Heb je ook het gevoel dat je constant anderen hun prioriteiten dient te doen? En sommige dagen voelen als een rollercoaster voor je prioriteiten. Ze wisselen bij elke bocht. Gedurende de rit naar het werk had je je voorgenomen om aan project Y verder te werken. Om tien uur heb je echter nog niks gedaan voor project Y. Je startte met het lezen van je email toen je op het werk kwam en het voelt alsof je nog niet uit die inbox bent geweest.

Ideale inbox dag

In je ideale wereld zou je ‘s morgens op je werk toekomen en aan de prioriteiten werken die je op het einde van je vorige dag bepaald had. Aan jouw prioriteiten en niet aan die van iemand anders. Dat document dat Peter nodig heeft, is echt niet dringend. Hij wist dat al één week geleden dat hij dat nodig had.

 En een crisis voor jou en niet voor degene die je uit je concentratie haalt.

Excuses

Het is grappig om alle excuses te horen waarom iemand in zijn inbox terecht komt. Bij sommige is dat het eerste dat ze doen ‘s morgens.  En je inbox is de handigste manier waarop anderen hun prioriteiten aan je opdringen. Dat kwam pijnlijk binnen toen ik die quote voor de eerste keer hoorde. Elke keer wanneer je naar je inbox gaat is er een grote kans, dat je iemands anders prioriteiten gaat doen.

Inbox Zero

Inbox Zero is een term die door Merlin Mann werd bedacht. Merlin is van de eerste bloggers die op een sexy manier over productiviteit schreef. Inbox Zero is hard gebaseerd op het Getting Things Done model van David Allen. Beide denkers hebben ExtraTijd zwaar beïnvloed.

Het doel van Inbox Zero is niet om steeds een lege inbox te hebben. Dat kan ook niet meer. ‘Ping!’. Er valt nu naar alle waarschijnlijkheid een email in je inbox. Die stroom emails is niet meer te stoppen.

Het doel van Inbox Zero is te zorgen dat een deel van je todo lijst niet in je inbox staat.

Beschouw je inbox als nieuw te processen input. En jij bepaalt op welk lijstje deze komen. Gebruik daarvoor de process-flow waarover ik al regelmatig schreef.

Het eerste excuus waarom je naar je inbox gaat is dan al opgelost. Je reminders voor je acties, projecten, taken, wachten-op en incubatie items staan nu ergens anders.

Maar wat zijn jouw andere excuses?

Elk van die redenen verdient een oplossing, anders blijft het vechten tegen de drang om naar je inbox te gaan. Het is nu immers voor je duidelijk dat productiever worden én in je inbox leven mekaar uitsluiten. Behalve indien je elke dag maar één of twee emails krijgt. En dat is waarschijnlijk wel een tijdje geleden dat dit nog gebeurde.

Leg naast je toetsenbord een blad papier waarop je deze week jouw redenen schrijft waarom je naar je inbox gaat of daar toevallig belandt.

Een greep uit de mogelijke excuses.

1. Je hoort of ziet een signaal dat er nieuwe email is. Wanneer we slechts één of twee mailtjes per dag of week kregen was dit een goede feature. Nu onderbreekt dit signaal je -tig keren per dag. Afzetten die toeters. Ze hebben hun tijd en nut gehad.

2. Je dient een email te schrijven. En je gaat daarvoor naar je inbox. In de meeste mail-programma’s is dat niet nodig. In Msft outlook kan je dat door de toetsen combinatie Ctrl-Shift-M te gebruiken. Ook wanneer je in kalender, takenlijst of contacten zit.

3. Je start je mailprogramma en je belandt in je inbox en de stroom emails grijpt je aandacht. Je start met het lezen van je emails. Laat je emailprogramma starten in je kalender. Je kalender is ook de lijst die je eerst checkt voor alle zaken die moeten gebeuren die dag.

4. Je bent met een taak bezig en moet iets vinden in een mail in je archief. Je belandt opnieuw in de inbox en nieuwe mail grijpt je aandacht.  Wanneer je je inbox leeg gemaakt hebt (via de processflow), zet dan een filter op de inbox. Die filter zorgt ervoor dat je geen nieuwe mail te zien krijgt.  Per toeval op je inbox belanden, is dan niet erg meer. Er lijkt geen nieuwe email meer te zijn.

5. Het cijfertje van ongelezen email verhoogt net op het moment dat je naar je folderstructuur kijkt. Je houdt jezelf tegen om je inbox te checken. Maar dan wordt het cijfer met twee verhoogd. Tegelijkertijd. En je wilskracht kraakt en je gaat kijken naar de inhoud van je inbox.

Zorg dat er geen nieuwe mail waarschuwingscijfer is. Maak een regel die alle mails onmiddellijk op gelezen zet. Je hebt dat cijfer niet meer nodig om je te vertellen dat er nieuwe email is. Er is nieuwe email. Elke keer dat je gaat kijken.

6. Sommige opdrachten komen automatisch in je inbox. Door bevoordeeld het SAP-systeem, het ticketprogramma of het CRM-systeem welke je organisatie gebruikt.

Je dient facturen goed te keuren en jij bent de bottleneck. De flow komt dan stil te liggen. Wanneer je vijf minuten hebt ga je snel kijken of er dergelijke opdrachtmails zijn. Er zijn er geen, maar er is wel nieuwe mail. En je begint mails te lezen. Wat zou je immers anders met je vijf minuten kunnen doen.

Maak regels die dergelijke opdrachten uit je inbox halen. Zorg dat ze in een takenfolder raken. Hier kan het  aantal onverwerkte opdrachten interessant zijn. Het cijfertje (ongelezen taak) op de taakfolder kan helpen. Als er geen staan hoef je ook die folder niet te openen.

7. Je vindt dat je snel dient te reageren op nieuwe email.
Om welke reden dan ook?

Misschien is er wel een afspraak over de snelheid van antwoorden op de verschillende media in het bedrijf. Prijs jezelf gelukkig je bedrijf behoort bij de minderheid. Stel dat je een antwoordtijd hebt van viertwintig uur, dan hoef je maar één keer per dag naar nieuwe mails te gaan kijken.

Bepaal je eigen antwoordtijd. Druk je antwoord uit in uren niet in minuten. Deel die ook mee aan degene waar je frequent mee samen werkt. Dat zorgt voor een realistisch verwachtingsmanagement.

Stuur me je excuses om naar je inbox te gaan of zet ze bij de comments van dit stukje. Voor elke excuus vinden we een oplossing zeker weten.