De anticlimax na een lange vakantie
De vakantie is net achter de rug en je staat voor een berg werk. Je was drie weken en een beetje niet op je kantoor. En ook de digitale deur had je stevig achter je dichtgetrokken.
Je deed je mailbox niet open tijdens je vakantie, hoewel dat heel verleidelijk was. En nu ben je bang dat je mailbox zal exploderen wanneer je al die mails zal binnenhalen.
Drie weken geen mail gelezen. Dat betekent toch snel een tweeduizend mails te verwerken. Je vroeg je af of het niet beter was geweest indien je om de twee à drie dagen toch je mails had gecontroleerd.
De massa’s ideeën die je had tijdens je vakantie heb je op verschillende plaatsen neergeschreven. De stroom met ideeën leek wel niet te stoppen weg van het kantoor.
In je achterhoofd hou je vooraf al rekening mee dat er wel wat verkeerd zal gelopen zijn op kantoor. Je hoopt dat die fall out binnen de perken zal blijven.
Op dreef komen
Kun je je voorstellen dat je na je vakantie snel de draad opnieuw kan oppikken?
Voor je vakantie was je goed op dreef. Je hoopt die geweldige flow snel opnieuw te vinden.
De draad oppikken is voor veel kenniswerker niet zo eenvoudig. Ons hoofd gebruiken is niet het beste systeem om de draad op te pikken.
Tijdens de vakantie is het werk immers naar de achtergrond verhuisd. Een goede zaak. Hard werken en hard spelen is een gouden combinatie. De vakantie was broodnodig om de batterijen op te laden.
Maar maandag begint het hard werken opnieuw. Indien er geen systeem is, gaan kenniswerkers in een default mode. Ze worden dan geleid door het ‘laatste’ of het ‘luidste’. En wanneer ze drie weken niet op kantoor geweest zijn, is dat ‘laatste’ een behoorlijke berg.
De default mode is dan om op een reactieve manier je werk aan te pakken.
Jammer genoeg is de draad terug oppakken zonder draad te hebben, behoorlijk lastig. Het is dan ook normaal dat kenniswerkers in de reactieve mode geraken.
Herstart capaciteit voorzien
Het oppikken van je draad start voor je vakantie.
De sleutel is te zorgen dat je voldoende capaciteit hebt om alle nieuwe input aan je ene betrouwbare systeem toe te voegen. Noem het herstart capaciteit.
In het bedrijf waar ik voorheen werkte had Jean-Pierre een goede truc. Hij ging drie of vier weken met vakantie. De daarop volgende maandag nam hij ook nog vakantie. Niet om nog een extra dag vakantie te hebben. Maar om een dag te hebben om de draad op te nemen.
Op die extra maandagvoormiddag ging hij langs bij zijn directe medewerkers. Hij luisterde wat belangrijk was geweest tijdens zijn verlof en in de namiddag ging hij door de mails met de inzichten van de voormiddag. Op dinsdag was hij up to speed en had hij de draad van voor zijn verlof terug opgepakt.
Gelukkig is het vergaderritme tijdens de vakantie in de meeste bedrijven behoorlijk lager. Zodoende is er meer capaciteit om bij te benen.
Gebruik zeker de truc van Jean-Pierre indien jouw organisatie ook tijdens de vakantiemaanden in constante vergadermodus zit. Indien je dat niet doet, zal je een paar weken achter de feiten aanhollen. Het vakantiegevoel is dan heel snel vergeten.
- Voorzie je eerste dag minstens de verheldertijd die je nodig hebt om al de input van tijdens je verlof aan je betrouwbaar systeem toe te voegen.
- Verwerk de e-mails van je verlof chronologisch. De meest recentste eerst. De oudste e-mails zijn negen kansen op tien niet meer relevant om acties uit te halen. De relevantie van je e-mails gaat achteruit met hun leeftijd.
- Wanneer je echt moedig bent, doe je zoals Cyriel. Hij dumpt al zijn nieuwe e-mails in de delete folder. Dat scheelt een pak tijd.
- Voeg alle ideeën uit je verlof toe aan één van je vijf lijsten. Alle lijstjes die je gemaakt heb tijdens je vakantie voeg je toe aan je betrouwbare systeem. Vergeet ook niet de fotostream van je smartphone.
- Welke voornemens heb je gemaakt tijdens je vakantie? Voeg deze toe aan je lijsten. Zolang je voornemens geen gewoonten zijn, zijn het projecten op je Masterlijst.
- Evalueer de nieuwe gewoonten die je startte tijdens je vakantie. De vakantie is typisch zo’n periode waarin er nieuwe gewoonten ontstaan. Je hebt meer gewandeld of gemediteerd dan normaal. De gebruikelijke triggers zijn er niet en zo ontstaan er nieuwe gewoonten.
Wil je die gewoonten behouden? Stel dan triggers in welke je acties zullen starten. Voorzie ook de nodige capaciteit. Die tienduizend stappen zetten, lukt niet tussen twee vergaderingen door.
- Het is een goed idee om een checklist te hebben van hoe je aan je dag begon voor je vakantie. De tijd weg van kantoor haalt je gewoonten door elkaar.
- Bepaal hoeveel capaciteit er je de rest van de week nog rest. Hoeveel doetijd heb je eerste week nog over?
- Hou rekening met je jetlag wanneer je door verschillende tijdzones gereisd hebt. Je capaciteit zal behoorlijk lager liggen, de komende dagen.
- Voorzie de eerste week het dubbele van de ad hoc tijd van een normale week. De fall out van de vakantie zal ook tijd van je vragen. Er zijn tijdens de vakantie wat dingen gebeurd die je aandacht nodig hebben.
- De mantra “Prioriteit is Capaciteit” geldt ook na je vakantie.
- Ga door je wachten op lijst van voor je vakantie. Zet de nodige acties op je actielijst voor de komende week.
- Bekijk je incubatielijst en beslis welke projecten of acties je na de vakantie actief maakt. Zet de projecten op je Masterlijst. En zet die eerste kleine microacties op je actielijst. Tijdens je vakantie hebben al je projecten stilgelegen. Opnieuw opstarten is bijzonder moeilijk wanneer je niet weet wat je gaat doen.
- Ga door je Masterlijst en prioriteer je projecten op je lijst. Verdeel je capaciteit over de projecten met een prioriteit voor deze week.
! Beslissingen nemen over al deze informatie kost behoorlijk wat mentale energie. Neem ook de eerste dag voldoende rust.
