Een stukje dichter bij mijn ideale wereld

Ken je dat gevoel dat je een stukje van je puzzel mist?

Frustrerend kan ik dat vinden.

Ik was ook al een tijdje gestopt met zoeken. En sinds vorige week heb ik het gevonden.

Welk stukje

Ik heb een extra stukje gevonden in mijn eco-systeem om productief te zijn. Het installeren en testen van die extra tool beschouwde ik als werken aan mijn productiviteit.

Je weet ondertussen dat ik lijstjes gebruik om mijn aandacht te richten. Indien ik dat niet zou doen, dan brengt mijn aandacht me overal. Het lijkt dan alsof er van vrije wil geen sprake is.

Je weet ook dat ik de todo- lijst van Outlook gebruik als mijn ene elegante betrouwbare systeem.

Alleen dat betrouwbare systeem staat op mijn computer. En ik ben niet altijd aan het werken op mijn computer.
Wanneer ik niet via mijn lijstjes werk, dan doe ik ook van alles. Soms zaken die op het lijstje staan, meestal andere zaken.
Vergelijk het met boodschappen doen – zonder boodschappenlijstje. Je koopt van alles, maar komt thuis zonder melk. En het wordt nog erger wanneer je honger hebt. Wanneer je met zo’n hongergevoel door de winkel loopt, is je kar te klein. Veel te klein. De enige die daardoor wint, is Colruyt.

Maar ik wijk af.

In onze workshops MYT of MYM krijgen we vaak de vraag: ik wil ook mijn lijstjes op mijn telefoon of op mijn tablet kunnen aanvullen en kunnen consulteren.

Voor dat laatste had ik tot voor kort zelf geen oplossing die ik volledig naar mijn hand kon zetten.

Aanvullen

Een taak aan mijn lijsten toevoegen, doe ik via Captio (zowel op mijn Iphone als op mijn Ipad). Captio is een app die slechts één ding kan. Een email sturen naar één emailadres. Dankzij Captio vermijd ik dat ik Outlook moet openen op mijn tablet of mijn telefoon en dan nieuwe mails zie. Stel dat ik het wel doe dan zou het gevolg waarschijnlijk zijn dat ik mails begin te lezen. Of dat ik mentale energie moet gebruiken om de nieuwe informatie te negeren. Om dat te vermijden gebruik ik Captio. (Ook op de andere operating systemen bestaan er alternatieven)

Consulteren

Het consulteren van mijn lijsten op mijn telefoon of Ipad was ook niet iets waarnaar ik op zoek was. Ik wil niet overal mijn lijstjes kunnen zien. Je wilt toch ook niet overal werken. Of verleid worden om te werken.

De verschillende oplossingen die ik in het verleden testen gaven me alles. Op mijn telefoon zag ik al mijn taken. Eén van de principes die ik handhaaf is indien het niet kan, ik het niet wil zien. Het kost dan immers mentale energie om erover na te denken.

Hoe zorgvuldiger ik omga met mijn mentale energie, hoe meer aandacht ik over heb waardoor ik gedisciplineerd lijk.

Op mijn telefoon wil ik niks zien dat ik niet kan doen op de telefoon. Ik wil niet kunnen zien wat ik kan doen op de pc wanneer ik alleen maar een telefoon heb.

Tasktask

Twee weken terug tijdens de workshop “OneNote to the Rescue” vroeg Bart tijdens de pauze of er een app was waarmee hij zijn taken van Outlook zou kunnen synchroniseren op zijn Iphone. Ik heb in het verleden TASKTASK als app gebruikt om de takenlijst van Outlook te synchroniseren. Het was toen de enige app die ook toeliet om categorieën (de kleurtjes in Outlook) (=mijn lijsten) mee te synchroniseren. Hij installeerde die app onmiddellijk. (Kon binnen de twee minuten – goed gedaan van Bart)

Het bleek een volgende versie te zijn. Een versie die meer mogelijkheden heeft dan één van de vorige versie die ik getest had.

Genoeg extra mogelijkheden op het eerste zicht om het updaten en testen van de app als een klein project op mijn Masterlijst te zetten.

Ik slaag er nu in via TASKTASK om op mijn telefoon alleen mijn telefoontaken voor deze week te zien. In de app kan je nu beelden maken, die je kan customiseren zodat je te zien krijgt wat jij wil. Ik vind het aanmaken van een view/beeld makkelijker dan in Outlook zelf. Indien je geen view kan maken in Outlook dan loop je tijd en energie mis. (PS. We leren je dat in onze workshop Master Your Mailbox).

Check het videootje dat ik maakte over de app TASKTASK. De schermopnames zijn genomen op de Ipad, de interface is identiek aan de iPhone.

Ik ben tevreden over het resultaat van de twee uur die ik investeerde (in drie kleine tijdsblokjes) om de app te testen. Wanneer ik ergens aan het wachten ben, heb ik meer valabele opties om te doen.

De investering zal op het einde van oktober zeker terugverdiend zijn.