom je todo lijstje je inefficiënt en ongelukkig maakt”.

• Btw we hebben een Extratijdsclub –  Facebookgroep om mekaar op het spoor te houden.
• De link naar het artikel vind je onderaan. Hé, ik wil je aandacht (nog) niet naar ergens anders duwen.

De claim van Tony is, dat doordat we

1. van een maatschappij van schaarste naar een maatschappij van overvloed zijn geëvolueerd, todo lijsten niet meer werken.

Tony zegt ook dat:

2. Plannen maakt ons alleen maar drukker
3. Het meest uit onze tijd halen, haalt het minst uit onze aandacht.
4. Tijdsbesef maakt ons minder effectief
5. Het einde van het tijdsperk tijdsmanagement is nabij.

Ik ben het grondig oneens met de claims van Tony. Met alle vijf. Zelfs deze over het einde van het tijdsperk van tijdsmanagement is niet correct, volgens mij. Ik zal dan ook met die stelling beginnen.

1 : Het einde van tijdperk van tijdsmanagementenergie

Er is nooit een tijdperk geweest van tijdsmanagement. 
Boem, die bewering is ontkracht.

We hebben dat misschien wel zo genoemd, maar tijd is een ruimte die je vult met acties. Om die ruimte bewust te kunnen vullen, hebben we ook energie en aandacht nodig.

Tijd waarbij je nog maar weinig energie en aandacht (mentale energie hebt) wordt meestal opgevuld door het laatste of het luidste.

Je kan tijd niet managen. Of je er nu iets zinnig (alles wat je dichter naar je doelen brengt) mee doet of niet, de minuten, uren of dagen zijn voorbij.

De Todo lijst werd een kleine eeuw geleden (1918) aan Charles Schwab (President van de The Bethlemen Steel Corporation) geadviseerd door Ivy Lee om de efficiëntie van het management team van Charles Schwab te vergroten.

Weet je hoeveel emails er toen werden verstuurd? Hoeveel push berichten (nieuw what’s appje, nieuw tekstje, nieuw…) je honderd jaar geleden te verwerken kreeg? Hoeveel keer je toen werd onderbroken?

Yep, een fractie van het aantal maal dat er nu een aanslag gepleegd wordt op je aandacht. Er waren geen mails, geen tekstjes. Honderd jaar geleden waren de onderbrekingen van je aandacht, je mentale pop-ups die in je hoofd opkwamen structureel minder. Er was structureel veel minder waar je aandacht heen kon.

Wat mij betreft heeft het altijd al gegaan over T.E.A.M.-management (Time, Energy, Attention en Money) in plaats van over alleen maar tijdsmanagement.

Ook honderd jaar geleden ging het al over het richten van je aandacht, alleen toen lag je aandacht veel minder onder vuur.

2 : Tijdsbesef maakt ons minder effectief

In onze workshop Master Your Todo list zit een oefening welke steeds aantoont dat we van nature geen prioiriteitsmakers zijn. We willen dingen realiseren, geen planning maken.

Een andere lering uit deze oefening is dat we weinig tot geen tijdsbesef hebben. 
Je hebt echter wel het besef nodig dat je te weinig middelen hebt, om alles te doen wat je zou willen doen.

Er lijkt zoveel meer overvloed dan vroeger. Zonder een gevoel van tijdsbesef maak je geen prioriteiten. Je wordt geleid door de gebeurtenissen.

Budda zei (naar het schijnt): “het probleem is dat we denken dat we tijd hebben”.

Prioirtiteiten maken heeft met capaciteit te maken. Indien je genoeg middelen hebt, kan je alles doen. Maar je hebt niet genoeg middelen.

Tijdsbesef is nodig in drie gevallen.

1. Je hebt een afspraak gemaakt om op een bepaald moment op een bepaalde plaats te zijn. Ik ben deze tekst aan het maken en heb binnen vijftien minuten een afspraak om te skypen. Ik wil niet met de tijd bezig zijn, want ik wil me concentreren op de tekst. Dus ik laat de tijd los, maar zorg dat ik het niet kwijt ben. Ik zet een klokje zodat ik niet steeds naar de klok zal kijken om niet te laat te zijn. 

Indien ik tijdsbesef had, was er geen klokje nodig.
2. Wanneer je prioriteiten voor de volgende week voorbereidt, heb je T.E.AM.-besef nodig om keuzes te maken waar je tijd, energie, aandacht en centen in zal investeren. Weten dat je te weinig tijd hebt de komende week, verplicht je om op voorhand te kiezen. Op die manier ben je veel minder overspoeld door de overvloed aan keuzes die de komende week op je afkomen.
3. De meeste kenniswerkers die ik ken zijn chronische onderschatters. Ik ook. Jij en ik zitten in dezelfde boot. Weten hoe groot je realiteit afwijkt van je schatting helpt om beter met die middelen om te gaan. Je zal effectiever worden omdat je daardoor betere keuzes kan maken.

De opmerking van Tony dat een lege inbox nog nooit iemands leven veranderd heeft, versta ik niet.

