Je kreeg net een nogal belangrijk project op je bord gegooid. Leuk dat je het vertrouwen krijgt, maar het is wel veel werk. En het laatste project verliep niet zoals je graag had gehad.

Controle en vooruitgang in zo’n groot project houden is niet bepaald een tocht naar het strand. Het is eerder een extra puzzel van plus vijftienhonderd stukjes.

Project – puzzel

Kun je je voorstellen wat Meester te zijn over je projecten je zou brengen? Het gevoel van flow, overzicht en vooruitgang. Wat meer?

De puzzelstukjes die mooi in mekaar passen. Het beeld wordt completer en completer.  En dan dat laatste stukje. Done. Yes.

Trial and error

De meeste mensen hebben als kind ooit puzzels gemaakt. Zes tot negen stukken wanneer je jonger bent dan twee jaar. Later groeide het aantal puzzelstukken gestaag.

Tot het moment dat het aantal puzzelstukken te groot is om via trial and error verder aan de slag te blijven.

Indien het aantal stukken groter wordt, is trial and error geen aangename manier om resultaat te bereiken. Behalve wanneer de doelstelling van puzzelen het doden van tijd is.

De kinderlijke aanpak zoals bij puzzelen helpt niet om Meester te worden van je todo lijst.

Puzzelaanpak

Sommige van je projecten zijn anders dan je andere projecten en taken. Ze zijn wat complexer en groter.

Geef je grotere, complexe projecten wat extra aandacht.

Projectmanagement is zoals puzzelen.

Hoe werken puzzelexperts?

Volg de zeven stappen:

Stap 1. Wil ik deze puzzel echt doen?

Je gaat x % van je tijd, energie en aandacht in dit project dienen te investeren.  Is dat wat je wil?

Puzzelexperten hebben een idee van de hoeveelheid tijd die ze dienen te investeren. Afhankelijk van de grootte en de complexiteit verschilt je tijdsinvestering.

Geen exacte wetenschap, zeker weten. Een inschatting is beter dan geen inschatting.

Stap 2. Zorg voor een beeld van het eindresultaat.

Voor puzzelaars is dit een no-brainer. Het eindresultaat staat op de doos. Puzzelexperts houden dit beeld bij de hand wanneer ze de puzzelstukjes leggen.

Maak je eindresultaat zo scherp mogelijk. Hoe weet je dat je project helemaal afgewerkt is? Wanneer verhuist je project van je Masterlijst naar je done-lijst?

Puzzelaars hebben nooit last van wisselend eindresultaat. Hou een wisselend eindresultaat scherp in de gaten. Communiceer helder over de wijzigingen. Vooral naar jezelf.

Stap 3. Definieer de grenzen.

Check op de doos wat de afmetingen zijn van de puzzel. Puzzelaars zorgen voor een oppervlakte waar ze de puzzel kunnen leggen. De experts plakken de exacte maten op het horizontale oppervlak waar ze de puzzel gaan maken.

Definieer de grenzen van je project. Wat zit in het project en wat niet?

Stap 4.  Verzamelen van de stukjes.

In de doos zitten de zakken met stukjes van de puzzel. Easy.

Bij je project dien je ook je stukjes te verzamelen. Bedenk al wat er dient te gebeuren om het gewenste resultaat te realiseren.

Stap 5. Organiseer de verzamelde stukjes.

Puzzelaars gaan door alle stukjes en sorteren. Ze zoeken naar de stukjes met de rechte kanten. Tegelijkertijd sorteren ze op kleur.

De vier stukken, welke puzzelaars zoeken, zijn de vier stukjes met twee rechte hoeken.

Organiseer de stukjes van je project zoals een puzzelaar zijn puzzel organiseert.

Maak een mindmap, een worddocument, een excel, een whiteboard of een blad papier waarin/-op je de stukjes samenbrengt. Dat document geeft je een overzicht van de zaken die nog dienen te gebeuren.

In je mindmap zitten de subprojectjes voor je grote project.  Puzzelaars maken bevoorbeeld de berg in hun puzzel.

Bekijk dat document als de incubatielijst van je specifieke project. Het helpt om de overgang te maken naar stap 6.

Stap 6 : Leg de puzzelstukjes.

Puzzelaars maken tijd om hun puzzelstukjes te leggen. Soms hebben ze slechts tien minuten, en leggen ze maar één stukje.

Soms voorzien puzzelaars een halve dag om de puzzel completer te maken.

Bepaal de stukjes die je gaat leggen.

Welk subproject wil je verder brengen om je gehele project verder te brengen?

Zet die actie op je actielijst voor deze week.

Stap 7: herhaal stap 6 tot het laatste stukje ligt.

Wanneer je komt vast te zitten, ga dan terug naar stap 4 en ga verder naar stap 5 en 6.