Heb jij er ook genoeg van om op het einde van de week nog een pak lijnen te tellen op je todo-lijst? Of heb je dat aanvaard als een vaststaand feit?
Voor veel deelnemers aan de workshops of één op één coachings is dit één van de grootste frustraties; je doet immers niet wat je je voorgenomen had. Je moet iets te veel naar je zin melden dat je niet klaar krijgt wat je beloofde.
Lege lijst
Wil je ook op het einde van je week het gevoel hebben dat je week klaar is? Het zou geweldig zijn wanneer 168 uren voldoende zijn om je todo-lijst onder controle te hebben.
Je actielijsten op het einde van de week helemaal leeg te hebben. Alles afgestreept te hebben en met een nieuw blad te kunnen beginnen…
Altijd extra
De meeste kenniswerkers werken met open lijsten. Er wordt meer bijgevoegd dan afgestreept. Je kan het vergelijken met een badkuip waar nieuw water aan toegevoegd wordt. Indien het oude water niet wordt verwijderd zal het water uiteindelijk op de badkamervloer belanden.
Gesloten lijsten
Om meester te worden van je todo-lijst is het nodig om een aantal gesloten lijsten te gebruiken.
Je todo-lijst wordt verdeeld in vijf lijsten:
- Agenda
- Actielijst voor deze week
- Masterlijst
- Wachten-op lijst
- Incubatielijst
Beschouw je actielijst en je masterlijst als gesloten lijsten.
Bepaal elke week hoeveel tijd je hebt om de komende week acties te doen uit je actielijst.
Dat is de lege ruimte in je kalender deze week.
Schat je volume adhoc werk in.
Je hebt adhoc werk. Je wereld is immers niet onveranderlijk. Neem alleen het adhoc werk dat belangrijk en dringend genoeg is om deze week te doen. Niet alle adhoc werk dient onmiddellijk te gebeuren.
Bepaal je hoeveelheid tijd die je nodig hebt om je inbox(en) leeg te maken.
Noem dit je standaard processtijd.
Trek van je hoeveelheid lege ruimte je adhoc werk en je processtijd af.
Dit volume bepaalt hoe groot je actielijsten kunnen zijn voor de komende week.
Schrijf twee weken tijd wanneer je je adhoc en je processtijd niet kent.
Maak een spreadsheet waarbij je voor elk kwartier noteert wat je deed.
Zoek een aantal projecten dat je tegelijkertijd aankan.
Dat aantal bepaalt het aantal lijnen op je masterlijst. Houdt dit aantal aan. Dat betekent dat je geen nieuwe projecten aanneemt wanneer je niet onder je aantal zit. Wat volgt is een extra drive om dingen af te werken. De doorlooptijd van je projecten wordt ook kleiner.
Bepaal voor je projecten de tijd die jij er aan dient te spenderen.
Het inzicht dat dit je geeft zal je toelaten om steeds beter in te schatten wat er op je bord komt te liggen.
Zorg voor een focusvoormiddag.
Om snelheid te maken is het goed om een rechte baan te hebben. Maak je agenda op dinsdagvoormiddag vrij van vergaderingen, emails en andere onderbrekingen. Ga eens ergens anders werken indien je te vaak wordt onderbroken.