Ik merk vaak het tegenovergestelde. Een overvolle inbox verandert bijna iedereens leven. Je prioriteiten worden begraven onder de mogelijks nieuwe opportuniteiten en verrassingen. Het stressniveau van iemand met een overvolle inbox is compleet anders dan deze van iemand met een lege inbox die rust heeft.

3 : Het meest halen uit onze tijd, haalt het minst uit onze aandacht

Wil je het meeste halen uit je tijd dan heb je je aandacht nodig. 
Je aandacht maximaliseren, zodat je jouw tijd kunt vullen met wat het belangrijkst is voor jou, is één van de sleutels die we gebruiken bij ExtraTijd.

Wanneer je aandacht laag is, wordt je tijd gevuld door het dringende of het meest recente. Onze aandacht omschrijven we bij Extratijd als mentale energie. Wanneer je aandacht of mentale energie laag is, zijn heel wat afleidingen en verleidingen te sterk om zelf bewust je tijd te kunnen vullen.

We doen dan wat ‘evolutionair’ geprogrammeerd is in ons zoogdierenbrein. De makkelijkste manier om meer te halen uit je tijd, is wat je nodeloos aandacht kost, uit te schakelen.

Ik zeg niet dat het makkelijk is, maar andere manieren zijn nog moeilijker.

4 : Plannen maakt ons alleen maar drukker

”Druk, druk, druk” is een signaal dat je prioriteiten niet duidelijk zijn. Het is geen signaal dat je planning ok is. Niet plannen maakt je drukker, omdat er zoveel meer beroep gedaan wordt op je aandacht. Je aandacht wordt dan zo versplinterd dat je tijd opgevuld wordt met weinig belangrijke zaken, maar acties die gewoon dringend lijken.

Verkeerd plannen of niet plannen maakt je drukker. Een groot deel van onze deelnemers aan workshops knikken bevestigend, wanneer ik vertel dat ik vroeger hoopte dat het de komende week rustiger zou zijn.

Ik startte mijn week met werken, niet met plannen. Het was wishfull thinking in plaats van plannen.

Het belangrijkste deel van mijn werk: werken aan mijn productiviteit, gebeurde niet, want ik moest productief zijn.

Het is goed dat dat stukje van mijn werk nu goed gepland is. Anders doe ik andere dingen.

Wanneer je jouw agenda compleet vult met die dingen die je moet doen of zou willen doen, dan heb je niet gepland, dan heb je een wishlist gemaakt.

Plannen helpt om je aandacht beter te beschermen. Over het beschermen van je aandacht schreef ik in deze blogpost.

Plannen heeft de bedoeling je te beschermen tegen de drukte van de dag. Je planning is onder andere een referentiemoment zodat je op het einde van je week jezelf feedback en feedforward kan geven.

5 : Overvloed in plaats van schaarste

Een overvloed aan keuzes heeft een serieuze impact hoe we met onze aandacht en dus ook onze tijd omgaan. We hebben graag keuze, maar we kiezen niet graag.

Ik geloof dat het net is omdat kiezen één van onze beperkte middelen (mentale energie) opslorpt, dat we tijdens onze evolutie patronen zijn gaan inbouwen die beslissen makkelijker maakt.

Die beslissingen worden ge-outsourced naar ons zoogdierenbrein wanneer er te weinig energie is voor de neo-cortex. De opdracht van dat zoogdierenbrein is de (mensen)soort te laten overleven. Zelfs wanneer het individu daardoor niet floreert op iets langere termijn.

Waarom denk je dat 99% onder ons het moeilijk hebben om nee te zeggen? Om de soort te laten overleven, heb je een groep nodig. Daardoor zeg je veel meer ja dan je zou willen en veel meer dan goed voor je is. Het is goed voor de soort, maar niet noodzakelijk voor het individu.

Er is tegelijkertijd overvloed en schaarste. Overvloed in opportuniteiten, informatie, mogelijkheden,… en schaarste in middelen.

Het “overvloedsprobleem” is in feite een keuze probleem. Om die keuzes wat makkelijker te maken heb je lijstjes nodig. Geen todo lijst – maar goed geconstrueerde lijsten. Je bent niks met een todo lijst die niet gelinkt is aan de hoeveelheid tijd, energie en aandacht die je hebt. Je maakt toch ook geen boodschappenlijstje van 500€ wanneer je maar 200€ hebt.

Ga maar naar de Colruyt winkelen zonder boodschappenlijstje. Je hebt meer producten mee die je niet nodig hebt en minder dan wat je nodig hebt. Zeker wanneer je in de winkel een hongertje hebt.

In een tijd waarin je een overvloed aan keuzes hebt, is het hebben van een plan een dam tegen de aanvallen op je aandacht.

Ik zou Graag Tony uitnodigen om onze workshop MYT te komen volgen en een elegant betrouwbaar systeem op te zetten om beter om te gaan met zijn Tijd, Energie en Aandacht en Money.

>Klik hier< voor het artikel van Tony Crabbe