Efficiënt of effectief
Stel je eens voor: je hebt een goede todo lijst. Je houdt je behoorlijk goed aan je lijst. En toch heb je nog steeds veel te veel te doen. Er is gewoon fysiek te weinig tijd om alles te doen wat er op je lijst staat.
Het is ook niet de eerste week dat dit gebeurt. Dat begint te wegen. Je baas (dat geldt ook als je je eigen baas bent) geeft je teveel werk. En al de zaken die jezelf op je bord gelegd hebt, komen nu allemaal samen. Je krijgt dat nooit of te nimmer allemaal gedaan. Je begint zelf te twijfelen of je die lijstjes wel moet in orde houden. Je hebt toch nooit genoeg tijd om alles te doen. Je begint je af te vragen of je de tijd die je in het maken van de lijsten stopt, niet beter zou gebruiken om wat meer werk te doen.
Herkenbaar?
Je weet echter dat je zonder lijstjes het belangrijke plaats moet ruimen voor het dringende. En dat maakt je nog minder blij. Integendeel, je voelt je gedwongen door de omstandigheden. In plaats van proactief te zijn, voel je het re-actieve spook terug opdoemen.
Done
Hoe fijn zou het niet zijn wanneer je genoeg tijd hebt om alles te doen wat op je lijsten staat? Wanneer je op het einde van je week alles hebt afgestreept en je nog wat tijd over hebt om de ingeving van het moment te volgen.
Je lijsten ondersteunen je om je focus te houden en de belangrijkste zaken te doen. Het gevoel waarbij je het stuur in handen hebt, is fenomenaal. Een groot deel van je werk is vooraf bepaald. Je bent proactief en daardoor effectiever dan je ooit was.
Te veel te doen
De meeste kenniswerkers hebben echter niet door dat er altijd meer te doen is, dan waar er tijd voor is (of ze blijven het hardnekkig ontkennen). En wanneer ze hun lijsten goed op de rit hebben, hebben ze een volgende stap nodig. De stap van efficiënt naar effectief.
De stap waarbij ze hun lijsten zelf verbeteren.
Niet meer doen
Je beperkte middelen (tijd, energie, aandacht en misschien ook geld) optimaliseren heeft altijd te maken met het stellen van prioriteiten.
Het stellen van prioriteiten heeft altijd te maken met lijstjes. Hoe verdeel je anders de beschikbare capaciteit? Het kan op goed geluk. En soms werkt dat. Sommige mensen winnen ook het winnende lot op de Lotto. Heel weinigen doen dat echter twee keer in hun leven. Elke week na mekaar het winnende lot winnen, dat heeft nog niet in de krant gestaan. Op goed geluk is geen succesvolle lange termijn strategie.
Stel dat je precies vijf uur krijgt deze week om televisie te kijken. Je zal heel goed opletten naar welke programma’s je gaat kijken. Wat wil je zeker zien? En naar wat kijk je niet? Waarschijnlijk kijk je wel eens naar iets waarvan je achteraf zegt: “Dat was nu eens tijdverlies.” Daar ga ik volgende week niet meer naar kijken.
Het zou fijn zijn als er een knop was waarmee je dit programma uit jouw programmatie kon halen. Volgende week krijg je dat programma niet meer onder ogen. Technisch moet dat zeker mogelijk zijn. Ik heb dat met films van Johnny Depp. Ik heb nog geen enkele film gezien die ik goed vond. Films met J. Depp staan op mijn not todo (anymore) lijst, tot groot ongenoegen van de huisgenoten.
Met jou werk is het niet anders. Sommige zaken wil je niet (meer) doen.
Het is immers niet effectief om zaken te doen die je niet meer wil doen.
• Maak jezelf op een Not todo list
Organiseer deze lijst in je ene betrouwbare systeem. Het kan ook ergens anders, zolang het maar niet in je hoofd is.
Bekijk je voorbije week en geef jezelf reminders voor zaken die je niet meer gaat doen. We hebben allemaal reminders nodig om de goede intenties die we hebben te verankeren.
• Vind de activiteiten die je niet meer wil doen of die je beter delegeert
Die activiteiten waarvoor jouw tijd te waardevol is om aan te spenderen. Heel belangrijk voor ondernemers onder de lezers. Ondernemers leiden vaak aan wat Chris Ducker noemt het Superhero Syndroom.
En hetzelfde geldt voor leidinggevenden die gegroeid zijn naar hun job. Deze leidinggevenden en ondernemers hebben alles gedaan in hun onderneming en kunnen ook alles goed. Het is dan bijzonder verleidelijk om ook die activiteiten te blijven doen.
• Lijst de activiteiten op die je wil vermijden.
Ga, indien je een journal bijhoudt, door je journal en lijst de zaken op die je stoorden en die je niet meer hoeft te herhalen.
