Word je het ook moe van steeds tijd te kort te hebben? Er komt meer op je todo-lijst bij dan dat er af gaat. Die eindeloze lijsten kosten je energie. Het verslag van de meeting afgelopen vrijdag kwam er ook nog bij. De nieuwe layout van de website is ook niet verder opgeschoten.

Daarnaast vind je dat je te weinig tijd hebt voor andere zaken die je belangrijk vindt. Sporten valt de laatste weken elke keer van je lijstje.

Het kan gelukkig ook anders. Sommigen mensen hebben altijd tijd genoeg om te doen wat belangrijk is. Het lijkt hun elke week te lukken om tienduizend minuten tot de max te gebruiken. Ze krijgen heel wat gedaan en zijn daardoor bijzonder productief.

productiviteitsformule

Wat is jouw formule voor productiviteit?

Het heeft iets te maken hebben met output en input.

Productiviteit = Output/Input is de eenvoudigste formule die ik ken.

Output is wat je realiseerde. Je input is onder andere je tijd. Een heleboel deelnemers aan de ExtraTijd workshops hebben geen idee van hun (input) tijd. Of beter van hun capaciteit. En dat is waar het schoentje wringt.

Niet weten hoeveel tijd je hebt, maakt het onmogelijk om je tijd te optimaliseren en je productiviteit te vergroten. Effectieve mensen kennen hun capaciteit en gebruiken deze maximaal.

Denk in procenten

Wat is één procent van je dag? Er zijn 1440 minuten in een dag. Eén procent is ongeveer een kwartier. Je hebt honderd kwartieren in je dag. Dit is een makkelijkere rekeneenheid voor je capaciteit van die dag. We starten elke dag allemaal met honderd eenheden. Hoe ga je die maximaal gebruiken?

Je zat drie uur in je wagen vandaag. Was die rit twaalf percent van je dag waard? Je reistijd kun je beter niet beschouwen als capaciteit. Behalve als je die hands-free gebruikt om te gaan bellen en zaken te regelen.

Denk in acties die maximaal vijftien minuten duren. Het maakt je acties concreter. Concrete acties leiden tot succesvollere acties.

Een kwartier is groot genoeg om iets in te doen en klein genoeg om ergens tussen te krijgen. Ik leerde deze tip van Jason Womack.

Capaciteit = capacitijd

Bepaal je capaciteit voor deze week. De kwartieren die je kan spenderen aan je actielijsten.

Bekijk je agenda. Als het goed is, staat daar alleen in wat deze week ‘moet’. Daarnaast heb je nog witruimte.

Tel het aantal kwartieren dat je kan/wil spenderen aan je actielijsten. Hoeveel eenheden levert je dat op? Dat is je basiscapaciteit. Hoe minder eenheden hoe beter je keuzes zal dienen te maken over de acties die je op je actielijsten zal zetten.

Soorten tijd

Hou rekening met een aantal soorten tijd in je agenda.

Bepaal je gemiddelde ad-hoc tijd per week. Het is één van de belangrijkste soorten tijd. Ad-hoc kan je per definitie niet plannen. Je kan het wel in rekening brengen om je uiteindelijke capaciteit te bepalen. Je ad-hoc tijd gaat af van je basis capaciteit.

Wat is de tijd die je nodig hebt om je input (emails, brieven, verzoeken tijdens vergaderingen) te verwerken? Je processtijd is tijd die je niet kan spenderen aan acties uit je actielijst voor deze week.

Je verwerkt tijdens je processtijd de input die gedurende de dag op je bord belandt. Reken op een gemiddelde processtijd van 15 minuten voor 50 emails. Pas deze tijd aan naar jouw situatie. Gebruik om te meten het klokje van je telefoon.

Onderhoudstijd van je lijsten. Elk systeem heeft onderhoud nodig. Beschouw je onderhoud als reflectietijd. Je systeem is de spiegel van wat voor jou op dat moment speelt. Reflecteren over wat voor jou belangrijk is, heeft een grote toegevoegde waarde. Het helpt je om van productief naar effectief te gaan.

Ad-hoc tijd, process tijd, onderhoud of reflectietijd zijn soorten tijden die iedereen heeft. Afhankelijk van hoe jouw wereld of hoe jezelf in mekaar zit, heb je nog een aantal extra soorten tijden.

Ik zelf heb extra

• reistijd
• alleen-tijd (tijd om alleen te zijn)
• speel-tijd (tijd om nieuwe dingen te exploreren)

Tijden die ik structureel dien te voorzien om duurzaam te kunnen functioneren.

Al deze tijden worden van je basiscapaciteit voor deze week afgetrokken en dat geeft je je uiteindelijke capaciteit voor de week. Het cijfer geeft je aantal kwartieren dat je kan/wil spenderen aan je actielijsten.

Dit cijfer bepaalt ook de grootte van je actielijsten. Hou daar rekening mee tijdens je wekelijks onderhoud.

Gouden kwartieren

Gedurende je dag heb je een aantal gouden kwartieren. De momenten tijdens je dag waarop je überproductief bent. Bewaak die met de grootste zorg. Het zijn de momenten waarbij je het meest mentale energie en wilskracht hebt. Je vlijmscherpe focus is tijdens die gouden kwartieren fenomenaal. Maak er gebruik van.

Actie: Bepaal je capaciteit voor deze week. Bekijk je agenda en schrijf voor elke dag je capaciteit in je agenda.

Schrijf je in voor het vier maand durend programma: ‘Opnieuw controle over je werk’  als je ook een flexibele focus wil.